2.5. Примерный график документооборота

31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

32. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:

- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.

33. График документооборота является:

- важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;

- средством обслуживания рабочего места;

- средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:

- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.

34. Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы:

- регламентирующие общие принципы организации бухгалтерского документооборота;

- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм;

- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых);

- регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций.

В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие:

Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями);

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (с изменениями);

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР;

письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63 "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства";

письмо Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176 "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций";

Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59);

Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59);

письмо Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426 "О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники";

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций (Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января 2003 г. N 28) Раздел III "Первичный учет продаж (доходов и расходов от обычных видов деятельности)".

В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие:

Постановление Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья" - в части первичных документов по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

Приказ Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от 08.04.2002 N 29 "Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки" - в части отраслевых форм первичных документов по учету зерна и продуктов его переработки хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий;

Приказ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 "Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях" - в части первичных документов по учету движения материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, по учету движения зерна и другой продукции растениеводства, продукции животноводства, по учету реализации продукции и по учету движения прочих материально-производственных запасов";

Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 "Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации" - в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.

В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых), входят следующие:

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.) - в части первичных документов по учету кассовых операций и результатов инвентаризации;

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" - в части первичных документов по учету торговых операций;

Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией";

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" - в части первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" (с изменениями от 23 апреля 2002 г.) - в части первичных документов по учету товаров в розничной торговле;

Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" - в части первичных документов по учету основных средств;

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" - в части первичных документов по учету труда и его оплаты.

Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

35. Создание и утверждение графика документооборота регламентируется "Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.), раздел 5 "Порядок организации документооборота", извлечение из которого приводится ниже:

"5. Порядок организации документооборота

5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению.

5.5. Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения".

Приложение

Пример графика документооборота

по предприятию, учреждению __________________

Утверждено приказом N ___ от ____________ г.

36. Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами:

1-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится сотрудниками организации;

2-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится привлеченными консультантами;

3-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится консультантами при активном участии сотрудников организации.

Рассмотрим каждый из способов более подробно.

Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники (преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета) или для его составления принимаются на работу новые сотрудники. К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика (схемы) документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда. Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика (схемы) документооборота занимает достаточно продолжительное время.

Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика (схемы) документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей (ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.п.). Участие в работе по составлению графика (схемы) документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных (включая устную информацию), необходимых для выполнения работ. Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график (схему) документооборота.

К преимуществам второго способа относятся:

- нагрузка на работников организации при составлении графика (схемы) документооборота изменяется незначительно (по сравнению с первым способом);

- период составления графика (схемы) документооборота можно сократить до минимума за счет привлечения большего количества консультантов.

В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика (схемы) документооборота выше, чем при использовании первого способа.

Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график (схему) документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации. В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота. Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.

37. Построение документооборота включает в себя следующие этапы:

1) сбор информации (описание фактического документооборота);

2) построение графика фактического документооборота в форме таблицы, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам (для наглядности);

3) оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На первом этапе собирается информация о движении каждого документа. Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже (табл. 2.5.1).

На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На третьем этапе производится оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.