3. Планирование (бюджетирование) затрат на выпуск и реализацию

3. Планирование (бюджетирование) затрат

на выпуск и реализацию

3.1. Целью планирования расходов выпуск и реализацию издательской продукции (работ, услуг) является определение прибыли от продаж как финансового результата обычной деятельности, ожидаемого Издательством в плановом периоде. В связи с этим планирование расходов должно обеспечить оптимальное использование материальных, трудовых, финансовых ресурсов, а также способствовать принятию оптимальных управленческих решений, направленных на снижение затрат на калькуляционную единицу, повышение экономической эффективности деятельности Издательства.

3.2. Планирование расходов осуществляется в рамках финансового планирования Издательства, с применением принципов бюджетирования.

Под бюджетированием понимают процесс разработки бюджетов (смет) расходов Издательства, в том числе расходов, возникающих в отдельных структурных подразделениях (редакциях и др.).

Процесс финансового планирования рекомендуется осуществлять в два этапа:

- этап бюджетного планирования деятельности структурных подразделений Издательства: редакций, репроцентров, отделов;

- этап сводного (комплексного) бюджетного планирования деятельности Издательства, включающей в себя процессы определения структур бюджетов и ответственности за формирование бюджетов, процессы согласования, утверждения и контроля исполнения.

3.3. В целях организации бюджетного планирования в структурных подразделениях Издательства рекомендуется создать сквозную систему функциональных бюджетов, позволяющих формировать себестоимость продукции (работ, услуг):

- бюджет фонда оплаты труда;

- бюджет материальных затрат;

- бюджет расходов на полиграфические работы;

- бюджет потребления энергии;

- бюджет амортизации амортизируемого имущества;

- бюджет прочих расходов;

- бюджет погашения кредитов;

- налоговый бюджет.

Эта система бюджетов полностью охватывает сферу финансовых расчетов Издательства.

С бюджетом фонда оплаты труда связаны платежи ЕСН, ОПС и ДС, а также отчисления налога на доходы с физических лиц. Бюджеты материальных затрат и потребления энергии отражают основную часть сторонних платежей Издательства. В бюджете амортизации отражаются суммы амортизационных отчислений по амортизируемому имуществу (основным средствам и нематериальным активам). В бюджете прочих расходов отражают суммы авторского гонорара и другие расходы, относящиеся к прочим. Бюджет погашения кредитов и займов составляется в строгом соответствии с планом-графиком платежей.

Налоговый бюджет включает в себя расчеты налогов и обязательных платежей в федеральный бюджет и бюджеты иных уровней, а также ЕСН, ОПС и ДС и планируется в целом по Издательству.

Примерная система бюджетов Издательства приведена в Приложении 1.

3.4. При разработке бюджетов структурных подразделений и служб Издательства необходимо руководствоваться принципом декомпозиции, а именно: каждый бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня, т.е. бюджеты редакций и других структурных подразделений являются составной частью бюджета Издательства. Ежемесячно для каждой редакции и других структурных подразделений целесообразно разрабатывать сводный бюджет по форме, представленной в Приложении 2.

При формировании бюджета структурного подразделения (редакции) рекомендуется использовать метод "нулевого баланса": бюджет составлять не на основе затрат за прошедший период, а на базе запланированных мероприятий (тематического плана).

Исходным пунктом для бюджетирования является, как правило, план выпуска изданий на соответствующий период (портфель). Из него вытекают так называемые базовые планы и соответствующие им виды бюджетов: производства (подготовки изданий), закупки бумаги, материалов и т.д., персонала, инвестиций и т.д. Базовые планы и бюджеты, в свою очередь, служат основой для формирования планов по прибыли, финансам и ликвидности (погашению кредиторской задолженности).

3.5. В дополнение к сводному бюджету составляют функциональные бюджеты по соответствующим статьям затрат. Рекомендуемые формы бюджетов по соответствующим статьям затрат приведены в Приложениях 3 - 8.

3.6. В целях организации системы бюджетирования целесообразно выделять следующие центры ответственности (центры принятия управленческих решений), далее - ЦО:

- ЦО по доходам. Включает управление маркетингом и коммерческое управление;

- ЦО по расходам. Включает управление издательским процессом и управление техническим обеспечением и ремонтом;

- ЦО по прибыли. Включает управление финансами и экономикой;

- ЦО по инвестициям. Включает управление техническим развитием и работой с персоналом.

Четкое определение состава ЦО позволяет более эффективно внедрить сквозную систему финансового планирования в Издательстве.

3.7. Рекомендуемая структура сводного бюджета, обобщающего работы по финансовому прогнозированию и планированию, представлена в Приложении 9.

Составляющими сводного бюджета являются:

- исходные прогнозные данные;

- производственная программа (тематический план);

- баланс прибылей и убытков;

- баланс Издательства;

- отчет о движении денежных средств.

Сводный бюджет Издательства состоит из доходной и расходной частей. Основные статьи сводного бюджета представлены в Приложении 10.

3.8. Оптимальным бюджетом является такой, в котором доходная часть равна расходной. Доходная часть бюджета планируется на основании плана продаж и плана финансовых поступлений от прочих источников. Кроме того, необходимо учитывать остатки средств на счетах учета денежных средств Издательства.

На основе этих данных рекомендуется составлять сводный план финансовых поступлений (на месяц, квартал, год) и формировать расходную часть бюджета на контрольный период (месяц, квартал, год).

Расходная часть сводного бюджета планируется на основании следующих исходных данных:

- плана-графика налоговых выплат;

- бюджета фонда оплаты труда;

- бюджета материальных затрат в расчете на планируемую тематику;

- бюджета расходов на полиграфические работы;

- бюджета потребления электроэнергии;

- плана-графика погашения кредитов;

- бюджета прочих расходов.

3.9. В рамках формирования сводных бюджетов составляются бюджеты по отдельным статьям расходов (Приложение 11).

3.10. Рекомендуется внедрение комплексной автоматизированной системы бюджетного планирования в Издательстве на базе компьютерной сети, что даст возможность в режиме реального времени получать информацию об исполнении бюджетов и оперативно вносить необходимые коррективы.

3.11. При планировании затрат на производство и реализацию издательской продукции определяют ее плановую себестоимость на основе принятого метода калькулирования.

Расчет себестоимости выпущенной издательской продукции составляется для определения общей суммы затрат на выпуск в целом и по отдельным ее видам в планируемом периоде; определения себестоимости по отдельным изданиям и по статьям затрат. Это позволяет выявлять и использовать резервы снижения затрат, связанных с выпуском и реализацией продукции; осуществлять контроль использования материальных ресурсов и денежных средств.

Основой для расчета себестоимости является тематический план выпуска и план художественно-графического оформления изданий.

3.12. Расчетам себестоимости выпущенной продукции предшествуют расчеты затрат по каждой статье.

3.12.1. Расчет расходов на авторский гонорар за литературные произведения и суммы ЕСН и ОПС проводится исходя из объема оплачиваемых авторских листов и ставки гонорара в соответствии с заключенным договором.

Для расчета затрат на авторский гонорар по разделам и видам изданий рекомендуется использовать средневзвешенные ставки авторского гонорара, определенные исходя из тематического плана и договорных ставок за лист по каждому названию с учетом доплат за допечатку тиража, переиздания и др. дополнительных договорных условий.

Расходы на гонорар за художественно-графические работы с ЕСН и ОПС рассчитываются исходя из тематического плана, плана художественно-графического оформления изданий и ставок в соответствии с заключенными договорами по каждому названию в отдельности.

3.12.2. Расходы на полиграфические работы рассчитывают исходя из тематического плана выпуска литературы и плана художественно-графического оформления изданий и договорных цен на изготовление издания или группы изданий. Для расчета расходов на работы, осуществляемые полиграфическим подразделением Издательства, необходимо воспользоваться Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях.

3.12.3. Расходы на бумагу, картон, переплетные и другие материалы рассчитывают исходя из потребности в них в натуральном выражении в соответствии с объемами изданий и нормами расходов на учетную единицу издательской продукции. Количество бумаги планируют в весовых единицах (тоннах), картона - в весовых единицах (тоннах), переплетных и других материалов - в метрических или весовых единицах.

Потребность в бумаге, картоне, переплетных и других материалах в натуральном выражении планируют по отдельным видам литературы, названиям или сериям, по сортам и номерам бумаги в следующем порядке:

- бумаги для печатания текста, вклеек, вкладок и накидок - в листах-оттисках, приведенных к формату 60 x 90 см (условных листах-оттисках), и укрупненных нормах расхода данного вида бумаги на 1 млн. печатных листов-оттисков;

- бумаги для обложек, составных и цельнобумажных переплетных крышек, форзацев и суперобложек - исходя из их количества, формата, удельной массы бумаги и нормах расхода на 1000 экз. с учетом отходов на технические нужды производства по действующим нормам;

- картона - исходя из количества твердых переплетных крышек, форматов и норм расхода на 1000 экз. с учетом отходов на технические нужды производства;

- переплетных и других материалов - исходя из количества и форматов переплетных крышек и норм расхода на 1000 экземпляров.

Расходы на бумагу, картон, переплетные и другие материалы рассчитывают по договорным ценам с включением транспортно-заготовительных расходов, которые рассчитывают на основании действующих тарифов провозной платы за услуги по доставке и разгрузке бумаги и материалов на склады, оплаты командировочных расходов, связанных с доставкой грузов от иногородних поставщиков; оплаты услуг по хранению, осуществляемому сторонними организациями, в том числе полиграфическими предприятиями, если это предусмотрено договором на выполнение полиграфических работ.

3.12.4. Расчет редакционных расходов проводится по следующим направлениям:

- обработка и оформление оригиналов;

- подготовка оригиналов-макетов.

Расходы на бумагу для подготовки авторских и издательских оригиналов рассчитывают исходя из объема работ и договорных цен на бумагу.

Расходы на подготовку оригиналов-макетов планируют по видам затрат в разрезе номенклатуры статей этих расходов.

Эти расходы распределяют пропорционально объему в учетно-издательских листах только на издания, подготовленные в редакции (отделе, участке) оригиналов-макетов.

Затраты, которые можно отнести на издания прямым путем (изготовление оригиналов-макетов, внештатное редактирование, в том числе научное и контрольное, оплата работы внештатных корректоров и технических редакторов и т.п.), рассчитывают конкретно по каждому изданию.

Затраты, которые невозможно отнести на издания прямым путем, распределяются пропорционально объему в учетно-издательских листах либо прямой заработной плате или иным способом, предусмотренным учетной политикой Издательства.

3.12.5. Расчет общеиздательских расходов ведется постатейно.

Расходы на оплату труда с ЕСН, ОПС и ДС персонала Издательства, за исключением редакционного, рассчитывают исходя из принятой системы оплаты труда в установленном законодательством РФ порядке.

Расходы на служебные командировки персонала (за исключением командировочных расходов редакторов и фотографов по конкретному изданию) рассчитывают исходя из их количества, продолжительности и стоимости проезда, проживания и норм оплаты суточных.

Канцелярские, типографские, почтово-телеграфные и телефонные расходы рассчитывают следующим образом:

- канцелярские расходы - по сложившимся фактическим данным и с учетом предполагаемых объемов работ;

- типографские расходы для собственных нужд (изготовление фирменных бланков, служебных документов и т.п.) - исходя из предполагаемого объема работ и договорных цен;

- телеграфные и почтовые расходы - по отчетным данным с соответствующей корректировкой на объем выпуска и инфляцию в планируемом году;

- расходы на абонирование телефонных номеров городской телефонной сети - исходя из количества и тарифов оплаты.

Расходы на служебные разъезды по городу рассчитывают исходя из количества работников, в должностные обязанности которых входят разъезды (выпускающие редакторы, курьеры, редакторы тематических редакций); расходы на краткосрочные (однодневные) командировки - в зависимости от тарифов на проезд и планируемого количества командировок.

Расходы на содержание служебных легковых автомобилей, являющихся собственностью Издательства, рассчитывают исходя из затрат на оплату труда водителей и другого персонала; ЕСН, ОПС и ДС; расходов на горючее, смазочные и др. материалы, ремонт и замену автомобильной резины, эксплуатационный ремонт и техническое обслуживание, на содержание гаражей (энергоснабжение, водоснабжение, канализация, текущий ремонт и т.п.), на арендную плату за гаражи и места стоянки автомобилей и др.

Расходы на аренду помещений планируют исходя из заключенных договоров.

Расходы на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, помещений, в том числе арендованных (отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение, канализация, содержание в чистоте и т.п.) рассчитывают исходя из действующих тарифов, норм и нормативов, с учетом их прогнозируемого изменения и анализа отчетных данных.

Расходы на ремонт зданий, помещений, в том числе арендованных, инвентаря, издательской техники и других основных средств, планируют исходя из анализа отчетных данных и на основании потребности в планируемом периоде и заключенных договоров.

Расходы на аудиторские, консультационные и информационные услуги, предоставляемые другими организациями, планируют исходя из заключенных договоров.

Расходы на подписку на газеты и журналы, приобретение справочной и другой специальной литературы планируют исходя из анализа отчетных данных и потребности на планируемый период, с учетом сложившихся подписных цен.

Амортизационные отчисления по амортизируемому имуществу рассчитывают в соответствии с действующими нормативными документами (ПБУ 6/01, ПБУ 14/2000, Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, ст. 259 НК РФ).

Затраты на содержание всех видов охраны рассчитывают исходя из договоров, заключенных с вневедомственной и пожарной охраной МВД РФ, а также оплаты услуг по охране, предоставляемой Издательству другими организациями. В тех случаях, когда в структуре Издательства имеется подразделение ведомственной охраны, расходы на ее содержание определяют исходя из затрат на оплату труда персонала охраны, ЕСН, ОПС и ДС, расходов на содержание и ремонт противопожарного оборудования, охранной сигнализации, приспособлений и спецодежды персонала охраны.

Расходы на охрану труда рассчитывают исходя из соответствующего плана мероприятий на предстоящий период.

Расходы на подготовку кадров (оплата обучения, отпусков на период сдачи зачетов, экзаменов, защиты дипломных проектов и другие затраты, согласно действующим положениям) планируют исходя из плана мероприятий по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров.

3.12.6. Расходы на продажу рассчитывают исходя из затрат на рекламу в соответствии с заключенными договорами. На основании планов реализации издательской продукции рассчитывают затраты на упаковку, транспортировку, погрузку, разгрузку, пересылку, экспедирование готовой продукции и т.д. (п. 2.8.8).

Расходы на обязательные бесплатные экземпляры определяют по расчетной (плановой) себестоимости одного экземпляра.