Хранение документов федерального фонда

44. Основанием для начала проведения административной процедуры хранения документов федерального фонда является поступление учтенных документов федерального фонда на хранение.

45. Федеральное агентство осуществляет организацию хранения документов федерального фонда. Хранение документов федерального фонда осуществляет подведомственная организация - ФГУП "Стандартинформ".

Под хранением документов федерального фонда понимается обеспечение сохранности и рационального размещения документов, позволяющее осуществлять предоставление информации о документах и документов потребителю. Ответственным за организацию и проведение работ по хранению документов федерального фонда является начальник Управления.

46. В процессе проведения административной процедуры хранения документов федерального фонда обеспечивается хранение:

фонда действующих документов, в том числе дел документов национальной системы стандартизации, предназначенных для текущего обеспечения потребителя до истечения срока действия документов;

депозитарного фонда отмененных и замененных документов, в том числе дел документов национальной системы стандартизации, предназначенных для хранения и использования в режиме предварительного заказа в течение 10 лет после отмены документов.

Хранение фонда действующих документов осуществляется до истечения срока действия документов, депозитарного фонда отмененных и замененных документов - в течение 10 лет после отмены.

47. Хранение официальных печатных публикаций осуществляется на стеллажах или в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

Стеллажи и шкафы с документами размещаются в изолированном помещении, безопасном в пожарном отношении, гарантированном от затопления и имеющем запасный выход. Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей двух-, трехкратный воздухообмен в течение часа.

Официальные печатные издания размещаются в алфавитном порядке в соответствии с наименованием организации или страны и внутри организации или страны располагаются по возрастанию обозначений документов.

Хранение документов в электронно-цифровой форме осуществляется в виде баз и банков данных на серверах. Помещение для размещения серверов должно соответствовать требованиям паспорта на оборудование.

Хранение секретных документов и документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами и документами ДСП.

В федеральном фонде не допускается размещение объектов хранения, не входящих в его состав.

48. Ежеквартально руководитель ФГУП "Стандартинформ" представляет в Управление сведения о проделанной работе по осуществлению хранения федерального фонда, начальник Управления включает данные по итогам проведения административной процедуры в отчет, который направляет Руководителю Федерального агентства.

49. Результатом выполнения административной процедуры является обеспечение сохранности и рационального размещения документов, позволяющее создать условия для проведения своевременной актуализации документов федерального фонда и предоставления пользователям достоверной и полной информации о документах федерального фонда, а также документов федерального фонда в виде печатных публикаций и в электронно-цифровой форме.