Рис. 6. Схема организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме

Рис. 6. Схема организации бухгалтерского учета

по автоматизированной форме

103. При автоматизации учета затрат на производство продукции молочного и мясного скотоводства организуется АРМ бухгалтера учета затрат на производство. Особенностью организации учета затрат на производство является то, что данный участок учета широко использует информацию от других АРМ (по учету материальных ценностей, расчетных операций и др.), так как расход соответствующих средств отражается на дебете счетов учета затрат на производство, а поступление продукции - по кредиту. Поэтому очень важна рациональная увязка данных других АРМ бухгалтерии с АРМ на этом участке учета. Кроме того, АРМ бухгалтера по учету производства должно быть тесно связано с АРМ в подразделениях, поскольку сводный учет затрат на производство целиком базируется на данных учета затрат в подразделениях (бригадах, фермах).

В информационную систему АРМ по учету затрат на производство входят следующие информационные массивы: массив бухгалтерских записей по счетам учета затрат на производство, массив оборотов в разрезе корреспондирующих счетов с начала года, массив нормативно-справочных данных по счетам учета затрат на производство, вспомогательные массивы заготовок форм первичных документов (документограмм); справочные массивы классификаторов технико-экономической информации, другие массивы. Справочные массивы классификаторов включают следующие данные, которые согласно ключевым реквизитам автоматически извлекаются и используются при обработке информации: коды структурных подразделений, корреспондирующих счетов, статей затрат, элементов затрат, отклонений от норм (при нормативном методе учета) и др.

104. При получении данных от подразделений бухгалтер считывает (воспроизводит) на дисплей необходимую форму и с клавиатуры вводит в нее полученную оперативную информацию (документ, ведомость, реестр и т.д.) и ключевые реквизиты, по которым система автоматически извлекает из соответствующего массива и заполняет нужную в данном случае нормативно-справочную информацию, а также производит нужные вычисления. Все это при необходимости воспроизводится на дисплее. Одновременно полученная запись поступает в массив выходных форм в принятой в них систематизации данных.

Выходная информация при необходимости может воспроизводиться на дисплее (любыми извлечениями) и распечатываться в виде машинограмм системного бухгалтерского учета.

Система аналитического учета строится с применением обычных аналитических счетов, накапливающих информацию по каждому объекту учета затрат в скотоводстве, а также с использованием системы независимых аналитических разрезов, при этом субконто выделяются по таким номенклатурам: подразделения, виды производимой продукции, статьи затрат. Это позволяет систематизировать информацию по учету затрат в животноводстве по всем номенклатурам, предусмотренным действующей системой учета.

105. Систематизация исходных данных о затратах и выходе продукции скотоводства осуществляется в соответствии с применяемыми программными продуктами, информационными технологиями и типами компьютеров (ПВЭМ), что существенно расширяет информационные возможности бухгалтерского учета и способствует рационализации всего учетного процесса.

106. Прежде всего производится упорядочение применяемых форм первичной учетной документации в соответствии с их утвержденными в установленном порядке унифицированными и специализированными формами и перечнем входящих документов, приведенными в инструкциях пользователя автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера. Особое внимание при этом обращается на наличие в организации необходимого количества первичных документов, подлежащих автоматизированной обработке.

Затем проводятся внутрихозяйственные мероприятия по внедрению автоматизированной формы учета. При этом решаются такие вопросы, как: централизация бухгалтерии; разработка должностных инструкций для лиц, связанных с выпиской, оформлением и шифровкой (кодированием) документов, ведением справочников нормативно-справочной информации (НСИ), вводом информации в персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ), созданием первичных учетных документов непосредственно на ПЭВМ, получением, выверкой и использованием машинных регистров учета (ведомостей, машинограмм).

Разрабатывается новый применительно к условиям машинной обработки информации документооборот, включая графики сдачи производственными структурными подразделениями и службами организации первичных документов в бухгалтерию.

Организуется обучение учетного персонала навыкам машинной обработки информации в соответствии с рабочими инструкциями пакетов АРМ бухгалтера.

107. Автоматизация учета затрат на производство продукции скотоводства должна обеспечивать полный и достоверный учет затрат по их элементам и статьям в разрезе каждого объекта учета затрат, структурного подразделения и в целом по организации как за месяц, так и нарастающим итогом с начала года.

Содержащаяся в ведомостях информация должна позволять проводить углубленный экономический анализ издержек производства и их окупаемости продукцией.

В условиях АРМ бухгалтера создается, а затем ежемесячно корректируется и обновляется массив остатков "Затраты на производство с начала года".

108. Коды аналитического и синтетического учета по счетам затрат строятся по последовательному способу кодирования и состоят обычно из 8 знаков, из которых три первых обозначают номер синтетического счета и субсчета, четвертый и пятый - группу одноименных объектов производства, остальные - объекты аналитического учета затрат.

Для группировки затрат целесообразно вводить по счету 20 "Основное производство" субсчета первого и второго порядков (согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций АПК, утвержденному Приказом Минсельхоза России от 13 июня 2001 г. N 654) и аналитических счетов третьего порядка (применительно к отраслевой принадлежности):

20-2 "Животноводство" (субсчет первого порядка);

20-2-21 "Скотоводство" (субаналитический счет 21 - второго порядка);

20-2-21-001 "Основное стадо молочного скота" (аналитический счет 001);

20-2-21-002 "Животные на выращивании и откорме" (аналитический счет 002) и т.д.

Аналогично строятся субсчета и аналитические счета в промышленном производстве при переработке молока и забое скота в цехах подобных промышленных производств.

109. Для учета затрат на производство в скотоводстве целесообразно разработать три вида выходных ведомостей: по учету эксплуатационных показателей работы тракторного парка и автомобильного транспорта; вспомогательные ведомости по отнесению затрат на счета производства; основные ведомости по учету затрат на производства.

Примерный перечень выходных регистров может быть следующим:

- ведомость распределения амортизационных отчислений по счетам производственных затрат;

- ведомость распределения заработной платы, отчислений и услуг гужевого транспорта по счетам производственных затрат;

- ведомость распределения услуг машинно-тракторного парка по счетам производственных затрат;

- ведомость распределения расходов по организации и управлению производством, отложенных расходов (будущих периодов);

- аналитическая ведомость учета затрат в скотоводстве;

- аналитическая ведомость учета затрат в целом в животноводстве;

- аналитическая ведомость учета затрат в перерабатывающих производствах по переработке молока, забое скота;

- сводная ведомость учета затрат на производство.

110. Автоматизация данного участка должна позволять иметь необходимые сведения о наличии, поступлении и выбытии готовой основной и сопряженной продукции скотоводства за месяц и нарастающими итогами с начала года по объектам аналитического учета, структурным подразделениям и материально-ответственным лицам.

В условиях автоматизированного учета на данном участке формируются отдельные массивы остатков готовой продукции, ее выхода (поступления), продажи и прочего выбытия с начала года по объектам аналитического учета и структурным подразделениям.

Для решения этой задачи используется также ряд массивов условно-постоянной информации, таких как справочник наименований синтетических и аналитических счетов, справочник наименований структурных подразделений и материально-ответственных лиц.

В документах на поступление (выбытие) готовой продукции проставляются коды аналитического учета по каждому из синтетических счетов (43, 11, 90, 91).

По счету 43 "Готовая продукция" целесообразно использовать субсчета первого и второго порядка, а также аналитические счета по объектам производства:

43-2 "Продукция животноводства" (субсчет первого порядка);

43-2-21 "Продукция скотоводства" (субсчет второго порядка 21);

43-2-21-001 "Продукция основного стада молочного скота" (аналитический счет 001) и т.д.

Аналогично можно использовать субсчета и аналитические счета 11 "Животные на выращивании и откорме", а также по счетам 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы".

111. Таким образом, в качестве объектов аналитического учета по каждому из счетов выступают конкретные наименования объекта получения продукции и ее промышленной переработки.

По данному участку учета рекомендуется составлять следующие выходные ведомости:

- ведомость поступления продукции, прироста живой массы и приплода;

- ведомость поступления продукции переработки молока и забоя скота;

- ведомость поступления продукции в целом по животноводству;

- ведомость учета продажи продукции в целом по организации;

- ведомость учета продажи молодняка животных.

112. Завершающим этапом автоматизированной обработки учетной информации в скотоводстве по всем участкам учета является формирование и печать оборотно-сальдового баланса и Главной книги. Для их получения используются массивы остатков по балансовым счетам, а также автоматически формируемые в процессе решения частных задач по каждому из рассмотренных выше комплексов АРМ бухгалтера файлы оборотов по счетам, которые программным путем объединяются в один общий массив.

Получение сводных учетных регистров осуществляется в комплексе АРМ бухгалтера "Сводный учет". Даже если не все участки учета автоматизированы, оборотно-сальдовый баланс можно получить и без просчитывания всех задач типовых комплексов АРМ бухгалтера. В этом случае отдельные массивы остатков и оборотов по счетам могут быть введены в ПЭВМ вручную.

На основании предусмотренных ранее ведомостей, без дополнительных выборок и расчетов по всем участкам учета, заполняются все формы бухгалтерской и основные формы статистической отчетности организации. Это достигается за счет того, что структура показателей ведомостей и полученные в них итоги, как правило, идентичны аналогичным показателям и итогам форм отчетности. Объекты аналитического учета и соответствующие им коды в типовых классификаторах учетных номенклатур также увязаны с соответствующими позициями строк и граф форм отчетности.

113. Внедрение в практику учетной работы компьютеров существенно изменяет профессиональные функции и должностные обязанности учетного персонала хозяйства. Работники бухгалтерии, используя возможности пакета прикладных программ (ППП) и комплексов АРМ бухгалтера, не выполняют рутинных трудоемких ручных операций по обработке первичных документов, составлению вспомогательных ведомостей, журналов-ордеров и других учетных регистров, осуществляемых ПЭВМ, а в большей мере сосредоточиваются на выполнении контрольно-аналитических функций.

Автоматизация учетного процесса производства не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета. В частности, это проявляется в следующем:

- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости - его копия создается на бумажном носителе), появляется возможность одновременно с разработкой документа формировать типовые бухгалтерские записи (проводки), что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые ведомости (регистры) и отчеты;

- повышается аналитичность информации за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения заданного алгоритма арифметических расчетов, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному привлечению детализированных статей;

- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается период ее составления. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности по формированию затрат, в случае необходимости, можно формировать по запросу еженедельно, ежедекадно. Повышается достоверность и аналитичность производственной и финансовой отчетности.

Автоматизированная форма учета имеет также другие преимущества перед остальными формами учета: отпадают громоздкая система взаимоотношений с вычислительными установками и все неудобства для организаций, связанные с этим; обеспечивается резкое снижение стоимости учетных процедур; за счет использования компьютеров непосредственно на рабочих местах создается возможность равномерного ввода данных в оперативном порядке по мере поступления документов; широкое применение диалогового режима и тем самым оформление в регламентном режиме (в виде машинограмм, ведомостей) только итоговой информации, необходимой для системного учета затрат и управления ими.

114. Автоматизированные формы бухгалтерского учета должны основываться на следующих требованиях: автоматизация всего технологического процесса обработки информации после ввода исходных данных в ЭВМ; перенос данных первичного учета полностью на машинные (магнитные) носители, составляющие рабочие массивы информации для обработки на ЭВМ; ввод условно-постоянной информации в память ЭВМ с целью ее многократного использования. Это позволяет создание массивов нормативно-справочной информации (НСИ). В состав НСИ необходимо включать новые реквизиты, связанные с учетом расчетов по налогам, обязательным платежам и сборам; кодирование информации на разных уровнях (отдельных номенклатур и их совокупностей); систему кодирования всех хозяйственных операций. При этом необходимо в частные номенклатуры включить коды счетов финансового и управленческого учета, что даст возможность получения всей необходимой результатной информации для управления; применение, в условиях автоматизированной обработки информации, пирамидальности построения аналитического учета по объектам наблюдения (производства, учета затрат) и иерархическим уровням обобщения затрат в управленческом учете; выдача результатной информации в виде машинограмм, а также в других формах (контрольно-аналитической информации, информации в диалоговом режиме, справки, прогнозы, сводки, результаты и их корреляции, оперативные ответы на запросы управляющей системы).