3.6. Действия ответственного исполнителя при рассмотрении обращения

3.6.1. При поступлении документа с грифом "ФИПС - контроль и анализ обращения" и соответствующей резолюцией руководителя Института осуществляет рассмотрение и анализ поступившего обращения в соответствии с предписаниями настоящей Инструкции и действующим порядком по контролю исполнения.

Делать какие-либо надписи и отметки на письменных обращениях, за исключением предусмотренных технологией обработки документов, не допускается.

3.6.2. По результатам рассмотрения каждого обращения заполняет незаполненные графы прилагаемой к обращению регистрационной карточки обращения на бумажном носителе (в обязательном порядке указываются кратность обращения и причины поступления повторного обращения, подразделение, рассмотревшее обращение, если оно не было указано, результат рассмотрения обращения, принятые меры, дата ответа на обращение, сведения об ответственном исполнителе и ставится подпись).

Регистрационная карточка обращения на бумажном носителе оформляется разборчиво рукописно.

При наличии возможности осуществляется заполнение регистрационной карточки в электронном виде в АС "Обращения".

В случае необходимости корректируются и дополняются сведения, внесенные в регистрационную карточку Отделом 18.

3.6.3. Направляет ответ лицу, подавшему обращение, при этом не позднее следующего дня передает заполненную регистрационную карточку на бумажном носителе уполномоченному работнику Отдела 17.

Допускается подготовка одного ответа на обращение, касающееся нескольких заявок на объекты промышленной собственности. По результатам рассмотрения в подразделении обращения по нескольким заявкам или при рассмотрении нескольких обращений одного автора, в ответ на которые направляется одно письмо, оформляется одна регистрационная карточка обращения.

3.6.4. Вопрос о том, за чьей подписью направляется ответ, решается с учетом резолюции руководителя, содержащей поручение о рассмотрении обращения.

Резолюция "Для подготовки ответа" означает, что ответ должен быть направлен за подписью лица, написавшего резолюцию.

Резолюция "Для ответа" означает, что ответ должен быть направлен за подписью руководителя, которому адресована резолюция.

Если резолюция имеет иное содержание, вопрос, за чьей подписью направляется ответ, решается по согласованию с руководителем, давшим поручение о рассмотрении обращения.

Если в соответствии с поручением руководителя Роспатента ответ направляется за подписью руководителя Института или его подразделения, то в ответе указывается на факт передачи обращения по указанию руководителя Роспатента для рассмотрения в Институт или подразделение, руководителем которого ответ подписывается.

Если в соответствии с поручением руководителя Института ответ направляется за подписью руководителя подразделения Института, то в ответе указывается на факт передачи обращения по указанию руководителя Института для рассмотрения в подразделение, руководителем которого ответ подписывается.

Если рассмотрение обращения поручено двум или более подразделениям, то ответственным исполнителем является руководитель подразделения, указанный первым. За качество документов, подготовленных по результатам рассмотрения обращения, персональную ответственность несет ответственный исполнитель. Соисполнитель визирует документ в том случае, если он привлекается к рассмотрению обращения.

3.6.5. В случае признания жалобы обоснованной разрабатываются меры, направленные на устранение причин ее поступления. Предлагаемые меры согласовываются с руководителем Института, которому подчинен руководитель подразделения (отдела) - ответственный исполнитель, и руководителем Службы качества Роспатента.

3.6.6. В случае признания жалобы обоснованной в отношении другого подразделения регистрационную карточку обращения визирует куратор ответственного исполнителя.

3.6.7. Если в подготовленном ответе от лица Роспатента или Института дано какое-либо обещание, то готовится дополнительный экземпляр ответа, который прикладывается к регистрационной карточке обращения для постановки на контроль исполнения данного обещания ответственным работником Отдела 16.

3.6.8. При направлении ответа через канцелярию Роспатента регистрационная карточка обращения передается ответственным исполнителем в Отдел 17 на следующий рабочий день после отправки ответа.

3.6.9. Направление ответа на обращение, переданное в Институт из органов государственной власти, Роспатента, органов местного самоуправления или общественных объединений, за подписью руководителя подразделения Института или его заместителя не допускается.