5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных, информационно-методических и других документов

5.11. Особенности подготовки и оформления

организационно-распорядительных,

информационно-методических

и других документов

5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или следственного органа по инициативе подразделений и должностных лиц.

Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном - центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от границ поля).

Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры или следственного органа, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры или следственных органов.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами жирным шрифтом отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания.

В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним.

Страницы распорядительного документа и приложений к нему нумеруются как единый документ.

Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции. Если организационно-распорядительный документ имеет приложения, то они визируются аналогичным образом.

Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию органов прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ.

Совместные документы оформляются на чистых листах бумаги (без бланка). Дата совместного документа оформляется в соответствии с п. 5.3.1 Инструкции, регистрационные номера - с п. 5.4.5, подписи - с п. 5.8.3.

5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты - в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово "Таблица N" с порядковым номером. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут.

На все таблицы делаются ссылки в тексте, при этом слово "Таблица" пишется полностью, если таблица без номера, и сокращенно ("Табл."), если она имеет номер.

Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа "N п/п" (номера по порядку) делается в случае, если на номера необходимо давать ссылки.

5.11.5. На заседаниях коллегии и совещаниях ведется протокол, стенограмма, а по указанию председателя - аудио- и (или) видеозапись. Расшифровки записей и стенограмм оформляются на бумаге как протокол (пишется большими буквами через пробел) с наименованием мероприятия, написанным строчными буквами. Ниже указываются место и дата составления. Затем отдельным абзацем перечисляются присутствующие (при необходимости с указанием должностей). В протоколах максимально точно воспроизводятся доклады, замечания, ремарки каждого из выступающих, а также принятые решения. Подписывается протокол секретарем коллегии или совещания.

С учетом протокола формируется решение коллегии или совещания, состоящее из названия, вводной (описательной) части и собственно решения. Каждая из намечаемых мер в тексте решения выделяется абзацем (пунктом) с указанием срока исполнения и ответственного должностного лица. Подписывается документ руководителем прокуратуры или следственного органа, решение координационного совещания - руководителями правоохранительных органов.

Протоколы оперативных совещаний при прокурорах по текущим вопросам могут оформляться не отдельным документом, а записываться в специальные книги. В этом случае также обязательно должно быть отражено принятое решение, определено ответственное за его исполнение должностное лицо.

5.11.6. При назначении на должность и освобождении от должности прокуроров, а также при ликвидации и реорганизации подразделений Генеральной прокуратуры, центрального аппарата Следственного комитета с передачей их функций другим подразделениям прием и передача дел производятся по акту в течение семи календарных дней после издания соответствующего приказа.

В акте приема и передачи приводятся данные:

о штатах аппарата или подразделения, положении с укомплектованностью кадрами прокурорских работников, федеральных государственных гражданских служащих и иных работников;

об основных (плановых и внеплановых) мероприятиях текущего года, в том числе незавершенных к моменту передачи дел;

о количестве жалоб и заявлений, не получивших окончательного разрешения, с указанием срока их проверки;

о наличии и состоянии поступивших и находящихся на рассмотрении заявлений и сообщений о преступлениях;

о наличии и состоянии уголовных, иных дел и материалов, не получивших окончательного разрешения, с указанием срока их проверки и расследования;

о наличии и состоянии вещественных доказательств по уголовным делам;

о состоянии делопроизводства (о наличии картотек, книг учета и т.п.);

о сохранности документов, в том числе содержащих сведения, составляющие государственную тайну, специального хранения и строгой отчетности, законодательных актов;

о наличии, количестве, условиях хранения, использовании оружия, боеприпасов к нему и специальных средств;

о финансово-хозяйственном состоянии;

о наличии и состоянии имущества, в том числе компьютерной, множительной и иной техники;

о состоянии защищенности зданий и помещений, их противопожарном состоянии;

о наличии и сохранности печатей и штампов;

иные сведения (при необходимости).

Акт приема и передачи составляется в двух экземплярах, подписывается передающим, принимающим дела должностным лицом, а также участвовавшими в приеме-передаче дел представителями других подразделений, вышестоящих прокуратур или следственных органов.