18. Организация учета документации по контролю и надзору в области пожарной безопасности

18. Организация учета документации по контролю и надзору в области пожарной безопасности.

18.1. Территориальные органы Ростехнадзора должны вести:

журнал учета юридических лиц, в отношении которых осуществляется контроль и надзор;

контрольно-наблюдательные дела на каждое юридическое лицо с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов;

журнал учета мероприятий по контролю;

журнал учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

журнал входящей документации (регистрация входящих документов), в том числе обращений граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления контроля и надзора в области пожарной безопасности;

журнал исходящей документации (регистрация исходящих документов), в том числе ответов на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления контроля и надзора в области пожарной безопасности.

18.2. Порядок ведения журналов, контрольно-наблюдательных дел, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, определяет руководитель территориального органа Ростехнадзора с учетом оперативного доступа к необходимым материалам. Руководитель территориального органа Ростехнадзора назначает ответственных должностных лиц за их ведение и хранение документов.

Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов контрольно-наблюдательных дел, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также дел, по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном Ростехнадзором.

18.3. Учетные записи о начале мероприятия по контролю вносятся в журнал учета мероприятий по контролю в течение трех рабочих дней после подписания распоряжения. По окончании мероприятия по контролю в течение трех рабочих дней после подписания предписания инспектор докладывает начальнику отдела об исполнении государственной функции и заполняет журнал учета мероприятий по контролю.

18.4. Контрольно-наблюдательное дело формируется ответственным за осуществление контроля и надзора в области пожарной безопасности инспектором и содержит копии распоряжений (приказов), акты проверок со всеми приложениями, а также в случаях выявления нарушений требований пожарной безопасности копии протоколов и постановлений по делу об административном правонарушении, вынесенных должностными лицами органов Ростехнадзора, предписания по устранению нарушений, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов надзора за последние пять лет.

В контрольно-наблюдательное дело приобщаются документы, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

Формирование контрольно-наблюдательного дела на новое юридическое лицо осуществляется в течение десяти дней с момента получения информации о новом объекте надзора.