3.2. Организация и оформление первичными документами учета основных средств

Имущество учреждений социального обслуживания населения находится в государственной (муниципальной) собственности и закреплено за учреждениями социального обслуживания населения на праве оперативного управления <*>.

--------------------------------

<*> Закрепление за учреждением имущества в оперативное управление регулируется ст. 296, 298, 299 ГК РФ.

Право оперативного управления возникает у учреждения социального обслуживания населения с момента передачи имущества, если иное не установлено законом и иными правовыми актами.

Учреждения социального обслуживания населения не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выделенных им по смете.

Списание имущества, находящегося в оперативном управлении учреждения социального обслуживания населения, в обязательном порядке согласовывается с соответствующим территориальным органом по управлению имуществом и главным распорядителем средств соответствующего бюджета.

Принятие объектов основных средств к учету, оформление первичных учетных документов на поступающие основные средства осуществляется комиссией по приемке основных средств учреждения социального обслуживания населения.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения социального обслуживания населения с включением в ее состав главного бухгалтера и лиц, на которых будет возложена ответственность за приемку и сохранность поступающих объектов основных средств.

Определение целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также оформление документации при списании (выбытии) объектов в учреждениях социального обслуживания населения возлагается на специально созданную комиссию по списанию имущества. Комиссия создается приказом руководителя учреждения. В ее состав входят:

руководитель (заместитель руководителя) или иные должностные лица, обладающие распорядительными правами (председатель комиссии);

главный бухгалтер или его заместитель;

лица, ответственные за сохранность объектов;

другие специалисты учреждения, имеющие соответствующую квалификацию.

Приемка и списание объектов основных средств может осуществляться одной комиссией.

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые возложены функции регистрации и технического надзора на отдельные виды имущества.

Группировка основных средств осуществляется в соответствии с классификацией, установленной ОКОФ.

К жилым помещениям относятся здания, предназначенные для невременного проживания.

К нежилым помещениям относятся здания, представляющие собой архитектурно-строительные объекты, назначением которых является создание условий (защита от атмосферных воздействий и пр.) для труда, социально-культурного обслуживания и хранения материальных ценностей.

Здания имеют в качестве основных конструктивных частей стены и крышу.

К сооружениям в учреждениях социального обслуживания населения относятся инженерно-строительные объекты, назначением которых является создание условий, необходимых для осуществления различных непроизводственных функций.

Объектом, выступающим как сооружение, является каждое отдельное сооружение со всеми устройствами, составляющими с ним единое целое.

К сооружениям в учреждениях социального обслуживания населения относятся: ворота, фонари, ограды (заборы) металлические, бассейны, комплексы физкультурно-оздоровительных сооружений, стадионы.

К машинам и оборудованию относятся устройства, преобразующие энергию, материалы и информацию.

В зависимости от основного (преобладающего) назначения машины и оборудование делятся на энергетические (силовые), рабочие и информационные.

К энергетическому оборудованию (силовым машинам и оборудованию) относятся машины-генераторы, производящие тепловую и электрическую энергию, и машины-двигатели, превращающие энергию любого вида в механическую.

К рабочим машинам и оборудованию относятся: машины, инструменты, аппараты и прочие виды оборудования, предназначенные для механического, термического и химического воздействия на предмет труда (обрабатываемый предмет), который может находиться в твердом, жидком или газообразном состоянии, с целью изменения его формы, свойств, состояния или положения.

К рабочим машинам и оборудованию в учреждениях социального обслуживания населения относятся, например, переплетные машины, уничтожители бумаг, все виды технологического оборудования, включая автоматические машины и оборудование, оборудование складское, водоснабжения и канализации, санитарно-гигиеническое и другие виды машин и оборудования, кроме энергетического и информационного.

Информационное оборудование предназначено для преобразования и хранения информации.

К информационному оборудованию относятся оборудование систем связи, средства измерения и управления, средства вычислительной техники и оргтехники, средства визуального и акустического отображения информации, средства хранения информации.

К оборудованию систем связи относятся: оконечные аппараты (передающие и приемные), устройства коммутационных систем - станции, узлы, используемые для передачи информации любого вида (речевой, буквенно-цифровой, зрительной и т.п.) сигналами, распространяемыми по проводам, оптическим волокнам или радиосигналами, т.е. оборудование телефонной, телеграфной, факсимильной, телекодовой связи, кабельного радио- и телевещания.

К средствам измерения и управления относятся:

измерительные приборы для анализа, обработки и предоставления информации (приборы и устройства для измерения толщины, диаметра, площади, массы, интервалов времени, давления, скорости, числа оборотов, мощности, напряжения, силы тока и других величин);

устройства для регулирования производственных и непроизводственных процессов (регулирующие устройства электрические, пневматические и гидравлические);

аппаратура блокировки, линейные устройства диспетчерского контроля, оборудование и устройства сигнализации, центральные трансляционные пункты диспетчерского контроля.

К вычислительной технике относятся аналоговые и аналогово-цифровые машины для автоматической обработки данных, вычислительные электронные, электромеханические и механические комплексы и машины, устройства, предназначенные для автоматизации процессов хранения, поиска и обработки данных, связанных с решением различных задач.

К оргтехнике относятся множительно-копировальная техника, офисные АТС, пишущие машины, калькуляторы и др.

К транспортным средствам относятся: средства передвижения, предназначенные для перемещения людей и грузов, - подвижной состав автомобильного транспорта (грузовые, легковые автомобили, автобусы, прицепы и полуприцепы); средства напольного производственного транспорта.

К производственному и хозяйственному инвентарю относятся:

производственный инвентарь - предметы технического назначения, которые участвуют в основной деятельности, но не могут быть отнесены ни к оборудованию, ни к сооружениям.

В учреждениях социального обслуживания населения к производственному инвентарю относятся, например: мебель медицинская, холодильники и морозильные камеры, электроприборы для приготовления пищи, машины и приборы для механизации кухонных работ, электроприборы для нагрева жидкостей, электроприборы для отопления, электроприборы мягкой теплоты и излучатели (электроодеяла, электроподушки, электрогрелки, электробинты, электроковрики, электроматрасы и др.), машины посудомоечные, машины стиральные, электроприборы для глажения, электроприборы санитарно-гигиенические, емкости для хранения жидкостей и т.п.;

хозяйственный инвентарь - предметы конторского и хозяйственного обзаведения, непосредственно не используемые в производственном процессе, - мебель для административных помещений, изделия текстильные швейные (кроме одежды), ковры и ковровые изделия, часы, сейфы, несгораемые шкафы, бронированные двери и камеры, приборы бытовые электрообогревательные, предметы противопожарного назначения, спортивный инвентарь.

Библиотечный фонд - организованный фонд тиражированных документов, предоставляемый во временное пользование физическим и юридическим лицам.

В случае принятия к учету объектов нефинансовых активов, которые невозможно отнести к определенным разделам классификации, установленной ОКОФ, такие объекты отражаются в бюджетном учете в составе прочих основных средств без указания кода по ОКОФ.

Срок полезного использования прочих основных средств устанавливается комиссией по приемке основных средств учреждения социального обслуживания населения на основании технической документации, сроков использования аналогичных основных средств.

Принадлежность основных средств к учетной группе определяется на основании паспортов, инструкций по эксплуатации, описаний и другой технической документации.

Драгоценные материалы и драгоценные камни, содержащиеся в объектах основных средств, должны учитываться в порядке, установленном Минфином России <*>.

--------------------------------

<*> Порядок учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении установлен Инструкцией о порядке учета хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н.

В составе основных средств учреждения социального обслуживания населения арендаторы учитывают законченные капитальные вложения в арендованные ими здания, сооружения, оборудование, другие объекты основных средств в сумме произведенных вложений, если в соответствии с заключенным договором аренды капитальные вложения в арендованные основные средства возмещению арендодателем не подлежат <*>.

--------------------------------

<*> Согласно п. 2 ст. 623 ГК РФ в случае, когда арендатор произвел за счет собственных средств и с согласия арендодателя улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Объектом классификации жилых и нежилых помещений является каждое отдельно стоящее здание.

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Помещения, встроенные в здания и предназначенные для столовых или для других организаций, назначение которых иное, чем основное назначение здания, входят в состав основного здания.

Надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее) являются самостоятельными инвентарными объектами.

В состав зданий входят коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации:

система отопления;

внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами;

внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой;

внутренние телефоны и сигнализационные сети;

вентиляционные устройства общесанитарного назначения;

подъемники и лифты.

Встроенные котельные установки, включая их оборудование по принадлежности, также относятся к зданиям.

Основные фонды отдельно стоящих котельных относятся к соответствующим разделам: "Здания (кроме жилых)", "Машины и оборудование" и др. ОКОФ.

Объектом классификации энергетического оборудования является каждая отдельная машина (если она не является частью другого объекта), включая входящие в ее состав приспособления, принадлежности, приборы, индивидуальное ограждение, фундамент.

Объектом классификации рабочих машин и оборудования является каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.п., включая входящие в их состав принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, индивидуальное ограждение, фундамент.

Объектом классификации вычислительной техники и оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

В составе транспортных средств объектом классификации является каждый отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему. Например, автомобиль включает в себя запасное колесо (с камерой и покрышкой) и комплект инструментов.

Объектами классификации производственного и хозяйственного инвентаря могут быть только предметы, имеющие самостоятельное назначение и не являющиеся частью какого-либо другого объекта.

Для контроля за сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также библиотечного фонда независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Структуру инвентарного номера основных средств учреждения социального обслуживания населения утверждают самостоятельно.

Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном объединяющем их объекте.

В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии лица, уполномоченного руководителем учреждения социального обслуживания населения, и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении социального обслуживания населения.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

Унифицированные документы для оформления и учета движения объектов основных средств <*>.

--------------------------------

<*> Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7, от 30.10.1997 N 71а; Инструкцией по бюджетному учету.

Акты ф. N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в учреждениях социального обслуживания населения.

Актами ф. N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б оформляются следующие операции:

включение объектов в состав основных средств и учет их ввода в эксплуатацию при их поступлении по договорам купли-продажи, дарения, приобретения за плату, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке, безвозмездного получения от вышестоящего органа социального обслуживания населения. При приобретении объектов, не требующих монтажа, Акты составляются в момент приобретения, при приобретении объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию;

выбытие из состава основных средств при передаче, продаже и пр. другой организации, учреждению.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке: при приобретении, безвозмездном получении объектов недвижимости, транспортных средств, помимо Актов о приеме-передаче объектов основных средств, необходимы документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости и транспортных средств.

Актами ф. N ОС-1 оформляется прием-передача объектов основных средств, кроме объектов стоимостью до 1000 руб. и библиотечного фонда независимо от стоимости.

Акт ф. N ОС-1б применяется для оформления приемки группы основных средств, поступивших одновременно, являющихся однотипными и имеющими одинаковую стоимость (библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря).

Прием-передача объекта(ов) между учреждениями для включения в состав основных средств для учреждения социального обслуживания населения - получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для передающего учреждения социального обслуживания населения оформляется общими документами:

по ф. N ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);

по ф. N ОС-1а - для зданий, сооружений;

по ф. N ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).

Акты утверждаются руководителями учреждения-получателя и передающего учреждения и составляются в количестве не менее двух экземпляров.

К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Один из экземпляров утвержденных актов вместе с подтвержденной документацией передается в бухгалтерскую службу учреждения социального обслуживания населения - получателя для принятия объектов основных средств к учету. Вторые экземпляры актов остаются у передающего учреждения объектов основных средств.

Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В формах N ОС-1 и N ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется учреждением-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В случае если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), на первой странице Акта в раздел "Справочно" заносятся сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бюджетного учета.

В раздел 3 Акта (ф. N ОС-1) необходимо указать:

наименование объекта основных средств и наименование его приспособлений и принадлежностей (при их наличии), а также их стоимость (если она указана на документах);

наименование, единицу измерения, количество и массу драгоценных металлов, содержащихся в объекте основных средств.

В случаях когда комиссия не может определить содержание драгоценных металлов в импортном оборудовании из-за отсутствия данных о наличии драгоценных металлов или аналогов, в учетных документах делается запись, что в данном оборудовании могут находиться драгоценные металлы, содержание которых будет определено после списания и утилизации.

В реквизите "Заключение комиссии" указываются выводы комиссии о пригодности объекта основных средств к эксплуатации.

Акты подписываются всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровок подписей, лицами, сдавшими и принявшими основные средства, с указанием их должностей, расшифровок подписей, а также главным бухгалтером учреждения социального обслуживания населения - получателя основных средств с указанием расшифровки его подписи.

Накладная ф. N ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри учреждения социального обслуживания населения от одного материально ответственного лица другому.

Накладная выписывается передающей стороной в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами передающего структурного подразделения и подразделения-получателя.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств передающего подразделения, третий экземпляр передается получателю.

Акт ф. N ОС-3 применяется для оформления и учета сдачи объектов основных средств в ремонт, на реконструкцию, модернизацию и их приемки из ремонта, реконструкции, модернизации.

Акт подписывается членами приемной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем учреждения социального обслуживания населения или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах.

Требование-накладная ф. N М-11 применяется для оформления выдачи в эксплуатацию основных средств стоимостью свыше 1000 рублей, а также библиотечного фонда, независимо от стоимости.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему лицу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно подразделения, сдающего материальные ценности, и получателя и передают в бухгалтерию для учета движения основных средств.

Ведомость ф. 0504210 применяется для оформления выдачи предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в эксплуатацию.

Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых объектов основных средств (графа 3 - 12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения социального обслуживания населения и служит основанием для списания предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения социального обслуживания населения. При этом согласования с территориальными органами по управлению имуществом не требуется <*>.

--------------------------------

<*> Списание основных средств стоимостью до 1000 руб. из оперативного управления учреждения социального обслуживания населения по причине непригодности к дальнейшей эксплуатации, передачи другому учреждению и т.п. должно быть согласовано с территориальными органами по управлению имуществом до появления соответствующих нормативных документов указанных органов о порядке списания такого имущества.

Акты ф. N N ОС-4, ОС-4а, ОС-4б применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:

объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) - по ф. N ОС-4;

объектов автотранспортных средств - по ф. N ОС-4а;

групп объектов основных средств - по ф. N ОС-4б.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем учреждения социального обслуживания населения, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Оформление актов ф. N ОС-4б на группу основных средств возможно при условии:

одной марки на все единицы группы;

ввода в эксплуатацию всех единиц группы в одном месяце;

одинаковой стоимости всех единиц.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с Актом также передаются акт об аварии с указанием причин, вызвавших аварию (если она имела место), документ, подтверждающий списание его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость":

по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;

по объектам, не проходившим переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бюджетному учету.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Расходы по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:

в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (ф. N ОС-4);

в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (ф. N ОС-4а);

в разделе 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств" (ф. N ОС-4б).

Акт ф. 0504143 применяется для списания однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 1000 рублей до 10000 рублей.

Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения социального обслуживания населения.

Списание производится при полной изношенности предметов с указанием причины списания.

Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Акт ф. 0504144 составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения социального обслуживания населения.

Акт оформляется в двух экземплярах, утверждается руководителем учреждения социального обслуживания населения. При этом первый экземпляр Акта с приложением списка (списков) с указанием причин на исключение из библиотеки литературы передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.

Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.), морально устаревшей, составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного Акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.