9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных производств в архив. Организация их архивного хранения

9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных

производств в архив. Организация их архивного хранения

9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному начальником службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 44), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет - в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета;

не позднее чем через два года - в прокуратурах субъектов Российской Федерации и следственных управлениях Следственного комитета в субъектах Российской Федерации и приравненных к ним органах, в районных прокуратурах и следственных отделах Следственного комитета в районах и городах районного значения и приравненных к ним органах.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

Например: 12вр-07, что обозначает: "12" - индекс управления, "вр" - дела временного хранения, "07" - дела за 2007 год.

В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".

Например: 12вр(с)-07.

9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.

Все материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив согласно установленным правилам. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных материалов.

Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета.

9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 51). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего архивного учреждения (Государственного архива Российской Федерации и т.д.) в архиве составляется паспорт архива.

9.3.6. Материалы в архиве хранятся по видам, годам, в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших материалов.

9.3.8. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение N 48) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.9. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи материалов во временное пользование (приложение N 52) с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных материалов заводятся отдельные книги выдачи.

9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 47).

9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из архивного учреждения (например, из Государственного архива Российской Федерации) направляется за подписью оперативного работника или руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

Получение дел из архивных учреждений (Государственного архива Российской Федерации, муниципальных архивов) во временное пользование и возврат их производятся по правилам, установленным этими архивными учреждениями.

9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.