4. Учет горюче-смазочных материалов в местах хранения и оперативный контроль за их движением

4. Учет горюче-смазочных материалов в местах хранения

и оперативный контроль за их движением

25. Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках учета материалов (типовая форма N М-17) или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках учета материалов, раздельно по каждому наименованию и марке этих материалов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных учетных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску ГСМ и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Для оперативного контроля за использованием выданных объемов ГСМ заведующий складом отражает их поступление в карточках (книге) учета как в литрах, так и в килограммах. Соответственно бухгалтерия ведет накопительный учет поступления ГСМ от поставщиков за месяц и с начала года в единицах объема (литрах) и единицах массы (килограммах) с учетом средневзвешенной плотности этих материалов.

Наличие ГСМ в единицах массы на конец отчетного периода определяют в бухгалтерии умножением фактического остатка в объемном выражении по данным инвентаризации на их средневзвешенную плотность за последний месяц соответствующего периода.

Поступление ГСМ в единицах массы определяют по данным указанного учета, а использование - путем умножения количества израсходованных за соответствующий период этих материалов в объемных единицах (литрах) на средневзвешенную плотность за этот же период.

Складской, а также бухгалтерский учет ГСМ в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, по которым они получены материально ответственными лицами.

Также на карточках (или в книгах) материально ответственными лицами ведется учет талонов на ГСМ в единицах измерения, указанных в талонах, как правило, в литрах.

Если в другие места хранения указанные материалы отпускаются с нефтесклада в единицах объема (в литрах), то с лицевого счета заведующего склада (кладовщика) они списываются исходя из оценки за килограмм и на лицевые счета других материально ответственных лиц, в том числе водителей, получающих ГСМ, приходуются в литрах с соответствующей оценкой их стоимости.

Данные раздаточных ведомостей, чеков, накладных, лимитно-заборных карт об отпуске ГСМ, в том числе талонами, должны отражаться в карточках учета материалов (книгах складского учета) по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. При этом пересчет количества ГСМ, отпущенных с нефтесклада (кладовой), из объемных единиц в единицы массы производится исходя из средней плотности соответствующего вида указанных материалов за отчетный месяц по данному нефтескладу (кладовой) организации.

26. В каждой сельскохозяйственной организации должен вестись оперативный учет:

- топлива (натурой и в талонах) по организации в целом, по каждому автомобилю, трактору и т.п. и по каждому водителю;

- смазочных материалов, специальных жидкостей, фильтрующих элементов по организации в целом.

27. При сменной организации работы материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована Книга учета горюче-смазочных материалов и талонов (по форме согласно приложению N 4), которая является основным документом оперативного учета топлива и смазочных материалов.

По окончании смены остаток ГСМ инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому. Учет ведется в тех единицах, в которых производится прием и отпуск этих материалов с обязательным указанием их плотности. Плотность получаемого нефтепродукта, в том числе и в талонах, берется из товарно-транспортных накладных, выписываемых поставщиками, плотность отпускаемого продукта - в соответствии с отборами проб и определения плотности.

28. На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск ГСМ (товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в массовые и обратно), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов (по форме согласно приложению N 5).

Отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим внутрихозяйственную службу топливно-энергетических ресурсов предприятия, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

29. После обработки путевые листы передаются в службу топливно-энергетических ресурсов или иному лицу, уполномоченному руководителем организации для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов), приложенными к отчету о движении горюче-смазочных материалов.

30. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи или возврата топлива (талонов) заполняется Карточка учета расхода горюче-смазочных материалов автомобилей (по форме согласно приложению N 6), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм.

Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы моторного топлива и выводит результат. О всех случаях значительного перерасхода или нереальной экономии топлива информация оперативно доводится до руководителя организации (или начальника службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Карточки учета расхода топлива за текущий месяц хранятся в отдельной папке по порядку номеров транспортных средств, машин, механизмов, а по истечении месяца карточки вкладываются в папки, заводимые на каждое транспортное средство, машину, механизм, и хранятся в них. На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся Лицевые карточки водителей и других работников по форме согласно приложению N 7.

31. После обработки лицевых карточек (или машинограмм) выводятся результаты работы каждого водителя за месяц (экономия или перерасход). По итогам работы за квартал составляется ведомость для расчетов с водителями.

О допущенном перерасходе моторного топлива сверх утвержденных норм отдельными водителями транспортных средств составляется ведомость с указанием количества и стоимости перерасходованного топлива, которая представляется руководителю для принятия решения о возмещении стоимости перерасхода, допущенного по вине водителей.

На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм, подлежащего взысканию с водителей транспортных средств, относится на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и взыскивается с виновных лиц в соответствии с действующим законодательством.

32. Учет расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов производится руководителем производственного участка, отделения, бригады. На каждую марку топлива и смазочных материалов им ведется Ведомость учета расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов (по форме согласно приложению N 8).

Заполненные ведомости подписываются руководителем производственного участка, отделения, бригады. После проверки ведомостей работником, ведущим учет топливно-энергетических ресурсов, они утверждаются руководителем и вместе с приложенными к ним необходимыми документами сдаются в бухгалтерию.

33. В процессе хранения возникает естественная убыль. Естественной убылью считается допустимая величина безвозвратных потерь нефтепродуктов вследствие неизбежных физических процессов: испарения, налипания и др. Для выявления и списания естественной убыли используют инвентаризацию фактических остатков ГСМ в бензо- и топливохранилищах. Списание нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. Результаты инвентаризации отражаются в акте, на его основании в пределах существующей фактической убыли. При этом следует иметь в виду, что нормы естественной убыли могут применяться лишь в том случае, если они утверждены в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 ноября 2002 года N 814 "О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей", в соответствии с которым разработка и утверждение норм естественной убыли по нефтепродуктам возложены на Министерство энергетики Российской Федерации.