3. Проведение экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовки к передаче на постоянное хранение и отбору документов к уничтожению создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В вышестоящих органах помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.3. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания любых работников или специалистов прокуратур, архивных учреждений и других организаций и ведомств.

3.4. Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с архивными учреждениями и утвержденными руководителями органов или учреждений.

3.5. Отметка "ЭПК" ("экспертно-проверочная комиссия") в отдельных статьях Перечня означает, что среди документов могут быть документы, имеющие политическое, научное, социально-культурное или историческое значение.

Дела с документами данной категории обязательно передаются в архив органа или учреждения. После истечения срока хранения изучение этих документов производится путем полистного просмотра в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации". Отобранные на постоянное хранение дела включаются в описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. Выделение к уничтожению документов данной категории производится только по согласованию с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

В отдельных статьях Перечня вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЦЭК (ЭК)" (Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия)). Это относится к документам оперативно-массового характера, сведения из которых сосредоточены в основных документах постоянного хранения. Отбор документов данной категории на уничтожение проводится с участием ЦЭК или ЭК органа прокуратуры, учреждения, или их структурных подразделений.

3.6. Формирование, оформление дел и производств, отобранных на постоянное и долговременное хранение, описание их, порядок передачи в архив органа или учреждения (впоследствии - в соответствующее архивное учреждение) осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и других нормативных методических документов. Описи составляются отдельно на дела и производства.

3.7. В архивные учреждения направляются на рассмотрение описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (на утверждение), описи дел по личному составу - в 3 экземплярах (на согласование). В описях грифы о согласовании ЦЭК или ЭК органа прокуратуры или их учреждения подписываются председателем экспертной комиссии.

3.8. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

3.9. После утверждения описей дел и производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту.

3.10. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Сдача документов на уничтожение оформляется накладными, квитанциями и т.п. Использование этих отходов для хозяйственных нужд запрещается.

3.11. Архивные учреждения России в пределах своей компетенции осуществляют контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня в прокуратурах и их учреждениях и при необходимости оказывают методическую помощь в работе с документами.