9.2.2. Особенности формирования и оформления дел по номенклатуре
9.2.2. Особенности формирования и оформления
дел по номенклатуре
9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.
9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.
В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса. По окончании делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты вопроса, формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.
9.2.2.3. Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в их сочетании.
В случаях применения вопросно-хронологической последовательности документы в деле должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали определенные вопросы.
Приказы, указания, распоряжения, протоколы коллегий или оперативных совещаний формируются в дела строго в хронологическом порядке.
9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида:
по основной деятельности (совместно с указаниями и распоряжениями);
по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры;
по финансово-хозяйственным вопросам.
Приказы по личному составу могут группироваться раздельно в зависимости от категории работников (прокурорские работники или федеральные государственные гражданские служащие). Так же могут группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов.
9.2.2.5. Документы коллегии группируются в два дела. В одном - протоколы, решения (первые экземпляры), в другом - документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений коллегии и др.). Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов.
9.2.2.6. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчеты за 2003 г. должны быть отнесены к делам 2003 г., хотя составлены в 2004 г.).
9.2.2.7. Дела, состоящие из документов одного вида (например, отчеты, докладные записки, штатные расписания и т.п.) однотипных органов разных административно-территориальных единиц (например, прокуратуры субъектов Российской Федерации), формируются в алфавитном порядке по названиям административно-территориальных единиц.
Лицевые счета работников располагаются в алфавитном порядке фамилий.
9.2.2.8. Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке независимо от направленности статформы указываются ее номер и полное название.
9.2.2.9. В делах с финансовыми документами должна соблюдаться полнота систематизации документов. Так, например, если к балансу имеются пояснительная записка и приложения, то они должны находиться в следующем порядке: пояснительная записка, баланс, приложение. Последовательность приложения определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д. группируются отдельно от их проектов.
9.2.2.10. Оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя производится в соответствии с пунктом 9.2.1.7 настоящей Инструкции.
9.2.2.11. По окончании дела в случае необходимости уточняются заголовки. В реквизиты на обложке вносятся соответствующие дополнения.
На обложках дел с приказами указываются их номера.
Например: "Приказы Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности с N 1 по N 150".
На обложках дел со справками проверок указывается, в каких органах, организациях, ведомствах, учреждениях, структурных подразделениях и т.д., а также по какому вопросу проводилась проверка.
На обложках дел с докладными записками, обзорами, методическими пособиями, информационными письмами и т.п. указывается, о чем они.
9.2.2.12. Руководитель организации или подразделения в пределах своих полномочий вправе разрешить формировать дела по номенклатуре, срок хранения которых составляет до 5 лет, в скоросшиватели, листы не нумеровать, внутренние описи и листы-заверители при этом не составлять.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей