2. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ

Все поступающие в Институт обращения должны быть зарегистрированы (проставлена дата поступления) в течение трех дней с момента их поступления.

Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов производств с использованием автоматизированной системы по работе с обращениями граждан и юридических лиц (далее - АС "Обращения"), предназначенной для автоматизации процедуры делопроизводства по обработке обращений, поступающих в Институт, а также для статистической обработки результатов рассмотрения обращений в Роспатенте и подведомственных организациях.

Обращения, принятые руководителями Института на личном приеме, подлежат регистрации и дальнейшему рассмотрению в том же порядке, что и поступившие по почте.

По результатам предварительного рассмотрения обращений руководителями Института даются поручения об их рассмотрении в виде резолюции, содержащей указание об исполнителе (исполнителях), проставляется дата резолюции и подпись.

Ответственным работником отдела технологического обеспечения Отделения 8 (далее - Отдел 16) проставляется штамп "ФИПС - контроль и анализ обращения" в соответствии с установленным порядком организации контроля исполнения поручений руководителей Роспатента и Института.

Далее в отделе контроля и правового обеспечения Отделения 8 (далее - Отдел 18) осуществляется первичный ввод сведений об обращениях в АС "Обращения".

Все документы с грифом "ФИПС - контроль и анализ обращения" и резолюциями руководителей Института ставятся на контроль исполнения в Отделе 16.

Обращения рассматриваются в сроки, оговоренные в пункте 3.1 настоящей Инструкции.

Превентивный контроль сроков рассмотрения обращений осуществляется Отделом 16 путем еженедельной передачи (по пятницам) в соответствующие подразделения реестров сведений о нерассмотренных и не снятых с контроля обращениях, срок рассмотрения которых истекает в течение последующей недели.