2.4.1. Общие правила

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.

2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода.

2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор", осуществляют регистрацию документов, поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".

Регистрация документов в электронном виде производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте и фельдсвязью, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры или следственного органа, регистрируются секретарями руководителей, факсограммы - сотрудниками структурного подразделения.

По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп (приложение N 4) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение N 5). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение N 19). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. В случае передачи документа из одного подразделения в другое паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному, контрольному) производству.

Для прокуратур субъектов Российской Федерации, в случае поступления обращений на бумаге различного формата и качества, после регистрации документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается РК с полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение согласно разметке.