III. Административные процедуры

16. При регистрации и исполнении письменного обращения выделяют следующие административные процедуры и сроки:

прием и регистрация письменного обращения - 3 дня;

направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности - 7 дней со дня регистрации;

рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа - 30 дней со дня регистрации.

17. Поступающие в Министерство письменные обращения (бандероли, посылки) принимаются общим отделом Департамента управления делами Министерства.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Департамента управления делами.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками общего отдела Департамента управления делами.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в Отдел по работе с обращениями граждан.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.

18. Обращения граждан в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в Отдел по работе с обращениями граждан через официальный сайт Министерства путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.

Интернет-обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:

отсутствие адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

Письменный ответ Министерства на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

19. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками Отдела по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Министерство в Автоматизированной системе учета (далее - АСУ).

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Работники Отдела по работе с обращениями граждан при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".

В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также общее число авторов указываются в графе "Аннотация обращения". Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе "Аннотация обращения" (Сидорова М.М.). В РКК делается отметка "Коллективное".

Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

По результатам регистрации указанные обращения направляются работниками Отдела по работе с обращениями граждан в департаменты Министерства для сведения и использования в работе или списываются в дело.

Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

Слова "город", "край", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется. Например, 244110, Московская область, г. Воскресенск, ул. Химиков, 14-2-34.

Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:

"п." - поселок;

"с." - село;

"ст." - станица;

"х." - хутор;

"ст-я" - станция;

"б-р" - бульвар;

"линия" - линия;

"наб." - набережная;

"пер." - переулок;

"пл." - площадь;

"пр-т" - проспект;

"пр-д" - проезд;

"туп." - тупик;

"мкр." - микрорайон;

"кварт." - квартал.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп Отдела по работе с обращениями граждан установленного образца с указанием даты регистрации обращения в АСУ и регистрационного номера обращения.

20. Направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности.

Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в АСУ.

Поступившие в Министерство обращения передаются для первичного рассмотрения специалистам Отдела по работе с обращениями граждан, которые, в зависимости от содержащихся в них вопросов, направляют их вместе с РКК в департаменты Министерства, а также при необходимости копии обращений направляют в подведомственные Министерству федеральные службы, федеральное агентство, находящиеся в ведении Министерства (далее - службы, агентство) и государственные внебюджетные фонды, координацию деятельности которых осуществляет Министерство, а также в другие государственные органы или организации, в ведении которых находятся поставленные в обращении вопросы.

Работник Отдела по работе с обращениями граждан в зависимости от содержания в трехдневный срок направляет письменное обращение с проектом резолюции Министру или его заместителям (далее - руководству Министерства) или в соответствующие структурные подразделения Министерства для рассмотрения и ответа авторам обращений.

21. Отдел по работе с обращениями граждан при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

22. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Министерства, служб, агентства и государственных внебюджетных фондов, координацию деятельности которых осуществляет Министерство, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

23. Рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа.

Основание для начала административной процедуры: направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.

24. Все обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению.

25. Зарегистрированные в Отделе по работе с обращениями граждан обращения при необходимости докладываются руководству Департамента управления делами либо руководству Министерства.

РКК хранятся в картотеке департаментов для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.

Обращения, рассмотренные руководством Министерства, передаются в Отдел по работе с обращениями граждан для регистрации резолюции в АСУ и последующего направления обращения в соответствующие департаменты вместе с РКК.

Копии обращений, рассмотрение которых поручено руководителям служб, агентства, государственных внебюджетных фондов, координацию деятельности которых осуществляет Министерство, направляются Отделом по работе с обращениями граждан в указанные в резолюции организации без приложения РКК.

Исполнение указанных обращений Отделом по работе с обращениями граждан берется на особый контроль.

Заявитель информируется Отделом по работе с обращениями граждан о переадресации его обращения в соответствии с поручением руководства Министерства.

В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Министерства, службам, агентству и государственным внебюджетным фондам, координацию деятельности которых осуществляет Министерство, ответственным исполнителем является подразделение Министерства или учреждение, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину. Остальным соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители) сотрудниками Отдела по работе с обращениями граждан направляются копии обращения.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа заявителю или сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа Министерства осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководству департамента, являющегося ответственным исполнителем, либо руководству Министерства. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ Министерства.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Руководство департаментов рассматривают обращения, поступившие в течение текущего рабочего дня, по мере их поступления.

Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: "Вручить немедленно" или "Срочно", рассматриваются руководством департамента незамедлительно.

В случае ошибочного направления обращения в департамент работник, ответственный за делопроизводство, в срок до 3-х дней с даты его регистрации в Министерстве возвращает его в Отдел по работе с обращениями граждан с пометкой руководителя департамента для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

Передача обращений граждан из одного департамента в другой осуществляется только через Отдел по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя департамента либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование департамента, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.

В случае разногласий между руководителями департаментов Министерства о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается заместителем Министра в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.

26. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством соответствующего департамента Министерства запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы работники соответствующих департаментов Министерства.

Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается Министром или его заместителями.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на первичные обращения граждан подписывают руководители департаментов и их заместители.

Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководителями департаментов или их заместителями, готовятся за подписью руководителей Министерства.

При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением гражданина передается в Отдел по работе с обращениями граждан.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются автору обращения заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

27. Исходящие регистрационные номера ответам, подписанным руководством Министерства, а также на обращения, взятые на контроль Отделом по работе с обращениями граждан, присваиваются Отделом по работе с обращениями граждан. Указанные ответы на обращения вместе с перепиской направляются в Отдел по работе с обращениями граждан для регистрации и отправки адресатам.

В структурном подразделении Министерства исходящий регистрационный номер ответа на обращение состоит из индекса Отдела по работе с обращениями граждан, регистрационного номера обращения в АСУ (через дробь) и индекса структурного подразделения, исполнившего обращение.

Например: 10-4/301234-17, где 10-4 - индекс Отдела по работе с обращениями граждан, осуществившего регистрацию обращения гражданина под номером 301234, 17 - индекс Департамента государственной службы.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращение, подписанного руководством Министерства, формируется по вышеуказанному порядку путем добавления соответствующих буквенных индексов должностного лица (Министра, заместителей Министра).

Например: 10-4/301234-17-ТГ, 10-4/301234-17-МТ, 10-4/301234-17-ВС.

Исходящие регистрационные номера ответам, подписанным руководителями департаментов, присваиваются в департаменте, исполнившим обращения.

Перед передачей ответов заявителям на отправку работник, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Оформленные надлежащим образом ответы передаются в Общий отдел Департамента управления делами для отправки адресатам.

Отправка ответов по результатам рассмотрения обращений граждан, зарегистрированных в Отделе по работе с обращениями граждан, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан через фельдъегерскую связь.

На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмотрения руководством департамента проставляется надпись "В дело" и личная подпись.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа заявителю формируются в дела в департаменте, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел департамента.

Обращения без принятого руководством департамента решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Подлинники обращений граждан, взятых на контроль Отделом по работе с обращениями граждан, сопроводительные документы к ним, визовые копии ответов заявителям и в контролирующие органы формируются в дела в Отделе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел Отдела по работе с обращениями граждан.

28. Организация личного приема граждан.

Министр осуществляет личный прием в помещении Приемной Правительства Российской Федерации.

Личный прием граждан заместителями Министра и руководством департаментов Министерства осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым Министром.

Организацию приема посетителей заместителями Министра руководством департаментов Министерства осуществляет Отдел по работе с обращениями граждан.

Информация о результатах приема граждан руководством Министерства направляется в Отдел по работе с обращениями граждан до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

29. Проведение личного приема.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Результаты приема заносятся в карточку личного приема с использованием автоматизированной базы данных "Прием граждан".

Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

На личном приеме гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.

На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "принято на личном приеме". Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

30. Начальник Отдела по работе с обращениями граждан при рассмотрении вопросов об оказании медицинской помощи гражданам Российской Федерации в федеральных учреждениях здравоохранения имеет право направить заявителя на консультацию в соответствующее федеральное учреждение здравоохранения. Перечень необходимых документов, при наличии которых может быть решен данный вопрос, определяется заинтересованными структурными подразделениями Министерства и утверждается заместителем Министра.

Направления на консультацию подписываются начальником Отдела по работе с обращениями граждан.

В случае если по результатам консультации выявлена необходимость в оказании медицинской помощи в соответствующих федеральных учреждениях здравоохранения, направление на оказание указанной медицинской помощи выдается в установленном порядке.

При возникновении сложных (спорных) ситуаций вопрос о целесообразности выдачи направления согласовывается с руководителем заинтересованного структурного подразделения Министерства.

Контроль за выдачей направлений осуществляют руководители заинтересованных структурных подразделений Министерства.

В случае необходимости при ведении приема работниками Отдела по работе с обращениями граждан могут быть приглашены работники структурных подразделений Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение поднимаемых гражданином вопросов.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

31. Анализ обращений граждан.

Руководители департаментов обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:

количество и характер рассмотренных обращений граждан;

количество и характер решений, принятых по обращениям граждан Министерством в пределах его полномочий;

количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Руководители департаментов организуют учет и анализ вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.

По итогам года руководители (заместители руководителей) служб, агентства направляют доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан в Министерство.

Отдел по работе с обращениями граждан обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет проект соответствующего доклада Министру для последующего направления в Правительство Российской Федерации.

31.1. В случае если в обращении граждан в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации содержится информация о нарушениях гарантий оказания гражданам бесплатной медицинской помощи, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе:

о незаконном взимании врачами и средним медицинским персоналом медицинских организаций денежных средств за оказание медицинской помощи (предоставление услуг), предусмотренной программой государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи (далее - программа),

о незаконном взимании денежных средств в кассу медицинских организаций за оказание за плату медицинской помощи (предоставление услуг), предусмотренной программой,

о взимании денежных средств за предоставление платных медицинских услуг, не предусмотренных программой, на осуществление которых у медицинской организации не имеется специального разрешения соответствующего органа управления здравоохранением,

о незаконном взимании денежных средств за выдачу справок, направлений на лечение, рецептов на отпуск лекарственных средств и др., работник Отдела по работе с обращениями граждан в зависимости от содержания обращения в трехдневный срок направляет его в Департамент организации медицинской помощи и развития здравоохранения, Департамент развития медицинской помощи детям и службы родовспоможения, Департамент высокотехнологичной медицинской помощи или Департамент развития медицинского страхования Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, который в трехдневный срок со дня поступления соответствующей информации готовит:

проект поручения заместителя Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения и социального развития с указанием в семидневный срок проверить поступившую от граждан информацию о нарушениях гарантий оказания гражданам бесплатной медицинской помощи, установленных законодательством Российской Федерации, принять в отношении учреждений, допустивших соответствующие нарушения, меры, предусмотренные действующим законодательством, и информировать о результатах проверки и предпринятых мерах Минздравсоцразвития России;

проект письма заместителя Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации в соответствующий орган управления здравоохранением субъекта Российской Федерации, иной орган или Российскую академию медицинских наук в зависимости от подведомственности учреждений с рекомендацией проверить поступившую от граждан информацию о нарушениях гарантий оказания гражданам бесплатной медицинской помощи, установленных законодательством Российской Федерации, и принять необходимые меры (в случае, если проверка деятельности указанных учреждений не относится к компетенции Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития).

(п. 31.1 введен Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.12.2009 N 936н)