Централизованный учет документов федерального фонда

37. Основанием для начала проведения административной процедуры централизованного учета документов федерального фонда является поступление на учет полученных Федеральным агентством документов федерального фонда в виде печатных публикаций и в электронно-цифровой форме.

Федеральное агентство организует учет документов федерального фонда.

Под учетом документов федерального фонда понимается совокупность процессов, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда.

38. Ответственным за проведение работ по учету документов федерального фонда является начальник Управления.

39. Документы федерального фонда подлежат индивидуальному и суммарному учету. Индивидуальный учет обеспечивает сведения о каждом экземпляре документа, суммарный учет - о каждой партии документов и федеральном фонде в целом.

Единицей индивидуального учета документов федерального фонда является обозначение документа в виде печатной публикации или электронно-цифровой форме.

Единицей суммарного учета является комплект документов, передаваемых в федеральный фонд или изымаемых из него по одному акту о регистрации.

40. Учет документов федерального фонда осуществляется в автоматизированном и традиционном (неавтоматизированном) режимах.

Учет документов федерального фонда в автоматизированном режиме ведется в виде электронных картотек документов на серверном оборудовании в интерактивном режиме. Электронные картотеки содержат информацию об отдельных документах. Суммарные сведения о документах федерального фонда формируются на основе информационных ресурсов баз и банков данных нормативных документов.

В традиционном (неавтоматизированном) режиме учитываются национальные стандарты зарубежных стран, информация о которых не включена в автоматизированные библиографические базы данных документов.

Для осуществления суммарного учета в традиционном (неавтоматизированном) режиме используются книги учета.

41. В книгах учета специалисты подведомственной организации - ФГУП "Стандартинформ" фиксируют в течение 10 дней со дня поступления документов в форме печатных публикаций, зарегистрированных переводов, документов в электронно-цифровой форме, а также сведений об отмене и замене документов. Данные суммируются, и результаты ежеквартально докладываются начальнику Управления.

Индивидуальный учет документов в традиционном (неавтоматизированном) режиме осуществляют на основе каталогов нормативных документов зарубежных стран и учетных карточек нумерационных картотек.

42. Ежеквартально руководитель ФГУП "Стандартинформ" представляет в Управление сведения о проделанной работе по учету документов федерального фонда, начальник Управления включает данные по итогам проведения административной процедуры в отчет, который направляет Руководителю Федерального агентства.

43. Результатом выполнения административной процедуры является взятие на централизованный учет документов федерального фонда и передача их на хранение в подведомственную организацию - ФГУП "Стандартинформ".