VI. Составление номенклатуры дел

46. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения (приложение N 9).

47. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, - в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения.

Утверждение номенклатуры государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, - уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты.

Один экземпляр утвержденной номенклатуры возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе. Копия номенклатуры нотариуса, занимающегося частной практикой, в десятидневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

48. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

49. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

50. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

51. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

52. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

53. Индексация Примерной номенклатуры дел, обозначающая номер раздела номенклатуры и порядковый номер дела, включенного в соответствующий раздел Примерной номенклатуры дел, сохраняется для однородных заголовков дел в номенклатуре дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы.

В графе 1 номенклатуры дел в соответствии с индексацией однородных дел в Примерной номенклатуре дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (исключение составляют включенные в номенклатуру дел в соответствии с пунктом 52 Правил новые заголовки дел, которым присваивается резервный номер соответствующего раздела номенклатуры дел).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество заведенных частей или томов дела.

Сроки хранения дел в графе 4 указываются в соответствии с Примерной номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 7 февраля 2002 г. N 07/1110-ЮД).

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и др.

54. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации.

Исключение составляют переходящие дела, начатые до введения в действие Правил, в случаях, если их индексы не совпадают с индексами, которые должны быть присвоены данным делам в соответствии с Примерной номенклатурой дел. При разработке номенклатуры дел в соответствии с Правилами такие переходящие дела подлежат перерегистрации. Начатому ранее переходящему делу присваивается индекс в соответствии с Примерной номенклатурой дел, при этом прежний индекс сохраняется и пишется через дробь (например: 1-9/II-7, где 1-9 - индекс данного переходящего дела, присвоенный ему в соответствии с Примерной номенклатурой дел, II-7 - прежний индекс дела).

Не могут быть переходящими реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса и номенклатура дел нотариуса.

55. В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

56. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса (приложение N 10), являющейся самостоятельным документом, первый экземпляр которой подшивается к номенклатуре, второй направляется нотариусом соответственно в территориальный орган или нотариальную палату. Копия итоговой записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, занимающегося частной практикой, направляется в территориальный орган.