Заполнение первого раздела "Учетные и описательные характеристики"

Заполнение первого раздела "Учетные

и описательные характеристики"

1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Центром информационных технологий Росархива после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР.

2. Реквизит "Дата включения в ГР" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.02.1998.).

3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.

4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: "Жалованная грамота Ивана III".

7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.

8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.

10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- древнерусский;

- старославянский;

- церковно-славянский;

- русский;

- латинский;

- греческий;

- арабский;

- старофранцузский;

- и т.д.

11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия, с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

17. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна - две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна).

18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.

19. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:

- федеральная;

- государственная субъекта федерации;

- муниципальная;

- частная физического лица;

- частная юридического лица.

20. Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:

- федеральный архив;

- федеральный музей;

- федеральная библиотека;

- Архив РАН;

- государственный архив субъекта РФ;

- государственный музей субъекта РФ;

- государственная библиотека субъекта РФ;

- организация системы РАН;

- муниципальный архив;

- муниципальный музей;

- муниципальная библиотека;

- государственная организация;

- негосударственная организация;

- физическое лицо.