9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных производств в архив. Организация их архивного хранения
9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных
производств в архив. Организация их архивного хранения
9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному начальником службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 44), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.
Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:
не позднее чем через пять лет - в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета;
не позднее чем через два года - в прокуратурах субъектов Российской Федерации и следственных управлениях Следственного комитета в субъектах Российской Федерации и приравненных к ним органах, в районных прокуратурах и следственных отделах Следственного комитета в районах и городах районного значения и приравненных к ним органах.
Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.
Например: 12вр-07, что обозначает: "12" - индекс управления, "вр" - дела временного хранения, "07" - дела за 2007 год.
В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".
9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.
Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.
9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники проверяют и уточняют сроки их хранения.
Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.
Все материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.
Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.
9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив согласно установленным правилам. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.
Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных материалов.
Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета.
9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 51). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.
В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).
По запросу соответствующего архивного учреждения (Государственного архива Российской Федерации и т.д.) в архиве составляется паспорт архива.
9.3.6. Материалы в архиве хранятся по видам, годам, в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.
9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших материалов.
9.3.8. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение N 48) с указанием номера описи и порядкового номера материала.
9.3.9. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.
В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.
9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи материалов во временное пользование (приложение N 52) с последующим контролем за их возвратом.
На выдачу секретных и несекретных материалов заводятся отдельные книги выдачи.
9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 47).
9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из архивного учреждения (например, из Государственного архива Российской Федерации) направляется за подписью оперативного работника или руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.
Получение дел из архивных учреждений (Государственного архива Российской Федерации, муниципальных архивов) во временное пользование и возврат их производятся по правилам, установленным этими архивными учреждениями.
9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей