Прием и регистрация письменных обращений в ФСКН России

46. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменных обращений является поступление в ФСКН России письменного обращения гражданина.

47. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) проверяется правильность их адресования. Ошибочно доставленные почтовые отправления не вскрываются и возвращаются на почту.

48. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем вложений. В случае их отсутствия либо несоответствия указанных в обращении гражданина документов и материалов имеющимся в конверте составляется соответствующий акт и вносятся отметки в учетные формы. Конверт хранится вместе с обращением и материалами по его рассмотрению.

49. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

50. Сотрудник Приемной ФСКН России регистрирует поступившие в ФСКН России письменные обращения путем внесения данных в учетную форму системы автоматизации делопроизводства (далее - учетная форма).

Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.

51. Основными сведениями, подлежащими обязательному отражению в учетной форме, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер;

сведения о повторное обращения;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, дата подписания обращения;

краткое содержание обращения;

фамилия, инициалы и резолюция должностного лица по обращению, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнитель);

дата и результаты рассмотрения обращения;

сведения о постановке обращения на контроль;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

52. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера обращения (например: Д/401).

Если обращение является приложением к сопроводительному письму, поступившему из государственного органа, органа местного самоуправления, организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

53. При поступлении повторных обращений (обращений от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу) им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующих графах учетной формы указывается регистрационный номер первичного обращения и отметка "повторно". Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не считаются.

54. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, органы местного самоуправления или иным должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в ФСКН России, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившему обращению.

Дубликатное обращение, повторяющее текст предыдущего обращения, на которое давался ответ, не рассматривается, а заявителю направляется уведомление о ранее данном ответе с приложением копии этого ответа.

55. Регистрационный номер обращения, подписанного двумя и более гражданами (далее - коллективное обращение), состоит из букв "Кол" и порядкового номера обращения (например: Кол/635). При регистрации такого обращения в учетную форму вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого должен быть направлен ответ. В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "коллективное" и указывается количество граждан, подписавших обращение.

56. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом сопроводительное письмо копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

57. Регистрационный номер обращения, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес, состоит из букв "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Ан/711). В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "анонимное".