Работа с письменными обращениями граждан

56. Регистрация и рассмотрение письменных обращений в ФТС России:

56.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства с обращениями граждан возложена на Приемную ФТС России.

56.2. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение трех дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.

В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:

- наименование вида обращения;

- кому адресовано обращение;

- Ф.И.О. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);

- дата регистрации обращения, регистрационный номер;

- количество листов обращения, количество листов приложения;

- заголовок к тексту обращения;

- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова), тематика;

- подразделение-исполнитель;

- срок исполнения обращения;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- движение обращения;

- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- наличие приложений;

- постановка на контроль, сроки исполнения, при необходимости перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;

- тематика обращений (рубрикатор);

- совместное рассмотрение;

- вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой).

Правила работы в автоматизированной поисковой системе и порядок заполнения РКФ изложен в отдельных методических документах ФТС России.

На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении ФТС России о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.

56.3. Регистрационный номер обращения граждан формируется автоматически в поисковой системе и состоит из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, А-0010, К-0112, Ж-1214и).

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются, соответственно, буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.

Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указываются в штампе "Обращения граждан" ФТС России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. В случае, если такая возможность отсутствует, - в любом свободном месте первого листа обращения.

56.4. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

56.5. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для рассмотрения в ФТС России при наличии такого обращения в ФТС России, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ФТС России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, К-0025/2), при этом в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

56.6. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения в таможенные органы или должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

56.7. Обращения граждан, адресованные конкретным должностным лицам, направляются непосредственно им. Поступающие в адрес руководства ФТС России обращения граждан, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства ФТС России, направляются непосредственно в структурные подразделения ФТС России или в таможенные органы по принадлежности.

56.8. После рассмотрения руководством ФТС России обращения граждан возвращаются в Приемную ФТС России с резолюциями руководителя ФТС России - от начальника Управления делами, с резолюциями заместителей руководителя ФТС России - от помощников заместителей руководителя ФТС России. Должностные лица Приемной ФТС России переносят в РКФ содержание резолюций и направляют обращения на исполнение согласно поручению руководства ФТС России.

56.9. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений ФТС России, подлинник обращения направляется структурному подразделению ФТС России - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям ФТС России - соисполнителям поручения.

56.10. Соисполнители в адрес ответственного исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с компетенцией.

56.11. По каждому обращению граждан, поступившему после регистрации на исполнение в соответствующее структурное подразделение ФТС России, в течение трех дней должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;

- о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России либо в таможенный орган с извещением об этом автора обращения;

- о направлении по принадлежности в государственные органы Российской Федерации, если затронутые вопросы не относятся к компетенции ФТС России, с извещением об этом автора обращения;

- об оставлении обращения без рассмотрения, если его содержание лишено логики и смысла, с извещением об этом автора обращения.

56.12. Если в обращениях граждан наряду с вопросами, относящимися к компетенции ФТС России, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других государственных органах Российской Федерации, то в течение семи дней со дня регистрации структурное подразделение-исполнитель направляет копии обращений по принадлежности с извещением авторов обращений.

56.13. Направление обращений граждан на исполнение из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение ФТС России при наличии поручения руководства ФТС России осуществляется только с согласия руководства ФТС России. Для этого структурное подразделение-исполнитель направляет докладную записку на имя руководителя ФТС России (заместителя руководителя ФТС России), давшего поручение.

56.14. Передача всех обращений граждан из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение ФТС России осуществляется через Приемную ФТС России. В РКФ вносится необходимая информация, после чего обращения передаются на исполнение в структурное подразделение ФТС России по принадлежности.

56.15. Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, но имеющие исходящий номер, подписанные с указанием должности заявителя или заверенные печатью организации, подлежат регистрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФТС России.

57. Регистрация и рассмотрение письменных обращений в таможенных органах:

57.1. Обращения граждан подлежат централизованной регистрации отделом документационного обеспечения (далее - ОДО) таможенного органа в течение трех дней с момента поступления.

57.2. Порядок регистрации и исполнения обращений граждан, поступивших в таможенный пост (в составе таможни), минуя ОДО таможни, осуществляется в соответствии с положениями Регламента.

57.3. На поступившем обращении проставляется регистрационный штамп "Обращения граждан". Основные реквизиты обращения вносятся в РКФ обращения в используемой в таможенных органах автоматизированной поисковой системе.

57.4. В РКФ вносятся основные и при необходимости дополнительные реквизиты регистрации обращений граждан в соответствии с пунктом 56.2 Регламента.

57.5. На документы, внесенные в автоматизированную поисковую систему, распечатывается сокращенная форма РКК. РКК с подписью ответственного за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа в получении документа помещается в картотеку ОДО.

57.6. Регистрационный номер обращения переносится из РКФ обращения в регистрационный штамп. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения (например, А-1), если обращение поступило от иностранного гражданина, добавляется индекс "и" (например, Б-12и), на коллективных обращениях проставляется индекс "Кл" (например, Кл-3).

57.7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Повторному обращению присваивается очередной регистрационный номер, а в РКФ обращения и обоих экземплярах РКК делается отметка "Повторно".

57.8. Не считаются повторными:

письма одного и того же автора, но по разным вопросам;

обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в таможенный орган, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.

57.9. Зарегистрированные в ОДО обращения граждан направляются:

адресованные конкретным должностным лицам, - этим лицам;

в зависимости от содержания - руководству таможенного органа для рассмотрения и написания поручений, соответствующим структурным подразделениям, если затронутые в обращении вопросы не требуют указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.

После рассмотрения руководством таможенного органа обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций переносят в РКФ обращения.

57.10. Ответственным за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков является руководство таможенного органа.

Руководство таможенных органов, его структурных подразделений при рассмотрении обращений граждан обязано:

разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно давать мотивированные, со ссылкой на законодательство, ответы, разъяснять порядок обжалования решений;

осуществлять контроль за своевременным, качественным рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

57.11. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

57.12. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются в семидневный срок по принадлежности, о чем уведомляется заявитель.

57.13. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц соответствующих структурных подразделений. Решение о таком рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его заместителем.

57.14. Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, но имеющие исходящий номер, подписанные с указанием должности заявителя или заверенные печатью организации, подлежат регистрации в ОДО таможенного органа в соответствии с инструкцией по делопроизводству в таможенных органах.

58. Подготовка ответов на письменные обращения граждан в ФТС России:

58.1. Должностное лицо структурного подразделения ФТС России, ответственное за исполнение обращения, изучает обращение гражданина и материалы к обращению гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости:

готовит служебную записку (запрос) в целях получения необходимой информации в другое структурное подразделение ФТС России;

готовит предложения с проектом поручения руководителя (заместителя руководителя) ФТС России о проведении ФТС России функциональной проверки деятельности таможенного органа (в рамках осуществления внутриведомственного контроля) в связи с обращением гражданина.

58.2. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма ФТС России в соответствии с инструкцией по делопроизводству ФТС России. Подготовленный документ поступает в Приемную ФТС России для регистрации.

Исходящий номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре, формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, 01-189/А-0010, 01-189/Ж-1214и). В РКФ обращения вносятся отметки о его исполнении. Распечатывается новый экземпляр РКК с отметками об исполнении обращения, который помещается в картотеку исполненных обращений (предыдущая РКК уничтожается). Если письменный ответ не направляется (пункт 37 Регламента), отметка об этом также вносится в РКФ обращения и распечатывается новая РКК.

58.3. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, направляется в соответствии с установленным порядком. Адрес на конверте с обязательным указанием почтового индекса автора заполняет исполнитель на русском языке, а также дублирует буквами латинского алфавита (адрес на иностранном языке, указанный автором в обращении).

58.4. Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены и решены все затронутые в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, в ответе разъясняется порядок обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.

58.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями в ФТС России, и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник структурного подразделения ФТС России, ответственного за рассмотрение обращения, вправе подготовить предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В этом случае начальник структурного подразделения ФТС России, ответственного за рассмотрение обращения, представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) ФТС России докладную записку с проектом письма заявителю о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу, согласованную с Приемной ФТС России и начальником Управления делами ФТС России.

58.6. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается ФТС России в порядке, установленном настоящим Регламентом.

58.7. На документах, связанных с рассмотрением обращений граждан, после принятия решения и их исполнения должна быть внесена запись "В дело" с указанием индекса дела по номенклатуре и проставлена подпись должностного лица, принявшего это решение. Запись об исполнении вносится в РКФ обращения.

58.8. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел Приемной ФТС России, хранятся в Приемной ФТС России. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений-исполнителей ФТС России, хранятся в структурных подразделениях ФТС России.

58.9. По жалобам граждан на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц дела формирует и хранит соответствующее структурное подразделение ФТС России.

58.10. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению подшивать в дела запрещается.

59. Подготовка ответов на письменные обращения граждан в таможенных органах:

59.1. Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, в ответе разъясняется порядок обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.

59.2. Ответ на обращение гражданина подписывается начальником таможенного органа или его заместителем.

59.3. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма таможенного органа без указания специального звания должностного лица, подписавшего ответ, а также без указания фамилии и телефона исполнителя.

59.4. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, передается исполнителем на регистрацию и отправку вместе с конвертом, на котором указывается адрес русскими, латинскими буквами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

59.5. Если гражданин неоднократно обращался в таможенный орган по одному и тому же вопросу и на обращения были даны исчерпывающие ответы, начальник структурного подразделения-исполнителя представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа проект письма заявителю о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу. Проект письма визируется начальником ОДО таможенного органа с целью контроля за обоснованностью прекращения переписки.

В случае подписания начальником (заместителем начальника) таможенного органа письма о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по конкретному вопросу указанное письмо направляется в адрес заявителя.

59.6. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается в таможенном органе в порядке, установленном Регламентом.

59.7. Подписанный ответ на обращение регистрируется в ОДО таможенного органа. Исходящий номер ответа состоит из индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, 01-21/А-27). В РКФ обращения вносятся отметки об исполнении. Распечатанный новый экземпляр сокращенной РКК с отметками об исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.

59.8. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись начальника, принявшего это решение.

Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.

59.9. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности в соответствующих структурных подразделениях таможенного органа.

Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной начальником таможенного органа, а по истечении указанных сроков уничтожаются в установленном порядке.