Своевременная актуализация документов федерального фонда

50. Основанием для начала проведения административной процедуры своевременной актуализации документов федерального фонда является поступление в федеральный фонд информации об утверждении новых документов федерального фонда, о внесении изменений в действующие документы, о принятии поправок к действующим документам, об отмене действующих документов, а также самих перечисленных выше документов.

Федеральное агентство осуществляет организацию актуализации документов федерального фонда.

Под актуализацией документов федерального фонда понимается процесс пополнения фонда новыми документами, в том числе изменениями, дополнениями и поправками, изъятия отмененных, замененных и утративших силу документов.

51. Ответственным за проведение работ по актуализации документов федерального фонда является начальник Управления.

52. Актуализация федерального фонда осуществляется одновременно с ведением справочно-поискового аппарата на основе:

официальных данных, полученных при учете документов национальной системы стандартизации Российской Федерации;

сведений из информационных указателей и каталогов;

данных серверов международных организаций по стандартизации и национальных организаций по стандартизации иностранных государств.

Специалист подведомственной организации - ФГУП "Стандартинформ" в течение пяти дней после учета осуществляет следующие действия:

размещает в фонде новые поступления документов;

вносит изменения, дополнения и поправки в документы;

изымает из фонда действующих документов отмененные и замененные документы в форме печатных публикаций и передает их в депозитарную часть фонда;

организует депозитарное хранение отмененных (утративших силу) документов федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов в течение 10 лет.

Документы в форме печатных изданий, заменяющие ранее действовавшие, размещаются вместо заменяемых, если их обозначения совпадают (без учета года издания). Если заменяющий документ имеет обозначение, отличное от заменяемого, его размещают на место, соответствующее обозначению.

Документы, переизданные с включенными в текст изменениями (дополнениями, поправками), размещаются вместо предыдущего издания. Для международных стандартов и стандартов зарубежных стран в форме печатных публикаций допускается параллельное хранение двух вариантов издания (документа предыдущего издания плюс изменения к нему и переизданного документа с включенными в текст изменениями), что позволяет предоставлять по запросу изменения в качестве самостоятельных документов.

Изменения, дополнения, поправки в форме печатных публикаций вкладываются в основной документ. Если изменения, дополнения и поправки имеют значительный объем, они хранятся как самостоятельные документы, размещенные в федеральном фонде согласно обозначению документа. Текст изменения к документу национальной системы стандартизации Российской Федерации, размещенного на сервере в электронно-цифровой форме, вносится в конец файла основного документа, текст поправки - в начало. Кроме того, создаются самостоятельные файлы для каждого изменения и поправки.

Документы в электронно-цифровой форме актуализируются в рамках баз и банка данных, причем отмененные и замененные документы хранятся в рамках электронных архивов.

Последующее издание документа, в текст которого включены все изменения и поправки, записывается в новый файл вместо предыдущего. Тексты изменений, дополнений и поправок к публикациям международных организаций и национальных стандартов зарубежных стран хранятся в виде отдельных файлов. Доступ к файлам осуществляется с использованием библиографического описания документа в базах и банках данных.

53. Ежеквартально руководитель ФГУП "Стандартинформ" представляет в Управление сведения о проделанной работе по актуализации документов федерального фонда, начальник Управления включает данные по итогам проведения административной процедуры в отчет, который направляет Руководителю Федерального агентства.

54. Результатом выполнения административной процедуры является поддержание в актуальном состоянии документов федерального фонда, позволяющем создать условия для предоставления пользователям достоверной и полной информации о документах федерального фонда, а также документов федерального фонда (или их копий) в виде печатных публикаций и в электронно-цифровой форме.