Ж. Прием документов в архивах

86. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.

Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются.

Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

87. Дела от воинских частей и организаций архивами принимаются:

с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов.

Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций).

88. Дела от окружных и флотских архивов центральными архивами принимаются:

с грифами "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом по усмотрению начальников центральных архивов.

89. Выявленные при приеме дел в архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в штампе (форма N 8), который проставляется на листе с заверительной надписью.

90. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива.

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов".

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.

Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

91. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (организации) для принятия мер.

Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел в целях карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.

92. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп (формы N 9, 10). В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

93. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы N 11, 12, 13), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик.

Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации).

94. Прием и передача документов внутри архивов производятся на основании инструкций, утверждаемых в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых они находятся, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

95. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).

Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки, конные повозки).