III. Административные процедуры

16. При регистрации и исполнении письменного обращения выделяют следующие административные процедуры и сроки:

прием и регистрация письменного обращения - 3 дня;

направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности - 7 дней со дня регистрации;

рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа - 30 дней со дня регистрации.

17. Поступающие в Роструд письменные обращения (бандероли, посылки) принимаются экспедицией отдела делопроизводства Управления делами Роструда.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления делами.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела делопроизводства Управления делами.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в Группу по работе с обращениями граждан.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.

18. Обращения граждан в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в Группу по работе с обращениями граждан через официальный сайт Роструда путем заполнения заявителем необходимых реквизитов.

Интернет-обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:

отсутствие адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

Письменный ответ Роструда на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

19. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками Группы по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Роструд в Автоматизированной системе учета (далее - АСУ).

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Работники Группы по работе с обращениями граждан при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в Роструд от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".

В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также общее число авторов указываются в графе "Подписал". Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе "Подписал" (Сидорова М.М.). В РКК делается отметка "Коллективное".

Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

По результатам регистрации указанные обращения направляются работниками Группы по работе с обращениями граждан в управления Роструда для сведения и использования в работе или списываются в дело.

На анонимные письма, поступившие по электронной почте, заявителю сообщается, что анонимные письма не принимаются. Такие письма не распечатываются, не регистрируются и удаляются из электронной почты.

Если в указанном электронном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в электронном виде в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

Слова "город", "край", "область", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется. Например, 244110, Московская обл., г. Воскресенск, ул. Химиков, 14-2-34.

Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:

"обл." - область;

"п." - поселок;

"с." - село;

"ст." - станица;

"х." - хутор;

"ст-я" - станция;

"б-р" - бульвар;

"линия" - линия;

"наб." - набережная;

"пер." - переулок;

"пл." - площадь;

"пр-т" - проспект;

"пр-д" - проезд;

"туп." - тупик;

"мкр." - микрорайон;

"кварт." - квартал.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп Управления делами Роструда установленного образца с указанием даты регистрации обращения в АСУ и регистрационного номера обращения.

20. Направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности.

Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в АСУ.

Поступившие в Роструд обращения передаются для первичного рассмотрения специалистам Группы по работе с обращениями граждан, которые, в зависимости от содержащихся в них вопросов, направляют их вместе с РКК в управления Роструда.

Работник Группы по работе с обращениями граждан в зависимости от содержания в трехдневный срок направляет письменное обращение для резолюции руководителю Роструда или его заместителям (далее - руководству Роструда), а далее на основании резолюции в соответствующие структурные подразделения Роструда для рассмотрения и ответа авторам обращений.

21. Группа по работе с обращениями граждан при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

22. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Роструда, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

23. Рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа.

Основание для начала административной процедуры: направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.

24. Все обращения, поступившие в Роструд, подлежат обязательному рассмотрению.

25. Зарегистрированные в Группе по работе с обращениями граждан обращения при необходимости докладываются руководству Управления делами либо руководству Роструда.

РКК хранятся в картотеке управлений для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.

Обращения, рассмотренные руководством Роструда, передаются в Группу по работе с обращениями граждан для регистрации резолюции в АСУ и последующего направления обращения в соответствующие управления вместе с РКК.

Заявитель информируется Группой по работе с обращениями граждан о переадресации его обращения в соответствии с поручением руководства Роструда.

В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Роструда, ответственным исполнителем является подразделение Роструда, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину. Ответственный исполнитель изучает обращение гражданина, при необходимости делает с него копии и через Группу по работе с обращениями граждан передает соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители).

Соисполнители при необходимости делают копии с обращения, через Группу по работе с обращениями граждан передают обращение ответственному исполнителю. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа Роструда осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководству управления, являющегося ответственным исполнителем, либо руководству Роструда. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ Роструда.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Руководство управлений рассматривают обращения, поступившие в течение текущего рабочего дня, по мере их поступления.

Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: "Вручить немедленно" или "Срочно", рассматриваются руководством управления незамедлительно.

В случае ошибочного направления обращения в управление работник, ответственный за делопроизводство, в срок до 3-х дней с даты его регистрации в Роструде возвращает его в Группу по работе с обращениями граждан с пометкой руководителя управления для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

Передача обращений граждан из одного управления в другой осуществляется только через Группу по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя управления либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование управления, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.

В случае разногласий между руководителями управлений Роструда о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается заместителем руководителя Роструда в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.

26. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством соответствующего управления Роструда запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы работники соответствующих управлений Роструда.

Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается руководителем Роструда или его заместителями.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на первичные обращения граждан подписывают руководители управлений и их заместители.

Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководителями управлений или их заместителями, готовятся за подписью руководителей Роструда.

При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением гражданина передается в Группу по работе с обращениями граждан.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются автору обращения заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

27. В структурном подразделении Роструда исходящий регистрационный номер ответа на обращение состоит из регистрационного номера обращения в АСУ и индексов структурного подразделения и отдела, исполнившего обращение.

Например: 1234-6-1, где 1234 - регистрационный номер обращения в АСУ, 6 - индекс Правового управления, 1 - индекс отдела правового регулирования в сфере труда.

Исходящие регистрационные номера ответов на обращения, подписанные руководством Роструда или управлений, присваиваются в управлениях, исполнивших обращения.

Перед передачей ответов заявителям на отправку работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Оформленные надлежащим образом ответы передаются в экспедицию отдела делопроизводства Управления делами для отправки адресатам.

Отправка ответов по результатам рассмотрения обращений граждан в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации осуществляется Группой правительственной переписки отдела делопроизводства Управления делами через фельдъегерскую связь.

На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмотрения руководством управления проставляется надпись "В дело" и личная подпись.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа заявителю формируются в дела в управлении, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел управления.

Обращения без принятого руководством управления решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Работник структурного подразделения, которому поручена работа с письменным обращением, после исполнения обращения заполняет аналитическую таблицу РКК.

Заполненная РКК с указанием исходящего номера и даты письменного ответа возвращается в Группу по работе с обращениями граждан для снятия с контроля исполнения письменного обращения.

28. Организация личного приема граждан.

Личный прием граждан руководителями и специалистами Роструда осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым руководителем Роструда.

Организацию приема посетителей руководителями и специалистами Роструда осуществляет Группа по работе с обращениями граждан.

29. Проведение личного приема.

Управление делами на основании графика приема граждан руководителями и специалистами Роструда, утвержденного приказом Роструда, разрабатывает ежеквартальный график приема граждан и осуществляет контроль за его выполнением.

Ежеквартальный график приема граждан Управлением делами доводится до сведения должностных лиц, осуществляющих прием граждан, и вывешивается на информационном стенде.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Граждане приглашаются на прием в порядке очередности.

Максимально допустимое время личного приема гражданина не должно превышать 20 минут.

Результаты приема заносятся в карточку личного приема.

Запись граждан на прием к руководителю Роструда, его заместителям, начальникам структурных подразделений и их заместителям производится Группой по работе с обращениями граждан в рабочем порядке на основании заявлений граждан, а также по поручению руководителя Роструда и его заместителей. Дата и время приема граждан определяется в соответствии с утвержденным графиком приема и с учетом фактического рабочего плана руководителя Роструда и его заместителей.

Руководителю Роструда и его заместителям информацию о гражданах, записавшихся на прием, предоставляет начальник Управления делами или его заместитель, а структурные подразделения - имеющиеся документы по теме вопроса.

Доведение информации о времени и месте приема до сведения граждан осуществляют соответствующие структурные подразделения.

В том случае, когда по вопросам, поставленным гражданином на личном приеме, требуется дополнительная проверка, руководитель, осуществляющий прием, дает поручение соответствующему структурному подразделению. После проведения проверки информация о принятых мерах направляется на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием, с проектом ответа заявителю.

Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

На личном приеме гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.

На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "С личного приема". Обращение передается в экспедицию отдела делопроизводства Управления делами. Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

Работником Группы по работе с обращениями граждан распечатывается карточка личного приема гражданина. Работником, осуществлявшим личный прием гражданина, в карточку заносятся краткое содержание устного обращения и результаты его рассмотрения.

Заполненная карточка передается в Группу по работе с обращениями граждан.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Роструда, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

30. Прием граждан по вопросам нарушения трудового законодательства проводится начальниками, заместителями начальников и работниками структурных подразделений при наличии у гражданина ответов руководителей территориальных органов Роструда.

Заместители руководителя Роструда принимают граждан при наличии у них аргументированных возражений на решение начальников структурных подразделений.

По спорным вопросам и по жалобам на решения заместителей руководителя Роструда граждан принимает лично руководитель Роструда.

Подготовка документов для приема граждан руководителем Роструда и его заместителями возлагается на начальников структурных подразделений, к компетенции которых относятся вопросы, поставленные в обращении. При необходимости по инициативе начальников структурных подразделений к этой работе могут привлекаться работники других структурных подразделений, к ведению которых относится решение вопросов, содержащихся в обращении.

31. Анализ обращений граждан.

Начальники управлений обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:

количество и характер рассмотренных обращений граждан;

количество и характер решений, принятых по обращениям граждан Рострудом в пределах его полномочий;

количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Начальники управлений организуют учет и анализ вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков.

По итогам года структурные подразделения направляют в Группу по работе с обращениями граждан доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан в Роструд.

Группа по работе с обращениями граждан обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет соответствующий доклад руководителю Роструда для последующего направления в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

По итогам прошедшего квартала структурные подразделения направляют в Группу по работе с обращениями граждан доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан, поступивших в Роструд из Администрации Президента Российской Федерации.

Группа по работе с обращениями граждан обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам квартала и представляет соответствующий доклад руководителю Роструда для последующего направления в Администрацию Президента Российской Федерации.