14. Прием, регистрация и проверка представленного комплекта документов, хранение документов

14. Прием, регистрация и проверка представленного комплекта документов, хранение документов.

14.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для исполнения государственной функции, является представление в Минкультуры России письменного заявления в соответствии с приложением N 1 к настоящему Регламенту.

14.2. При передаче документов в Отдел документы принимаются специалистом Отдела, ответственным за регистрацию документов (далее - специалист, ответственный за регистрацию документов).

Специалист, ответственный за регистрацию документов, в присутствии заявителя либо уполномоченного им лица проверяет соответствие документов перечням, указанным в п. 8 настоящего Регламента.

При отсутствии замечаний по документам специалист, ответственный за регистрацию документов, регистрирует документы в журнале входящих документов по выдаче удостоверений, ставит штамп о приеме документов с указанием входящего номера и даты приема документов на копии заявления о выдаче удостоверения, которую возвращает заявителю либо уполномоченному им лицу.

В течение одного рабочего дня после регистрации документов специалист, ответственный за регистрацию документов, передает их начальнику Отдела (в его отсутствие - заместителю начальника Отдела).

14.3. При направлении документов по почте или курьером документы принимаются и передаются специалисту, ответственному за регистрацию документов.

Специалист, ответственный за регистрацию документов, в течение одного рабочего дня после получения документов проверяет соответствие документов перечням, указанным в п. 8 настоящего Регламента.

При отсутствии замечаний к документам специалист, ответственный за регистрацию документов, регистрирует документы в журнале входящих документов по выдаче удостоверений и в течение одного рабочего дня после регистрации документов передает их начальнику Отдела (в его отсутствие - заместителю начальника Отдела).

При несоответствии документов перечням, указанным в п. 8 настоящего Регламента, рассмотрение документов приостанавливается до того момента, пока заявитель не представит недостающие документы. Специалист, ответственный за регистрацию документов, направляет в адрес заявителя уведомление в порядке, изложенном в п. 10 настоящего Регламента. Документы предоставляются заявителем в течение 10 дней с момента получения уведомления.

14.4. Начальник отдела (в его отсутствие - заместитель начальника Отдела) в течение одного рабочего дня после получения документов путем оформления резолюции на заявлении о выдаче удостоверения назначает ответственного исполнителя - специалиста Отдела для рассмотрения документов (далее - специалист по рассмотрению документов).

14.5. В целях учета, систематизации и хранения полученных от заявителя документов формируется дело, которому специалистом по рассмотрению документов присваивается индивидуальный номер. В дело подшиваются документы, а также дополнительные документы (копии запросов, извещений и иной исходящей документации, касающейся поданных заявителем документов).

14.6. Дела хранятся в Отделе один год с момента выдачи прокатного удостоверения. После истечения указанного срока дела сдаются в архив в соответствии с требованиями делопроизводства.