IV. Организация исполнения документов и поручений

4.1. Данный раздел определяет порядок исполнения поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства, протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства, а также писем Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства, других органов государственной власти, поступивших непосредственно в Агентство, поручений руководства Минкультуры России, руководителя Агентства и его заместителей.

4.2. Исполнение документа включает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководством Агентства или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Агентства и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

4.3. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Агентства направляется заместителю руководителя Агентства, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя Агентства направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) адресовано только заместителям руководителя Агентства, то заместитель руководителя Агентства, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).

Если поручение дано заместителем руководителя Агентства, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя Агентства или его заместителей адресовано руководителям подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", обобщение" или "отв.".

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

4.4. Ответственный исполнитель дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения. При необходимости для исполнения поручения (резолюции) он может затребовать материалы также от подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю Агентства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Агентства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.

При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых Агентством, указываются в тексте приглашения фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.

4.5. Исходящий документ, подписанный руководителем Агентства или его заместителем, передается в Управление делами, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если руководитель Агентства либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

Телеграммы принимаются Управлением делами завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108.

4.6. Если для исполнения поручения руководителя Агентства или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

4.7. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).

4.8. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "весьма срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства - до 10 дней, если не установлен иной срок;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Агентство и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней;

резолюции руководителя Агентства либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если руководителем Агентства либо его заместителями не установлен иной срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

4.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Агентства или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами.

4.10. Сроки исполнения документов с пометками "срочно", "весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.

4.11. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в федеральные государственные учреждения, федеральные государственные унитарные предприятия, подведомственные Агентству, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

4.12. После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.13. Исполнитель обязан в срок не позднее 15 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.14. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в Агентство непосредственно из указанных в настоящем пункте Регламента органов, исполняются в Агентстве в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

если Минкультуры России направило в Агентство поручение или письмо о представлении соответствующей информации по поручению или письму данных органов, поступивших ранее непосредственно на исполнение в Агентство, то руководитель подразделения, являющегося головным исполнителем по таким документам, направляет в Минкультуры России информацию об имеющемся документе по данному вопросу с последующим при необходимости направлением в Минкультуры России копии соответствующего ответа;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители подразделений Агентства, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Агентства объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников;

в случае непосредственного получения структурным подразделением поручения от руководства Минкультуры России, департаментов Министерства, органов государственной власти Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти, то их выполнение согласовывается с руководителем Агентства или с курирующим данное подразделение заместителем руководителя.

4.15. Подразделение, определенное головным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Агентства для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.