2. Организация труда

2.1. Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание осуществляется специальной службой документации <*>, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиненной непосредственно руководителю организации.

--------------------------------

<*> Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1990, С. 62.

Работа службы документации регламентируется Положением о ней, на основе типовых задач, функций и прав Службы документационного обеспечения.

Служба документации имеет круглую печать с обозначением своего наименования (управление делами, канцелярия, общий отдел).

2.2. В состав документационных служб в соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления входят следующие подразделения: в министерствах и ведомствах - управление делами (секретариат, инспекция при министре, канцелярия, отдел писем, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив); на государственных предприятиях (объединениях), в учреждениях и организациях - канцелярия, архив; в префектурах - общий отдел, архив.

2.3. Функции работников службы документации регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Министерством труда Российской Федерации (М., 1992).

Наименования должностей работников службы документации устанавливаются в соответствии с "Единой тарифной сеткой по отраслевым должностям служащих", утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. N 785.

Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

2.4. Служба документации осуществляет следующие функции: разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения для внутриведомственных и подведомственных структур; разработку табеля применяемых форм документов, унификацию форм отраслевых документов; работу с письмами граждан; экспедиционную обработку, доставку и перемещение документов; регистрацию и учет документов, создание ИПС <*>, контроль исполнения документов; оформление, выпуск (тиражирование) и рассылку документов коллегиальных органов; формирование, хранение дел и их использование, подготовку и передачу дел в архив организации.

--------------------------------

<*> ИПС - информационно-поисковые системы.

2.5. Служба документации проводит постоянную работу по совершенствованию технологии документирования и работы с документами на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

2.6. Рациональная организация рабочих мест и создание наилучших условий труда для сотрудников служб документационного обеспечения включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей и состава операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

2.7. Норма площади служебных помещений устанавливается действующими нормативами из расчета четырех квадратных метров (минимально) на одного работника.

Условия труда должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов.

Условия труда работников службы при автоматизированной обработке должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работы вычислительных центров.

2.8. Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Работа с персональным компьютером должна занимать не более 4-х часов подряд с 10 - 15-минутным перерывом после каждого часа, при менее интенсивной работе 10 - 15 минут через каждые 2 часа <*>.

--------------------------------

<*> Временные санитарные нормы для работников вычислительных центров: Моск. институт гигиены труда и профзаболеваний. Академия медицинских наук СССР, 1982.

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами, в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками-указателями и памятками, необходимыми в документационном обеспечении управленческой деятельности.

2.9. Рабочие места работников службы документации оборудуются соответствующими столами, обеспечивающими удобное размещение на них вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, полок и шкафов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков (приложение 3 - не приводится).

Выдвижные ящики стола должны быть оборудованы приспособлениями для хранения папок. На каждом ящике должен быть перечень находящихся в нем папок.

Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки.

На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

2.10. Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

- рациональная организация рабочих мест;

- своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций и инструкций);

- соблюдение рационального режима труда и отдыха;

- обеспечение установленных санитарных норм.