В. Проверка наличия и состояния дел и описей

222. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

223. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

224. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет.

В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно.

Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:

а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;

б) при передаче документов из архива (архивохранилища);

в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;

г) при смене начальника архива военного округа, группы войск, флота, флотилии, а в центральных архивах - хранителя фондов.

225. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

В состав комиссий должны входить лица, имеющие соответствующий допуск к работам и документам.

226. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справрчными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

а) наличие описей;

б) количество архивных дел, числящихся по описям;

в) количество архивных дел, оказавшихся в наличии;

г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

д) количество архивных дел, не включенных в описи;

е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

з) пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;

и) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;

к) условия хранения документов.

Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 30). Листы проверки включаются в дело фонда.

227. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).

228. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.

В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31).

229. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета записей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18).

При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.

Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют:

в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальники этих архивов.

230. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.

231. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 32). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.

Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

232. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается:

в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы;

в центральных архивах - начальниками этих архивов.

Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.