Глава X. Контроль за состоянием и работой архивов. передача документов в государственные архивы

Глава X. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ И РАБОТОЙ АРХИВОВ.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

281. Штабы и управления всех степеней обязаны систематически проверять состояние и работу подчиненных архивов, а также порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях и организациях.

Управление делами совместно с ЦА МО и ЦВМА проверяет состояние и работу окружных и флотских архивов не реже одного раза в 5 лет.

282. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам проверки может издаваться приказ.

283. Представители Федерального архивного агентства допускаются к проверке состояния и использования документов в центральных архивах по согласованию с Аппаратом Министра обороны Российской Федерации и при наличии специальных удостоверений. На тех же основаниях Федеральным архивным агентством могут привлекаться к проверкам и представители федеральных государственных архивов.

284. Начальники центральных архивов и АВМД один раз в 3 года к 1 декабря отчетного года представляют в Управление делами паспорта своих архивов (форма N 26). Указанные паспорта начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации к 30 декабря отчетного года представляет в Федеральное архивное агентство.

285. Начальники архивов военных округов, группы войск, флотов и флотилий ежегодно к 30 декабря представляют в ЦА МО и ЦВМА доклады о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год.

Начальники центральных архивов, АВМД и других архивов доклады о состоянии своих архивов и проделанной работе за истекший год представляют в Управление делами ежегодно к 1 февраля. При этом начальники ЦА МО и ЦВМА докладывают также о работе и состоянии окружных и флотских архивов.

286. Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:

а) состояние архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и наличие свободных площадей для приема архивных дел);

б) движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в центральные архивы, крайние даты дел, количество фондов);

в) состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);

г) проведенная работа по проверке хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (организациях);

д) устранение недостатков, отмеченных в актах проверки архива;

е) штатная численность и укомплектованность архива личным составом;

ж) предложения по улучшению работы архива.

287. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, по истечении 75-летнего срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы <*>. Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Федеральным архивным агентством.

--------------------------------

<*> В необходимых случаях сроки хранения документов в архивах Вооруженных Сил могут быть продлены Министерством обороны по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

288. Передача документов в государственные архивы производится по акту. Акт о сдаче документов в государственные архивы (форма N 39) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй остается у архива-сдатчика.