В. Оформление результатов экспертизы ценности документов

135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и организациях составляются описи в соответствии с требованиями пунктов 57 - 72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 14).

136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (организации) с присвоением им грифа "секретно". Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (организации) без грифа секретности.

При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.

137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и организаций в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.

Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма N 15) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел.

Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма N 16) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего перечня.

Акты в архивах составляются по действительному наименованию воинских частей и организаций или по номеру фонда.

Акты на уничтожение дел воинских частей и организаций за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, расформированных в послевоенный период воинских частей и организаций, а также воинских частей и организаций, не имеющих условных наименований, составляются без грифа секретности. В несекретном порядке составляются акты по номеру фонда без указания действительных наименований воинских частей и организаций.

Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых наименования дел составляют государственную тайну, присваивается соответствующий гриф секретности.

Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, а также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются с грифом "секретно".

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

138. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма N 17) по каждому фонду в отдельности.

139. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.

Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов.

Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".

В графу акта "Основание к уничтожению" кроме номеров соответствующих статей по перечням могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.).

140. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 г.

141. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела всей воинской части (организации). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

142. Центральные, окружные и флотские архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.

143. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются:

на дела воинской части (организации) - начальником штаба воинской части (начальником организации);

на дела, хранящиеся в окружных и флотских архивах, - начальником штаба, в подчинении которого находится архив;

на дела, хранящиеся в центральных архивах, - начальниками этих архивов.

144. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

145. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях, имеющих лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну.

Дела с документами, имеющими гриф "особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации) или архива.

Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.

Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

146. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.

Механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии всех членов комиссии.

Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.

Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении дел.

147. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в штатных архивах - в описях, алфавитных карточках (формы N 3, 4) и в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18), производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел (форма N 19).

148. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по книге учета актов на уничтоженные архивные дела (форма N 20).

149. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются: в архивах - в отдельные дела или дела фондов;

в воинских частях и организациях - в специальные дела с актами на уничтоженные архивные дела.

150. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, подшиваются в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива.