Содержание административного действия, продолжительность и максимальный срок его выполнения

Содержание административного действия, продолжительность

и максимальный срок его выполнения

В действие по хранению документов ЕГФД входят:

деятельность участников ведения ЕГФД по обеспечению сохранности зафиксированной информации в документах на бумажных и технических носителях;

деятельность по обеспечению условий хранения документов.

В состав работ по обеспечению сохранности информации на бумажных носителях также входят:

выделение помещения для хранения документов и работы с ними;

оборудование архивохранилищ;

топографирование архивохранилищ и размещение документов в них;

проверка наличия и состояния документов фонда;

реставрация поврежденных и пришедших в негодность документов.

Сохранность информации в документах на бумажных и технических носителях выявляется проверкой документов ЕГФД в фонде. Целью проверки являются:

установление фактического наличия дел и документов в них;

проверка ведения учетных и справочных документов;

выявление дел, не внесенных в описи и книги учета поступления;

выявление дел, подлежащих реставрации;

выявление дел, подлежащих санитарной обработке;

проверка состояния архивохранилищ, оборудования.

Основной задачей проверки наличия и состояния фонда данных на магнитоленточных носителях является установление фактического наличия носителя и сопроводительной документации к нему, числящихся по книгам учета.

В состав работ по обеспечению сохранности информации на магнитоленточных носителях входит периодическая проверка и регенерация носителей с помощью программных и технических средств. Результатом ее выполнения должен быть протокол, содержащий перечень номеров сбойных блоков, обнаруженных тестом накопителя на магнитной ленте.

Долговременное хранение документов ЕГФД на бумажных и технических носителях обеспечивается в специально оборудованных хранилищах и помещениях в зависимости от типа носителя.