III. Порядок подготовки и оформления решений и поручений руководителя Агентства и его заместителей

III. Порядок подготовки и оформления решений и поручений

руководителя Агентства и его заместителей

3.1. Решения руководителя Агентства и его заместителей принимаются в форме приказов, распоряжений, протоколов, а также поручений.

3.2. Приказ:

3.2.1. Приказами оформляются организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам деятельности Агентства и подведомственных ему федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, кадровым и другим вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

3.2.1. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Агентства (далее - подразделения) по вопросам, находящимся в их ведении.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров Управления делами на основании соответствующих представлений или поручений руководства Агентства.

Приказы подписываются руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности.

3.2.2. Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с руководителями заинтересованных подразделений, курирующими заместителями руководителя Агентства несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проекты приказов.

3.2.3. Проект приказа и приложения к нему, завизированные исполнителем (на оборотной стороне полистно) и руководителем подразделения, внесшим проект, согласовываются с руководителями других заинтересованных подразделений, Договорно-правовым управлением и Управлением делами, а также визируются курирующим заместителем руководителя Агентства.

3.2.4. Замечания по проекту приказа излагаются в справке, прилагаемой к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

3.2.5. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и кем он согласован.

К проекту приказа в обязательном порядке прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем.

3.3. Распоряжение:

3.3.1. Распоряжениями оформляются решения отдельных вопросов преимущественно оперативного и организационного характера.

3.3.2. Проекты распоряжений готовятся секретариатами руководителя Агентства или его заместителей, соответственно, либо подразделением, инициировавшим проведение совещания.

3.3.3. Редакции поручений, содержащихся в проекте распоряжения, должны быть согласованы с руководителями заинтересованных подразделений.

3.3.4. Урегулирование спорных вопросов по проекту распоряжения производится аналогично порядку, установленному для проекта приказа.

3.3.5. Распоряжения подписывает руководитель Агентства или заместитель руководителя, давший указание о подготовке проекта распоряжения.

3.4. Протокол:

3.4.1. Решения, принятые на совещаниях у руководителя Агентства и его заместителей, оформляются протоколами в срок до 3-х дней.

3.4.2. Организация совещания возлагается на соответствующий секретариат и подразделение, к сфере ведения которого относятся обсуждаемые вопросы (ответственный исполнитель).

3.4.3. Представляемые материалы должны быть подписаны (завизированы) руководителем соответствующего подразделения.

Ответственный исполнитель обобщает указанные материалы и на их основе готовит проект протокола или предложения для включения в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопросов.

3.4.4. Проект протокола оформляется соответствующим секретариатом либо ответственным исполнителем.

3.4.5. Подготовленный на подпись с учетом обсуждения рассматриваемых вопросов и данных председательствующим на совещании проект протокола должен быть завизирован исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект протокола (ответственным исполнителем), руководителями заинтересованных подразделений, а в случае подписания протокола руководителем Агентства, также заместителем руководителя Агентства, в сферу ведения которого входят рассматриваемые на совещаниях вопросы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

3.4.6. К протоколу составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем, ответственным за его подготовку.

3.5. Распоряжениями и протоколами не могут оформляться решения о назначении, увольнении, наказании и поощрении работников аппарата Агентства.

3.6. Поручение:

3.6.1. Поручение руководителя Агентства или его заместителей оформляется в форме резолюции.

3.6.2. Резолюция может быть написана на документе или отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В состав реквизитов резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документов), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции.

При необходимости даются указания по контролю исполнения поручения.

На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

В резолюции в качестве исполнителей указываются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений по поставленным в документе вопросам.

Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то руководитель подразделения, указанный в резолюции первым или помеченный словами "созыв", "обобщение" или "отв.", является ответственным и организует подготовку документа согласно резолюции руководителя Агентства или его заместителей.

3.6.3. Если исполнение документа требует решения различных вопросов, то резолюция может предусматривать поручения нескольким ответственным исполнителям, которые выделяются в самостоятельные пункты резолюции.

3.6.4. В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен данный документ (с поручением) для сведения.

3.6.5. При оформлении резолюции на отдельном листе указывается также регистрационный номер и дата документа, к которому относится данная резолюция, срок исполнения поручения, а при необходимости - должностное лицо (фамилия и инициалы), на которое возлагается осуществление контроля исполнения документа.

3.6.6. Не допускается внесение правок, изменений и добавлений в резолюции после их подписания.