2.6. Отправление исходящих документов

2.6.1. Для формирования реестров внешней отправки в электронном виде по требованию ФГУП "Почта России" исходящая корреспонденция, отправляемая из Генеральной прокуратуры, в обязательном порядке должна быть зарегистрирована в автоматизированной системе ведомственного документооборота АИК "Надзор".

2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - Почтовые правила.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения.

2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.6.4. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются работниками отдела прохождения корреспонденции в соответствии с Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы с пометками "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются незамедлительно.

При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки, обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".

2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в арбитражный суд и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, ходатайства о продлении процессуальных сроков, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах и районных следственных органах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками.

2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным (8р-2007, 12р-2007), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы адресата - 9р-2007 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-2007 (Тамбовское УВД).

2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение N 30). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру передачи.

2.6.10. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется в системе и в РК документа (поле "адресат") вносятся все адресаты, указанные в бумажном варианте разнарядки.

2.6.11. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор" структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК (приложение N 11): "дата", "подписал", "содержание", "визы", "адресат" (в соответствии с п. 5.2.13), "состав". Исходящий номер генерируется из системы автоматически.

2.6.12. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.