Прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений, учет и хранение материалов по выданным приглашениям

Прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений,

учет и хранение материалов по выданным приглашениям

52. Бланки приглашений относятся к бланкам строгой отчетности. Хранение бланков организуется в хранилищах, отвечающих требованиям, предъявляемым к режимным помещениям, исключающим возможность проникновения в них посторонних лиц и гарантирующих сохранность документов.

53. Право доступа в хранилища имеют лица, непосредственно отвечающие за сохранность бланков, а также их руководители. Другие сотрудники в эти помещения допускаются только с разрешения руководителей уполномоченного подразделения ФМС России, территориальных органов и в присутствии сотрудника, ответственного за сохранность бланков.

54. По окончании рабочего дня сейфы (шкафы, ящики) и помещение, где хранятся бланки, запираются и опечатываются. Ключи от входных дверей в хранилище и сейфов помещаются в специальный пенал, который опечатывается и сдается дежурному уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа под расписку в соответствующем журнале с указанием времени сдачи и приема под охрану.

55. Ответственность за прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений, хранение и выдачу оформленных приглашений, правильность взимания государственной пошлины возлагается на руководителя уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа и лиц, непосредственно осуществляющих эти функции.

56. При порче бланка приглашения при заполнении или небрежном хранении на бланке проставляется штамп "Аннулировано", который заверяется подписями сотрудника, обнаружившего испорченный бланк, и руководителя уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа или их заместителей.

57. В целях обеспечения соблюдения в уполномоченном подразделении ФМС России и территориальных органах порядка приема, учета, хранения, расходования, списания, а также уничтожения бланков приглашений и специальной продукции создается постоянно действующая комиссия <1>, назначаемая руководителями ФМС России, ее территориальных органов. В состав комиссии входят не менее трех человек из числа лиц начальствующего состава финансовых и других заинтересованных подразделений.

--------------------------------

<1> Далее - "комиссия".

58. При приеме бланков приглашений комиссией проверяется состояние и целостность упаковки, пломб и контрольных лент федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" <1>, соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, соответствие серий бланков, указанных на наклейках ФГУП "Гознак", сериям, установленным для ФМС России и ее территориальных органов.

--------------------------------

<1> Далее - "ФГУП "Гознак".

59. Прием бланков приглашений на учет производится не позднее трех рабочих дней после их получения.

О приеме бланков приглашений составляется акт (приложение N 8 к Административному регламенту) в двух экземплярах, один из которых направляется в финансовое подразделение ФМС России, территориального органа для подтверждения получения бланков приглашений, второй - подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа.

Если при приеме бланков приглашений обнаруживаются нарушения целостности упаковок, контрольных лент и пломб, производится вскрытие поврежденных пачек и проверка каждого в отдельности бланка приглашения. В остальных случаях пачки вскрываются комиссией по мере потребности, при этом производится просмотр и проверка каждого бланка приглашения.

60. При обнаружении недостачи, излишков либо дефектных бланков приглашений составляется акт в трех экземплярах, в котором указывается количество недостающих (излишних) бланков, а также дефектных бланков в каждой отдельной пачке, их серии (если имеются) и номера (если имеются).

В этих случаях первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек ФГУП "Гознак" и дефектных бланков приглашений, а в случае недостачи бланков приглашений - внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой направляются поставщику (фабрике - изготовителю ФГУП "Гознак"). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма в адрес поставщика - в финансовое подразделение ФМС России, третий экземпляр служит основанием для списания бланков приглашений по журналам учета.

61. Принятые комиссией бланки приглашений приходуются в журнал учета движения бланков приглашений (приложение N 9 к Административному регламенту).

62. Журнал учета движения бланков приглашений подлежит регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа и ведется до его окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима подразделения (секретариата, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа о количестве опечатанных в журнале листов.

Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты.

Основанием для записи в журнале являются накладные и акты приемки бланков приглашений, остаток выводится после записи каждой операции. Выдача бланков приглашений сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа производится под отчет и строго по порядковым номерам.

63. Срок хранения журнала движения бланков приглашений составляет 5 лет.

64. Не реже одного раза в квартал комиссией проводится проверка:

64.1. Состояния учета и хранения бланков приглашений, своевременности и полноты оприходования, списания в расход (выдачи), соответствия остатков бланков по журналам фактическому наличию, обеспечения сохранности, правильности использования бланков, соблюдения правил ведения журналов.

64.2. Наличия необходимых документов, являющихся основанием для выдачи приглашений, а также обоснованности принятых решений о выдаче и об отказе в выдаче приглашений.

64.3. Наличия оснований для уничтожения испорченных бланков приглашений.

О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, в котором отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению. В случае одновременной проверки других документов строгой отчетности результаты проверки могут быть отражены в одном акте.

Первый экземпляр акта хранится в уполномоченном подразделении ФМС России, территориальном органе. Второй экземпляр акта направляется в финансовое подразделение ФМС России.

65. Испорченные бланки приглашений, дела и учетные документы списываются и уничтожаются не реже одного раза в квартал.

При этом комиссия проверяет каждый бланк приглашения, подлежащий уничтожению, а также устанавливает причину его порчи.

О списании и уничтожении бланков приглашений, дел, учетных документов составляется акт, который утверждается руководителем уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа и хранится в делах уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа.

66. В случаях утраты или хищения бланков приглашений проводится служебная проверка лицами, назначенными руководителями ФМС России, территориальных органов. Материалы служебной проверки с информацией о принятых мерах не позднее 10-дневного срока докладываются директору ФМС России.

67. На приглашающую организацию, приглашающее лицо, а также на приглашаемого иностранного гражданина составляются учетные карточки (приложения N 10, N 11 и N 12 к Административному регламенту).

При наличии автоматизированной системы учета принятых заявлений о выдаче приглашения учетные карточки могут не составляться.

Срок хранения учетных карточек либо сведений учета принятых заявлений при автоматизированной системе учета составляет пять лет.

68. При постановке на учет юридического лица в качестве приглашающей организации заводится учетное дело, в которое подшиваются документы, предусмотренные пунктом 33 Административного регламента. Дело регистрируется по журналу учета. Порядковый номер регистрации проставляется на деле, учетной карточке приглашающей организации, а также на учетной карточке приглашаемого лица.

69. Ходатайство и иные документы, представляемые приглашающей стороной в уполномоченное подразделение ФМС России, территориальные органы в соответствии с пунктом 10 настоящего Административного регламента, подшиваются в групповое дело, которое формируется по одному из следующих признаков: по приглашающей организации (приглашающему лицу); по гражданству (подданству) приглашаемого лица; по цели поездки. Дело регистрируется по журналу учета архивных дел. Номер дела проставляется на учетной карточке на приглашаемое лицо.

Копии ходатайства о привлечении и трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), указанные в пункте 47 Административного регламента, подшиваются в отдельное групповое дело, которое регистрируется по журналу учета архивных дел. Номер дела проставляется на учетной карточке на приглашаемое лицо.

70. Ходатайство о выдаче приглашения подлежит регистрации по журналу учета принятых ходатайств. При наличии автоматизированной системы учета принятых ходатайств журнальный учет не ведется.

Регистрационный номер проставляется на бланке ходатайства приглашающей стороны. Через дробь проставляется соответственно номер группового либо учетного дела.

Срок хранения группового дела приглашающей стороны, а также дел с контрольными талонами к выданным приглашениям составляет пять лет.

Не востребованные приглашающей стороной приглашения хранятся в уполномоченном подразделении ФМС России или территориальном органе до истечения срока их действия.

71. Контрольные талоны, выданных сотрудниками бланков приглашений, сгруппированные по номерам, подшиваются в отдельное номенклатурное дело, которое хранится в ФМС России, территориальном органе.

72. Уничтожение дел, учетных документов, а также невостребованных приглашений производится по актам в порядке, установленном Административным регламентом.

73. Сведения о выданном приглашении (дата принятия решения, номер выданного приглашения, дата выдачи и срок его действия, номер дела, в котором подшиты материалы, и номера страниц) вносятся в учеты ФМС России, территориального органа.

74. Информация о выданных приглашениях, об отказах в их выдаче, а также о юридических лицах, поставленных на учет в качестве приглашающих организаций, направляется по магистральной сети передачи данных ФМС России в ГИАЦ МВД России для загрузки в автоматизированную информационную систему АИС "Приглашение", эксплуатируемую ФМС России, а также в центральный банк данных по учету иностранных граждан, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих в Российской Федерации, в том числе участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом.

Порядок подготовки и передачи формализованных сообщений в АИС "Приглашение", используемые при этом словари и форматы передаваемых данных устанавливаются ФМС России.

75. В целях обеспечения контроля за временным пребыванием приглашаемого иностранного гражданина в Российской Федерации уполномоченное подразделение ФМС России направляет информацию о выдаче приглашения в территориальный орган ФМС России, а территориальный орган ФМС России направляет информацию в свои структурные подразделения по месту жительства (пребывания) приглашающего лица или по месту нахождения приглашающей организации, либо по месту предполагаемого пребывания иностранного гражданина, если оно не совпадает с местом жительства (пребывания) приглашающего лица или местом нахождения приглашающей организации.

Направляемая информация должна содержать: установочные данные приглашаемого иностранного гражданина, цель поездки, срок и место предполагаемого пребывания в Российской Федерации, наименование (фамилию, имя, отчество) приглашающей стороны и место ее нахождения (жительства либо пребывания).