Таблица 13

При разработке кодификаторов производственных затрат учитываются требования, предъявляемые к ведению аналитического учета по субконто (объектам, совокупности однотипных объектов аналитического учета): накапливать на протяжении года данные о величине затрат по культуре (группе культур). Кроме того, учитывается возможность группировки затрат по каждой культуре (виду субконто) внутри аналитического счета (например, по яровой и озимой культуре).

Кроме объектов затрат, для систематизации информации включаются и виды механизированных работ. Они используются для отнесения выработки тракторов и сумм оплаты труда и горючего на соответствующую работу. Как правило, в классификаторе код видов работ в растениеводстве состоит из трех знаков и строится по серийной системе применительно к перечню работ, предусмотренных технологическими картами по возделыванию культур. При этом по растениеводству серии номеров закрепляются за группами работ, выделенными по производственным циклам (подготовка и хранение семян, подготовка и внесение удобрений, основная обработка и подготовка почвы к посеву, посев и посадка, уход за посевами и т.д.). Первый знак кода обозначает серию, а два последних знака - конкретный вид работ. Например, рядовой посев в одном направлении, относимый к четвертой группе работ, шифруется 401, междурядная механизированная обработка в одном направлении, входящая в пятую группу работ, имеет шифр 505 и т.п.

112. После формирования соответствующих классификаторов и справочников эти справочные массивы вносят в информационную базу данных по машинно-тракторному парку. На документах непосредственно коды не проставляются. Из внутримашинных кодовых словарей пользователь при организации ввода данных выбирает реквизиты (показатели), выведенные на экран, т.е. использует так называемую подсказку. При обработке информации реквизиты НСИ автоматически извлекаются и используются для автоматизированных расчетов выполненных механизированных работ, оплаты труда, расхода горючего и т.п.

В процессе ввода данных с помощью клавиатуры компьютера на экране дисплея автоматически появляются наименования реквизитов в последовательности, соответствующей структуре документов и их назначению, одновременно обеспечивается контроль данных.

При вводе информации производится также логическая проверка, позволяющая установить допущенные ошибки. Информация, прошедшая логический контроль, записывается в массив учета технико-экономических показателей по маркам машин, инвентарным номерам тракторов для получения сводов эксплуатационных показателей работы машинно-тракторного парка и одновременно в массив технико-экономических показателей по каждому механизатору, комбайнеру.

113. Таким образом, технология автоматизированной обработки данных по машинно-тракторному парку предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Технология обеспечивает выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Процедурами технологии являются: сбор и регистрация данных, передача информации, хранение информации, обработка данных, создание отчетов, принятие решений.

Технологический процесс обработки данных включает:

- подготовительный этап - подготовка к решению задач (создание справочников, введение в память компьютера необходимых постоянных данных, корректировка состава типовых операций, проводок, плана счетов и др.);

- начальный этап связан с операциями по сбору, регистрации и размещению документов в базовые массивы. Возможна обработка документов, заполненных вручную, однако более эффективным является электронное документирование. Программа ввода документов позволяет осуществлять автоматический ввод в документ необходимых справочных и условно-постоянных признаков, контроль и корректировку ошибочной информации, дублирование документов, удаление неверных документов и др.;

- основной, завершающий этап работы связан с получением необходимых отчетных форм. Из компьютерной базы данных извлекаются рабочие массивы, подлежащие группировке по соответствующим ключевым признакам, подсчету по ним итоговых данных с распечаткой в дальнейшем полученных отчетных документов.

Документы отчетности по машинно-тракторному парку содержат информацию, полученную в результате ее компьютерной обработки и представленную в разного рода таблицах и сводках, которые имеют законченную форму и не требуют дальнейшей доработки. Это может быть информация, выведенная на машинный носитель или дисплей, полученная в регламентном либо запросном режимах. В первом случае отчетный документ представляется в строго установленные сроки (отчетность недельная, декадная, месячная, квартальная, годовая), во втором случае - в любое время по мере возникновения необходимости.

Необходимая оперативная информация о работе машинно-тракторного парка может быть воспроизведена на экране монитора в качестве различных видеограмм. Причем данные могут воспроизводиться за любой день и с любыми извлечениями.

114. С целью обобщения информации, содержащейся в отчетности для внутренних пользователей, на данном участке учета применяется натуральная и стоимостная оценка. Для машинно-тракторного парка в качестве выходной информации можно выделить некоторые общие элементы отчетности - совокупность показателей, характеризующих использование техники и работы механизаторов как за месяц, так и нарастающим итогом с начала года. Чтобы быстро и безошибочно использовать эту информацию, она выводится из компьютера в строго упорядоченном виде на специально разработанных для каждого направления деятельности машин и оборудования выходных документах. Эти документы отражают результаты автоматизированной обработки учетной информации согласно разработанному алгоритму.

Как и при ручной обработке данных, отчетные формы по учету выполненных машинно-тракторным парком работ целесообразно подразделять на следующие группы:

1) выходные документы по распределению выполненных работ и других показателей по объектам затрат;

2) отчетные формы использования техники по отдельным машинам и их группам;

3) отчетные формы по учету результатов работы механизаторов.

В первую группу отчетных форм, отражающих использование сельскохозяйственной техники, входят различные по содержанию выходные документы: "Ведомость начисления и распределения основной и дополнительной оплаты труда механизаторов в растениеводстве"; "Ведомость учета эксплуатационных затрат машинно-тракторного парка по видам работ в растениеводстве"; "Ведомость выполнения норм выработки механизированных работ в растениеводстве".

115. "Ведомость начисления и распределения основной и дополнительной оплаты труда механизаторов в растениеводстве" (приложения N 2 и N 3) применяют для обобщения отработанного времени по объектам учета затрат (культурам, группам культур) и табельным номерам механизаторов за период выполнения работ. В этой отчетной форме содержатся сведения о количестве отработанных часов, начисленной оплате труда, которые печатаются сводными итогами по культурам, по которым производится основная оплата и доплата механизаторов, промежуточными итогами по производственным номерам работников.

Названные показатели используют при коллективных формах организации и оплаты труда за полученную продукцию по периодам работ и в конце года.

116. "Ведомость учета эксплуатационных затрат машинно-тракторного парка по видам работ в растениеводстве" (приложение N 4) предназначена для осуществления контроля за использованием фонда оплаты труда, расходом топлива и объемом выполненных работ. На основе данной отчетной формы следует проводить анализ выполнения производственной программы растениеводства.

В ведомости показатели печатаются частными итогами в разрезе видов работ, промежуточными итогами по объектам учета затрат в растениеводстве и производственным подразделениям, а также общим итогом по сельскохозяйственной организации в целом.

Свод информации может выдаваться как по отдельным видам работ (операциям), так и группам однородных работ (например, вспашка, боронование, культивация и т.д.). В последнем случае виды работ должны быть сгруппированы и коды групп внесены в справочник по работе.

117. "Ведомость выполнения норм выработки механизированных работ в растениеводстве" (приложение N 5) используется для оперативного контроля за выполнением норм выработки механизаторов и их последующего контроля в процессе выполнения технологических операций на отдельных участках цикла сельскохозяйственных работ.

118. Ко второй группе следует отнести отчетную форму "Ведомость эксплуатационных показателей работы тракторов, комбайнов (по инвентарным номерам и маркам)" (приложение N 6), в которой информация по эксплуатации сельскохозяйственной техники обобщается раздельно по видам работ машинно-тракторного парка: полевым (сельскохозяйственным) работам тракторов; транспортным работам тракторов; комбайновым работам.

В ведомости представлены показатели отработанного времени, выполненных работ, начисленной оплаты труда по видам и другие. Расчет объема тракторных и комбайновых работ производят: 1) по обрабатываемой площади (га); 2) по объему выполняемой работы в других физических единицах; 3) по объему выполняемой работы в условных единицах.

Учет объема работы (наработки) тракторов и самоходных комбайнов в физических единицах (гектарах, тоннах, кубических метрах и т.д.) требуется для оперативного и текущего управления деятельностью машинно-тракторного парка и оценки уровня использования по видам работ отдельных тракторов, комбайнов и тракторного парка. Основными показателями, получаемыми в процессе группировки и обобщения выходных данных, являются среднесменная и среднедневная наработка на физический трактор, а также фактический объем работ, выполненный в оптимальные агротехнические сроки.

Систематизация суммарной наработки машин в условных единицах (мото-, машиночасах, тонно-километрах, нормосменах, условных эталонных гектарах) необходима для оперативного управления и оценки уровня использования тракторов, комбайнов и всего тракторного парка по среднесменной, среднедневной и годовой наработке на физический и условный трактор или комбайн. Результаты учета в условных единицах используются для планирования потребности в тракторах и комбайнах, межремонтных сроков, расхода топлива, денежных средств на техническое обслуживание и ремонт, для определения технико-экономических показателей работы машинно-тракторного парка. В этом отчетном документе показатели печатаются частными итогами по инвентарным номерам машин, промежуточными итогами по их маркам и общими итогами по сельскохозяйственной организации.

Графы 6 - 9 обусловлены спецификой тракторно-транспортных и комбайновых работ, по которым имеют место различные нормы выработки, зависящие от марки трактора, количества и типов прицепов, характеристики дорожных условий, способа погрузки и разгрузки и т.д.

Информация самостоятельных разделов ведомости используется для построения аналитического учета эксплуатационных затрат машин и оборудования. На основании данных по видам сельскохозяйственной техники осуществляют контроль за объемом выполненных работ, а также проводят экономический анализ использования машинно-тракторного парка.

119. Третью группу представляет "Ведомость эксплуатационных показателей работы тракторов, комбайнов (по табельным номерам)" (приложение N 7). Она содержит данные о затратах труда, объеме выполненных работ, расходе горючего и оплате труда по видам по каждому трактористу-машинисту и в целом по организации. Представляется также целесообразным отражение в ней и количества выполненных сменных норм.

Показатели в ведомости печатаются частными итогами по табельным номерам трактористов-машинистов и общими итогами по сельскохозяйственной организации.

Содержание эксплуатационных показателей работы машин по табельным номерам используют при начислении доплаты трактористам за экономию горючего или расчета удержаний за его перерасход, а также в экономическом анализе работы машинно-тракторного парка.

При автоматизированной форме учета затраты, связанные с эксплуатацией тракторного парка по возделыванию сельскохозяйственных культур, выполнению транспортных и других работ, находят отражение в нескольких отчетных документах. В них приводятся данные о затратах, сгруппированных по шифрам дебетуемых аналитических счетов и статей затрат.

Результатная информация по учету эксплуатации техники формируется в "Ведомости учета затрат, работ и услуг машинно-тракторного парка", "Ведомости распределения затрат по эксплуатации машинно-тракторного парка" и "Ведомости распределения калькуляционных разниц". При этом в "Ведомости учета затрат, работ и услуг машинно-тракторного парка" (приложение N 8) отражаются затраты в целом по организации за месяц и с начала года по аналитическим счетам и калькуляционным статьям в разрезе корреспондирующих кредитуемых аналитических и синтетических счетов. Данные приводятся в стоимостном и количественном выражении. Она заменяет регистры по учету затрат на производство (производственные отчеты по машинам и оборудованию ф. N 83-АПК).

"Ведомость распределения затрат по эксплуатации машинно-тракторного парка" (приложение N 9) предназначена для распределения учтенных сумм амортизационных отчислений, расходов на ремонт сельскохозяйственной техники и других затрат на объекты учета основного производства.

"Ведомость распределения калькуляционных разниц" (приложение N 10) используется при калькуляции себестоимости транспортных работ тракторов и для отнесения сложившихся отклонений на счета-потребители этих работ и услуг.

Таким образом, в рассмотренных отчетных формах содержится довольно подробная информация о величине и структуре затрат на эксплуатацию и содержание машинно-тракторного парка. Они составляют важный источник данных для контроля и анализа производственных затрат по использованию техники.