8. Нотариальное делопроизводство и ведение архива

По нотариальному делопроизводству и ведению архива проверяются:

- номенклатура дел нотариальной конторы и ее соответствие номенклатуре дел, утвержденной нотариальной палатой;

- наличие нарядов (дел), соответствующих утвержденной нотариальной конторой номенклатуре, в том числе:

- статистические отчеты;

- справки и акты о результатах проверок нотариуса;

- приказы и другие документы по работникам нотариальной конторы;

- переписка с органами юстиции и нотариальной палатой;

- переписка с учреждениями, организациями и гражданами;

- документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы;

- описи документальных материалов, сданных в архив;

- Журнал регистрации входящей корреспонденции;

- Журнал регистрации исходящей корреспонденции;

- Журнал учета вызовов нотариуса на дом;

- постановления об отказе в совершении нотариальных действий;

- Реестр регистрации нотариальных действий;

- Книга учета наследственных дел;

- Алфавитная книга учета наследственных дел;

- Алфавитная книга учета завещаний;

- Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и другие.

Проверяются также:

- соответствие количества реестров нотариальных действий, полученных нотариусом в палате (по данным палаты) и имеющихся у нотариуса;

- правильность ведения реестров, их оформление (реестр должен быть прошнурован, листы в нем пронумерованы, количество листов в реестре должно быть заверено подписью уполномоченного лица нотариальной палаты и скреплено печатью палаты);

- правильность хранения наследственных дел, нарядов, реестров в архиве нотариуса;

- наряды с экземплярами нотариально оформленных нотариусом документов, остающихся на хранении в делах нотариальной конторы (ст. 60 Основ);

- правильность списания дел в архив с проставленными отметками в Алфавитной книге и Книге регистрации наследственных дел в графе о списании дела - даты сдачи и номера дела, под которым было выдано свидетельство о праве на наследство;

- правильность оформления нарядов (дел), оконченных нотариусом делопроизводства.