Приложение 1. Перечень условных обозначений и сокращений, употребляемых в нормативном сборнике

Авторский лист - единица измерения объема письменного

(ал) документа, служащая основанием для учета

труда авторов, переводчиков, редакторов и

др. Авторский лист соответствует тексту

в 40000 печатных знаков (включая знаки

препинания и пробелы между словами), т.е.

примерно 22 страницам машинописного

текста (через два интервала)

Архивный документ - документ, находящийся на хранении в

архиве

Байт - единица емкости запоминающих устройств

компьютера, характеризующих элемент

памяти, в котором можно хранить 1 символ

(букву, цифру, специальный знак)

БД - база данных

Бит - минимальная единица количества информации

в ЭВМ, равная одному двоичному разряду

Бланк - специальный лист, предназначенный для

составления документов по заданной форме,

или носитель информации с нанесенными на

нем постоянными реквизитами

Видеограмма - материальный объект, содержащий

закрепленную видеозапись

Вопрос - единица обсуждаемой тематики повестки

заседания коллегиального органа

Графа - вертикально расположенный ряд данных в

таблице, помещенный между вертикальными

линейками

Данные - информация, представляющая собой

сведения, обычно выраженные в численном

виде

Датированный документ - документ, в котором указана дата его

составления или публикования

Дело - совокупность служебных документов объемом

в 150 листов, размером 297 - 210 мм

(формат А4), сброшюрованных в одной папке

под общим названием и объединенных общим

признаком

Доклад - документ, содержащий аналитический

обобщающий материал по определенной теме

Документ - материальный носитель с закрепленной

информацией по различным видам

деятельности работников управленческого

труда

Документационная - совокупность процессов по сбору и

деятельность обработке документов

Документационно- - процесс нахождения и выдачи из

информационный поискового массива документов,

поиск документов соответствующих информационному запросу

или обладающих заданными признаками

Документация - собрание документов

Единица хранения - самостоятельный документ или совокупность

документов, учитываемых при хранении как

отдельная единица

Единичный документ - документ, по форме и по содержанию

имеющий законченный вид и рассматриваемый

как самостоятельная единица (журнал,

письмо, библиот. картотека)

Запрос (разовый) - запрос по какому-либо сформулированному

вопросу (теме), рассчитанный на получение

ответа

Запрос (постоянный) - запрос, отражающий относительно

постоянную потребность в информации по

определенному вопросу (теме), с

получением потребителем систематической

информации, отвечающей этому запросу

Заявка - устное или письменное сообщение,

содержащее изложение какой-либо просьбы,

запроса или требования

Инструкция - документ, в котором даются указания по

осуществлению каких-либо процессов,

действий по работе

Исходные данные - цифровая информация, служащая основным

исходным материалом при проведении

расчета, вычислений и т.п.

Калькуляционная - единица измерения объема, для которого

единица рассчитана норма (дело, документ, лист)

Килобайт (кбайт) - единица емкости запоминающих устройств,

10

равная 2 или 1024 байт

Ключевое слово (КС) - лексическая единица, которая в

определенных контекстах описывает

языковую конструкцию (полнозначное

слово или словосочетание естественного

языка, которое несет наиболее смысловую

нагрузку)

КМБ - копировально-множительное бюро

Копия документа - четко отпечатанный документ, точно

соответствующий воспроизводимому

оригиналу (тексту, изображению)

Лексическая единица - последовательность букв, цифр и

(ЛЕ) специальных символов, принятая в

естественном языке для обозначения

специального понятия

Машинограмма - документ на бумажном носителе, созданный

средствами вычислительной техники в

письменной форме и оформленный в

установленном порядке

Машинописный документ - письменный документ, текст которого

отпечатан на пишущей машинке

Машинописный лист - единица измерения объема машинописного

(мл) текста на листе бумаги размером 297 - 210

мм (формат А4), напечатанного с одной

стороны, на котором размещается 38 - 41

строка (2450 знаков) через 1,5 интервала

с количеством 60 - 64 печатных знака в

строке (в автоматизированных условиях - 2

кбайт)

Мегабайт (Мбайт) - единица емкости запоминающих устройств,

20

равная 2 или 1048576 байт

НД - номенклатура дел

ОКУД - общесоюзный классификатор управленческой

документации

ОРД - организационно-распорядительная

документация

Печатный лист - материал, содержащий 40 тыс. печ. знаков,

(пл) что составляет 16,7 машинописной

страницы, напечатанных через 1,5

интервала

Позиция - текст, равный трем горизонтальным строкам

формата А4, объемом 180 - 192 печатных

знака

Поисковый образ - в документальных информационно-поисковых

документа системах - формализованное представление

смыслового содержания документа на

информационно-поисковом языке

Поисковое предписание - в документальных информационно-поисковых

системах - запрос пользователя,

представленный на информационно-поисковом

языке

ПЭВМ - персональная электронно-вычислительная

машина

Регистрационная - карточка, имеющая специально

карточка (РК, РКК) разработанную форму для записи и служащая

для учета и контроля поступающих

документов, объемом не более 1500 знаков

РКФ - регистрационно-контрольная форма

карточки, используемая в ПЭВМ

Ретроспективный - отбор данных, хранящихся в запоминающем

поиск устройстве, по двум и более временным

критериям по заданной тематике

Справка (ответ) - сведения о запрашиваемом предмете или

действии

Сводка - документ, объединяющий статистические

или информационные данные по какому-либо

вопросу

Символ (знак) - графическое изображение какого-либо

понятия или предмета в качестве единицы

закодированной информации

Стенограмма - рукописный (машинописный) документ,

содержащий запись текста в виде условных

обозначений, применяемых при

стенографировании

Строка - часть текста, расположенная на одной

горизонтальной линии формата А4,

составляющая 60 - 64 печатных знака

Таблица - форма графического представления

численных взаимосвязных величин,

сопровождаемых пояснительным текстом

Текущий поиск - поиск данных, удовлетворяющих временному

критерию по одному аспекту

Тезаурус - словарь ключевых слов, отражающих

смысловые связи между словами или иными

смысловыми элементами данного языка,

предназначенный для поиска слов по их

смыслу

Тираж - общее число отпечатанных экземпляров

данного издания

Условный знак - графический знак, принятый для

символического изображения какого-либо

понятия или предложения

Форма документа - лист бумаги (формат А4) с установленной

совокупностью реквизитов, расположенных

в определенной последовательности для

каждого вида документа

Цифровой код - код, знаки которого представляют собой

цифры

Экземпляр - единица учета документов (размноженных

или машинописных копий)