А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы

А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче

в архивы

34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов Министра обороны Российской Федерации по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.

Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.

35. Оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).

36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах <*>, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

--------------------------------

<*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.

Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.

37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых <*>, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);

--------------------------------

<*> Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава и вахтенных журналов чистые листы не изымаются.

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 5 - карта-склейка из 10 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.

38. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником строевого (секретного) отдела (отделения, части) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3" или "Документ, вх. N 073, на 2 листах (листы 63 - 64) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. за исх. N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для пакетов".

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

39. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом бланке или на чистом листе, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера листов с неустранимыми дефектами;

номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;

количество и наименования имеющихся к делу приложений.

Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Примеры заверительных надписей:

"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3".

40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела (форма N 1) <*>.

--------------------------------

<*> Формы документов и штампов, применяемых в архивах Вооруженных Сил, приведены в приложении к настоящему Наставлению.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и на скольких листах.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Листы внутренней описи подшиваются (но не пронумеровываются) в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

41. На обложках (титульных листах) дел, книг, журналов и т.п. (форма N 2) указывается:

а) срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные);

б) инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в инвентарных книгах);

в) гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется);

г) наименование воинской части (организации). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращения) действительное наименование воинской части (организации). Если воинская часть (организация) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)".

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. - 2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)".

На несекретных делах воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименование, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000);

д) присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

е) наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: "Приказы командира полка по строевой части N 1 - 20", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии". Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

ж) число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, директивы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел с постановлениями военных советов, с протоколами заседаний датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).

Для книг учета личного состава датой начала дела является самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой окончания - самая поздняя дата исключения из списков воинской части.

Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а окончания - 31 марта.

Для личных карточек лиц гражданского персонала датой начала является самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле;

з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.

Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке <*>.

--------------------------------

<*> Титульный лист должен наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

42. В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных документов военнослужащих, лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.

В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

43. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней обложкой папки.

Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

44. Личные карточки на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, организации до 500 карточек) систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: "Личные карточки лиц гражданского персонала (форма N Т-2), уволенных в 1990 - 1994 гг., на буквы А - К".

При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.

Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества сдаются в ЦВМА без ящиков.

45. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также солдатам, матросам, сержантам и старшинам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.

В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: "Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989 - 1994 годы на буквы А - К".

46. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

47. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

48. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.

Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.

На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись.

На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: "Истории болезней на буквы А - Б".