3.5. Действия отдела обработки, размножения и хранения документации при обработке обращений

3.5.1. Передает в установленном порядке документы, имеющие гриф "ФИПС - контроль и анализ обращения", в подразделения, указанные в резолюции руководства Института; к экземпляру документа, передаваемого ответственному исполнителю, прикладывает контрольную карточку и регистрационную карточку обращения.

3.5.2. Систематически (по мере поступления) передает в Отдел 18 заполненные регистрационные карточки обращений.

3.5.3. Осуществляет контроль за подготовкой дополнительного экземпляра ответа ответственным исполнителем, если в ответе, подписанном руководителем Института, дано какое-либо обещание. Передает в Отдел 16 дополнительный экземпляр ответа для постановки на контроль исполнения обещания.

3.5.4. Вводит в АС "Обращения" дату отправки ответа на обращение, исходящий номер и сведения о руководителе Роспатента или Института, за чьей подписью направлено обращение.

3.5.5. При получении для отправки подготовленного ответа получает от ответственного исполнителя заполненную регистрационную карточку обращения и передает в отдел 18.