IV. Контроль за совершением действий при исполнении государственной функции

IV. Контроль за совершением действий при исполнении

государственной функции

4.1. В Россельхознадзоре контроль за рассмотрением письменных обращений граждан осуществляется должностными лицами структурных подразделений в пределах их компетенции.

4.2. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает из структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина), подписанный экземпляр ответа автору обращения, визовый экземпляр ответа на обращение гражданина и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.

После регистрации головной исполнитель направляет ответ заявителю, как правило, по каналам почтовой связи или выдает на руки заявителю под роспись.

Ответ на обращение может быть направлен по каналам электронной почты по указанному автором обращения адресу электронной почты. В этом случае готовится письменный ответ, который согласовывается и подписывается в соответствии с Регламентом, регистрируется и снимается с контроля, после чего направляется автору обращения по электронной почте и по каналам почтовой связи.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра ответа на обращение гражданина (со штампом "в дело") возвращает должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.

Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается оригинал обращения (со штампом "в дело"), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, и визовый экземпляр зарегистрированного ответа на обращение гражданина.

4.3. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением в соответствии с поручением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и других органов государственной власти, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:

- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- подписанный экземпляр ответа автору обращения;

- визовый экземпляр ответа на обращение гражданина и его копию;

- в случае, если было соответствующее поручение, - подписанный экземпляр сопроводительного письма в вышеуказанные организации, - визовый экземпляр сопроводительного письма в вышеуказанные организации (с копией ответа гражданину) и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра ответа на обращение гражданина и в случае, если было соответствующее поручение, копию зарегистрированного визового экземпляра сопроводительного письма в вышеуказанные организации (к копии ответа гражданину) возвращает (со штампом "в дело") должностному лицу структурного подразделения, ответственному за исполнение поручения.

Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается оригинал обращения (со штампом "в дело"), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, в случае, если было соответствующее поручение, - зарегистрированный визовый экземпляр сопроводительного письма (с копией ответа гражданину) и зарегистрированный визовый экземпляр ответа на обращение гражданина.

4.4. В случае, если обращение гражданина рассмотрено структурным подразделением в соответствии с поручением Министерства сельского хозяйства Российской Федерации в порядке соисполнения поручения о рассмотрении обращения гражданина, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:

- подписанный экземпляр ответа на поручение по обращению гражданина;

- копию обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- визовый экземпляр ответа на поручение по обращению и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.

Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, после представления всех материалов по рассмотрению обращений граждан делает отметку о снятии поручения с контроля и списывает его "в дело".

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; копию визового экземпляра (со штампом "в дело") зарегистрированного письма, возвращает должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается (со штампом "в дело") копия обращения гражданина (с поручением Минсельхоза России), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, визовый экземпляр зарегистрированного письма.

4.5. В случае, если обращение (копия) гражданина (с сопроводительным письмом Россельхознадзора) было направлено на рассмотрение в управление Россельхознадзора, должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, направившего данное обращение в управление Россельхознадзора:

- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- подписанный экземпляр сопроводительного письма;

- визовый экземпляр сопроводительного письма (с поручением о рассмотрении обращения гражданина в управлении Россельхознадзора) и его копию;

- подписанный экземпляр письма автору обращения с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) на рассмотрение в управление Россельхознадзора;

- визовый экземпляр письма с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) на рассмотрение в управление Россельхознадзора и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, после представления всех материалов по рассмотрению обращений граждан делает отметку о снятии поручения с контроля и списывает его "в дело".

Должностное лицо подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело"; зарегистрированную копию визового экземпляра сопроводительного письма (с поручением о рассмотрении обращения гражданина в управлении Россельхознадзора) и копию визового экземпляра письма с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) на рассмотрение в управление Россельхознадзора (со штампом "в дело") возвращает должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается оригинал обращения (со штампом "в дело"), затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, визовый экземпляр зарегистрированного сопроводительного письма (с поручением о рассмотрении обращения гражданина в управлении Россельхознадзора) и визовый экземпляр зарегистрированного письма с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) на рассмотрение в управление Россельхознадзора.

В случае, если обращение гражданина было рассмотрено управлением по поручению Россельхознадзора и гражданину был направлен ответ, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, после получения сопроводительного письма управления Россельхознадзора с копиями ответов гражданам и контроля сроков рассмотрения обращения гражданина в управлении Россельхознадзора приобщает сопроводительные письма управления Россельхознадзора (с копией ответа гражданину) "в дело" к имеющимся в сформированном деле материалам о рассмотрении обращения гражданина.

4.6. В случае, если поручение о рассмотрении обращения гражданина было направлено (переадресовано) Россельхознадзором в другую организацию, в компетенцию которой входит решение поставленных в обращении вопросов, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:

- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- копию обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- подписанный экземпляр сопроводительного письма;

- подписанный экземпляр письма автору обращения с уведомлением гражданина о направлении его обращения (копии) для рассмотрения в другую организацию;

- визовый экземпляр сопроводительного письма о переадресации для рассмотрения обращения гражданина в другую организацию с уведомлением гражданина о направлении его обращения для рассмотрения в другую организацию и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов и осуществляет регистрацию обращения.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, делает отметку в регистрационной карточке (в системе электронного документооборота) о списании обращения гражданина "в дело".

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, формирует "дело" по обращению гражданина. В "дело" сначала подшивается копия обращения гражданина (со штампом "в дело"), затем визовый экземпляр сопроводительного письма о переадресации рассмотрения обращения гражданина в другую организацию с уведомлением гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другую организацию.

4.7. В случае направления письма (запроса) Россельхознадзора (с копией обращения гражданина) в управление Россельхознадзора для получения информации, необходимой для рассмотрения в Россельхознадзоре обращения гражданина и подготовки ответа гражданину, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, получает от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения:

- оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина);

- подписанный экземпляр сопроводительного письма (с копией обращения гражданина);

- визовый экземпляр сопроводительного письма (с поручением о представлении управлением Россельхознадзора информации для рассмотрения обращения гражданина) и его копию.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, проверяет полноту представленных материалов, осуществляет регистрацию сопроводительного письма.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, вносит информацию о ходе рассмотрения обращения гражданина в регистрационную карточку и возвращает оригинал обращения гражданина (с материалами к обращению гражданина) и копию визового экземпляра сопроводительного письма (с поручением о представлении управлением Россельхознадзора информации для рассмотрения обращения гражданина) должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, под расписку.

В случае, если управлением Россельхознадзора в соответствии с поручением Россельхознадзора направлена в Россельхознадзор информация о рассмотрении обращения гражданина и подготовки ответа, должностное лицо структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения гражданина, получает из структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, письмо управления Россельхознадзора с информацией о рассмотрении обращения гражданина и ответа гражданину.

Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, еженедельно подготавливает справки о состоянии исполнительской дисциплины в части исполнения поручений о рассмотрении обращений граждан, которые за подписью начальника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, еженедельно направляются начальникам структурных подразделений, ответственных за исполнение поручений, при необходимости - заместителям руководителя Россельхознадзора.

Должностные лица структурных подразделений, принимающие участие в проведении выездных проверок управлений Россельхознадзора (в рамках осуществления ведомственного контроля), оказывают необходимую практическую помощь в рассмотрении обращений граждан, в том числе направленных для рассмотрения в управления Россельхознадзора из центрального аппарата Россельхознадзора и находящихся на контроле в соответствующих структурных подразделениях; принимают (при необходимости) меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

4.8. Административные процедуры в части подготовки отчетности при осуществлении государственной функции осуществляется в следующем порядке.

В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в Россельхознадзоре (управлении Россельхознадзора) уполномоченные должностные лица структурных подразделений осуществляют учет обращений граждан, поступивших (по компетенции) в соответствующие структурные подразделения, а также анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, и готовят предложения, направленные на устранение причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан, при необходимости докладывают их руководству Россельхознадзора (управления Россельхознадзора).

Должностные лица структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, ежеквартально обеспечивают сбор, учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, представленных структурными подразделениями.

Анализ количества и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях осуществляет юридическое (правовое) подразделение Россельхознадзора (управления Россельхознадзора).

Должностные лица структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, ежемесячно подготавливают статистические отчеты, а также годовой отчет и аналитическую записку об исполнении Россельхознадзором государственной функции для направления в Министерство сельского хозяйства Российской Федерации.