2.4.5. Регистрация других документов

2.4.5.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение N 24).

При работе в АИК "Надзор" указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.

2.4.5.2. В вышестоящих органах карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.

При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение N 22).

В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

2.4.5.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложения N 2, 3), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и цифр текущего года.

Например: 7-16-54-2007 - для вышестоящих прокуратур;

23-40в-2007 - для районных прокуратур.

2.4.5.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении N 25.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.4.5.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.4.5.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.4.5.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение N 15), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.

2.4.5.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета и их заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в управлениях, занимающихся организацией работы и контролем; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях.

В других вышестоящих прокуратурах и вышестоящих следственных органах регистрация указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.