2.3. Прием и первичная обработка входящих документов

2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).

2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры и следственных органов на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Управление взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью Генеральной прокуратуры обеспечивает передачу обращений, поступающих от граждан в Интернет-приемную Генерального прокурора Российской Федерации, содержащих сведения о нарушениях законодательства, охраняемых законом прав, свобод и интересов человека и гражданина, интересов общества и государства, в отдел прохождения корреспонденции для последующей регистрации в срок не позднее следующего рабочего дня со дня поступления обращения.

2.3.3. Работникам отдела прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры и прокуратур субъектов Российской Федерации запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник службы делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре и следственном органе должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение N 17) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 18). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с указанием в акте вложенных ценностей. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником отдела прохождения корреспонденции.

2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикалываются к обращениям, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник отдела прохождения корреспонденции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 19) проставляется:.

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

При работе в АИК "Надзор" в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета на входящих документах из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры на лицевой стороне в правом нижнем углу листа, в органах прокуратуры - на оборотной стороне листа (приложение N 4).

2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение N 16), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

уголовные дела;

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении процессуального срока, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;

переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегий Генеральной прокуратуры, Следственного комитета;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационного (кроме указанных в п. 2.3.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.

Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".

2.3.10. Срочные документы и обращения, переданные руководителям прокуратуры и Следственного комитета без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела по рассмотрению обращений. Если в составе аппарата - лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При рассмотрении ходатайств о продлении процессуальных сроков, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся вышеуказанными работниками на закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку "основные реквизиты" (приложение N 6) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 8) или организаций (приложение N 9).

При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: "подписал", "содержание", "исполнитель", "состав", "адресат".