2.4.2. Регистрация и учет обращений

2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.

2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение N 20) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 22) и вместе с обращением передаются в подразделение.

2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру или следственный орган, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам и прокурорским работникам Следственного комитета вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 23) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение N 23), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом "р".

2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные, контрольные) производства (приложения N 26, 27) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, следственным органом Следственного комитета, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры, следственные или другие органы <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - обращения, принятые к производству.

Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры - соответствующим прокурором, в Следственный комитет - Председателем Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации.

2.4.2.6. Учет надзорных (наблюдательных, контрольных) производств в вышестоящих органах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение N 14) начиная с номера 101 <*>. Номер производства состоит из индекса управления, отдела (приложения N 2, 3), порядкового номера по книге учета и цифр года принятия обращения к производству.

--------------------------------

<*> Порядковые номера с 1 по 100 используются в индексах дел по номенклатуре (п. 9.1.4).

Аналогичным образом присваивается номер производству при поступлении ходатайства о продлении процессуального срока, если ранее производство по данному делу не заводилось.

2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных производств из одного подразделения в другое осуществляется только через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в книгах учета надзорных (наблюдательных) производств.

Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном виде (АИК "Надзор") учитывается в "журнале передачи (пересылки) н/п".

2.4.2.8. При регистрации документов в АИК "Надзор", поступивших из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение N 10): "дата" регистрации документа, "корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет - внести в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), "исходящий номер" документа, "дата" поступившего документа, кто "подписал" документ, "состав" документа (количество листов сопроводительного документа, через дробь - количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма, бандероли), "кому" адресован документ (при наличии). При наличии в регистрируемом документе ссылки на номер дела, надзорного (наблюдательного, контрольного) производства и дату документа указанный номер вносится в поле "примечание".

Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих документов, заполняет поле "содержание". На закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7) им вносятся фигуранты, указанные в документе, с определением их роли (при наличии).

Аналогичным образом регистрируются постановления о продлении процессуальных сроков. На закладку "дополнительные реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка структурного подразделения и номер уголовного дела.

2.4.2.9. При регистрации в АИК "Надзор" обращений граждан заполняются следующие поля РК (приложение N 6): "дата" регистрации, "корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника граждан, если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, затем произвести выбор), "состав" документа (количество листов обращения, через дробь - количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. В случае, если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("корреспондент", "исходящий номер", "дата", "подписал", "состав" сопроводительного письма).

Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле "Доставка" указывается "Личный прием". При обращении в устной форме в поле "Поручение" (в первой версии АИК "Надзор" - "Резолюция") заполнить реквизит "Автор" и напечатать: "Дано устное разъяснение".

2.4.2.10. При поступлении нескольких обращений одного или более заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое обращение. Сопроводительный документ копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

2.4.2.11. В структурных подразделениях органов прокуратуры в РК, а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая информация о фигурантах и при необходимости редактируется содержание.

На любом этапе прохождения документа возможна связка регистрационных карточек между собой.

2.4.2.12. После внесения основных регистрационных данных в РК документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. При первичном рассмотрении сотрудники проверяют наличие информации о предыдущих поступлениях на всех лиц, указанных в документе, или о фактах правонарушений в электронной системе и заполняют следующие реквизиты РК: "Регион обжалуемых действий" (в первой версии АИК "Надзор" "Регион" заполняется в справочниках), "фигурант" (заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.) с заполнением полей "роль", "содержание" (когда, где, кто/кем совершил/совершено действие/событие/факт/, пострадавшие).

Например:

о недостатках в работе ОАО "Рубин";

по факту ДТП 22.02.2003 на трассе Екатеринбург - Пермь, в котором пострадали 8 человек;

у/д N 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда N 2909 на перегоне Зубцово-Аристово Октябрьской железной дороги;

рейдерский захват ОАО "Атлант";

незаконная вырубка леса в г. Тихвине;

невыплата зарплаты ОАО "Волтэкс";

о публикации статьи "Школьный "Левый" автобус" в газете "Московские новости" от 16.01.2007 N 3.

Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса подразделения, куда направлен документ на рассмотрение, с пересылкой РК, принять к исполнению в своем подразделении или направить в нижестоящие прокуратуры.

При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в справочниках АИК "Надзор", при отсутствии или недостаточности информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной картотек прокуратуры, которые затем переносятся в электронный вид.

В Генеральной прокуратуре обращения проверяются сотрудниками информационно-справочного отдела на наличие ранее имеющейся информации в алфавитной и ведомственной картотеках. При этом в справочники АИК "Надзор" вносится информация на фигурантов: предыдущие поступления и номера надзорных производств.

Для получения информации структурными подразделениями с бумажных носителей в информационно-справочный отдел направляется РК (в бумажном и электронном видах) предварительно зарегистрированного документа с внесением всех фигурантов, в отношении которых нужна справка.

2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, по решению руководителя прокуратуры, следственного органа, структурного подразделения они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных (наблюдательных) производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные (наблюдательные) производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета производств.

Объединение надзорных (наблюдательных) производств по разным вопросам не допускается.

При использовании АИК "Надзор" во избежание дублирования номеров надзорного производства необходимо проверить в системе наличие надзорного (наблюдательного) производства с аналогичным номером. При обнаружении дубликатов надзорных (наблюдательных) производств их следует объединить.

2.4.2.14. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры, следственные органы Следственного комитета или другие органы без контроля, производства не заводятся. Сопроводительные письма к обращениям (приложение N 36) направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения с добавлением буквы "р" и цифр текущего года.

Например: 15/3р-2007, 7р-2007.

Следует также направить заявителю (для сведения, в качестве второго адресата) копию указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

Электронные РК документов списываются в дело в соответствии с электронной номенклатурой структурного подразделения, которая должна полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе (утвержденной начальником подразделения и согласованной с начальником архивно-методического отдела).

2.4.2.15. В районной прокуратуре нумерация производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и цифр года заведения.

Например: 58ж-2007.

2.4.2.16. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером 1р с добавлением к нему цифр текущего года.

Например: 1р-2007.

Копии писем подшиваются в дело в соответствии с п. 2.4.2.14.

2.4.2.17. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота (до 200 ед.) ведение карточек учета движения производства (приложение N 23) не является обязательным. Прохождение обращений, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.