2. Основы организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ

2. Основы организации бухгалтерского учета

с использованием ПВМ и ЭВМ

При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке (вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п. <*>).

--------------------------------

<*> В дальнейшем, для краткости, будут именоваться "ВУ".

В частности, к ВУ переходят работы по:

- вычислительной обработке оправдательных документов;

- группировке и обобщению данных оправдательных документов в соответствующих разрезах;

- составлению учетных регистров хронологического, синтетического и аналитического учета;

- подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности, проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.

Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.

2.1. В условиях механизации и автоматизации <*> бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ СССР, министерствами и ведомствами в установленном порядке.

--------------------------------

<*> В дальнейшем, для краткости, будет указываться только "механизации".

2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и записях и принятая к учету оправдательная документация до передачи на ВУ комплектуется в пачки.

2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности хозяйственных операций с учетом их особенностей.

Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150 документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки на всех операциях, выполняемых ВУ.

Примечание. При комплектовании документов по кассовым и банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета кассира или выписки банка вне зависимости от количества документострок.

2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных случаях - для определенного вида документации) порядку.

На каждую подготовительную к сдаче на ВУ пачку документов оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по установленной форме.

2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ выполняется подразделением-сдатчиком.

Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по соответствующим участкам учета, так же как и сроки составления и выдачи пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.

При разработке графика сдачи оправдательной документации необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление документов на ВУ в течение отчетного месяца.

Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной документации до передачи ее для обработки на ВУ.

2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого документа и пачки в целом.

В процессе проверки должны быть определены: полнота и правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях; полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие количества документов в пачке количеству их, указанному в сопроводительном ярлыке, и т.д.

2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за правильность оформления оправдательной документации, комплектования и оформления пачек.

Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.

2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале регистрации документов по следующей примерной форме:

Журнал регистрации ведется на ВУ по участкам учета. В зависимости от установленного руководителем ВУ и главным бухгалтером предприятия порядка сдачи и возврата документации указанный журнал ведется централизованно или в разрезе структурных подразделений.

Документы с выявленными в процессе приемки дефектами изымаются из пачки и возвращаются сдатчику. При этом вносятся исправления в записи количества сданных документов в сопроводительном ярлыке. В журнале регистрации приемщиком записывается фактически принятое количество документов с отметкой в последней графе журнала о количестве возвращенных документов.

Передача принятых документов на обработку оформляется на ВУ нарядом или сопроводительным ярлыком с операционным контрольным листком.

По завершении обработки оправдательные документы возвращаются бухгалтерии под расписку в указанном журнале.

2.2.7. В целях предотвращения повторной обработки, а также подмены, оправдательные документы, возвращаемые бухгалтерии, должны быть погашены на ВУ специальным штампом контролера, ответственного за их обработку.

2.3. Реквизиты оправдательных документов, передаваемых на ВУ, подлежат кодированию.

В зависимости от назначения коды подразделяются на технологические (специальные), группировочные и справочные.

Технологические (специальные) коды (номер работы, участок учета, макет перфорации, пачка документов и т.п.) используются ВУ для организации работы. Они дают возможность отличать машинные носители, созданные на основании различных документов, отыскивать при необходимости оправдательный документ для получения справки или исправления ошибки.

Группировочные коды используются для обобщения количественно-суммовых показателей хозяйственных операций в соответствующих разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности. Например: по структурным подразделениям предприятия, табельным номерам работников, номенклатурным номерам или группам материальных ценностей и готовых изделий, видам операций, синтетическим счетам и объектам аналитического учета и т.п.

Справочные коды являются дополнительными данными, характеризующими хозяйственные операции. Например: месяц, единица измерения натуральных показателей в учете материальных ценностей и т.п.

Некоторые коды (номер документа, дата совершения операции, корреспондирующий счет и др.) в зависимости от конкретного применения могут выступать как в качестве справочных, так группировочных и технологических.

2.3.1. Коды учетных номенклатур должны разрабатываться с учетом обеспечения взаимосвязи их для всех участков бухгалтерского учета и соответствующих функциональных служб предприятия.

2.3.2. Применяемые на предприятии коды должны быть систематизированы в специальных справочниках учетных номенклатур.

По мере изменения учетных номенклатур показатели справочника должны постоянно обновляться.

Поддержание справочников в рабочем состоянии, а также своевременное доведение изменений и дополнений в них до всех заинтересованных служб предприятия и до ВУ возлагается на работников соответствующих функциональных подразделений, у которых должен храниться контрольный экземпляр справочника.

Так, например, за справочник табельных номеров работников должны отвечать работники отдела кадров, а за справочник синтетических счетов и объектов аналитического учета - работники бухгалтерии.

2.3.3. Каждое внесение изменения в контрольный экземпляр справочника должно оговариваться подписью уполномоченных лиц с указанием даты.

2.3.4. За ведение справочников на машинных носителях должен отвечать ограниченный круг лиц - работников ВУ. Эти лица отвечают за соответствие данных, зафиксированных на машинных носителях, контрольному экземпляру справочника.

2.3.5. Правильное заполнение кодов вменяется в обязанность должностных лиц, оформляющих оправдательную документацию.

Для этого указанные лица должны быть обеспечены соответствующими справочниками учетных номенклатур.

2.4. Содержащиеся в оправдательной документации данные хозяйственных операций, подлежащие отражению в системе бухгалтерского учета, воспроизводятся в машинном носителе - перфокарте, перфоленте, магнитной ленте и т.п.

2.4.1. Перенос данных оправдательных документов на машинные носители выполняется по специальным инструкциям и макетам записей, которые определяют состав воспроизводимых данных и колонки перфокарт или поля других носителей, отражающих значения соответствующих реквизитов документов.

Макеты записей на машинные носители разрабатываются с учетом расположения реквизитов в документах и технологии обработки машинных носителей.

2.4.2. По источникам воспроизводимых данных различают первичные и вторичные машинные носители.

К первичным относятся машинные носители:

- создаваемые вручную непосредственно по данным, зафиксированным в учетной, планово-нормативной и справочной документации;

- создаваемые по данным счетчиков, датчиков и других технических средств первичного учета.

2.4.3. Вторичными являются машинные носители, создаваемые автоматически, или реже - вручную, по итогам соответствующих табуляграмм, разработанных на основании первичных машинных носителей. К ним, в частности, относятся носители, содержащие суммарные показатели первичных машинных носителей с одинаковыми признаками и служащие для сокращения объема обрабатываемых массивов или накопления данных за более длительные периоды времени, а также сальдовые показатели.

2.4.4. При наличии систематически обновляемых в централизованном порядке машинных носителей, содержащих условно-постоянные данные, например, учетные цены и наименования материальных ценностей и готовой продукции, нормы времени и расценка за определенную производственную операцию и т.п., может предусматриваться незаполнение соответствующих показателей в первичной документации. В этом случае суммарные показатели и соответствующие наименования формируются автоматически по данным условно-постоянных машинных носителей и носителей с данными, воспроизведенными с первичных документов.

2.4.5. Оправдательными документами могут являться непосредственно машинные носители (дуаль-карта и др.). В указанном случае они должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом.

2.4.6. Машинные носители являются источником данных как хронологического, так синтетического и аналитического учета, в связи с чем обеспечивается тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Технология обработки учетных данных, воспроизведенных в машинных носителях, должна предусматривать полное исключение отставания аналитического учета от синтетического.

2.5. Отражение всех хозяйственных операций, наличия и движения средств и их источников производится в табуляграммах, т.е. печатных регистрах, получаемых автоматически на основе группировки и обобщения данных, содержащихся в машинных носителях.

2.5.1. В зависимости от назначения табуляграммы могут быть составлены:

- "на печать", т.е. с записью в табуляграмме данных каждой документостроки, перенесенной на машинный носитель;

- "на итог", т.е. при отражении в табуляграмме групповых итогов требуемых показателей, подсчитанных по данным обрабатываемых машинных носителей с одинаковыми значениями группировочных признаков.

Могут также составляться табуляграммы "на итог", в которых некоторые показатели формируются "на печать".

2.5.2. В табуляграммах, составляемых "на печать", должен присутствовать номер пачки, дата совершения хозяйственной операции или другой признак, который, при необходимости, позволяет проверить правильность отражения данных оправдательных документов в табуляграмме.

2.5.3. Каждая строка табуляграммы, составляемой "на итог", должна иметь признаки, идентифицирующие ее составные части в табуляграммах, составленных "на печать".

2.5.4. Выпускаемые табуляграммы должны быть оформлены на ВУ надлежащим образом.

Оформление табуляграмм включает написание их заголовков, если они не печатаются автоматически (независимо от того, составлены ли они на специальных бланках или на чистой бумажной ленте), и проставление подписи должностного лица ВУ, ответственного за их выпуск. На каждом листе разрезанной табуляграммы должны быть проставлены порядковые номера внутри каждого наименования табуляграммы. На всех табуляграммах указывается наименование или код предприятия, название или код месяца и года, в котором они составляются.

После проверки правильности оформления табуляграммы передаются пользователям в сроки, установленные графиком.

2.5.5. В табуляграммах, являющихся платежными документами на выплату заработной платы и планового аванса, на перечисление вкладов в сберегательные кассы и взносов по личному добровольному страхованию и т.п. операциям, итоги сумм к выплате или перечислению подлежат дополнительной проверке и написанию прописью в целом по документу за подписью лица, ответственного за эту проверку.

2.6. В условиях использования ЭВМ технологический процесс обработки учетных данных и выдачи пользователям (заказчикам) выходной информации может быть организован как в регламентном, так и запросном режимах. При наличии соответствующего оборудования учетная информация может быть выдана на устройство визуального отображения в виде видеограммы.

2.7. На всех стадиях технологического процесса обработки данных бухгалтерского учета должны быть предусмотрены методы всестороннего тщательного контроля, обеспечивающие проверку правильности:

- вычислительной обработки количественно-суммовых показателей оправдательных документов;

- воспроизведения в машинных носителях показателей оправдательных документов;

- выпускаемых табуляграмм.

Методы контроля зависят от применяемой формы бухгалтерского учета и типа используемой на соответствующей стадии вычислительной техники.

2.7.1. Основным методом контроля правильности вычислительной обработки, выполненной на КВМ, является метод двойного счета, производимого разными операторами. Могут быть предусмотрены и другие методы контроля при условии, что они обеспечивают снижение трудоемкости и меньшую вероятность пропуска ошибки, чем при двойном счете.

2.7.2. На ПВМ для контроля правильности обработки учетной информации устанавливаются перечни контролируемых показателей, по которым формируются итоги в контрольных табуляграммах, журналах контрольных чисел и отчетных разработках.

Контрольные табуляграммы составляются "на печать" по всем учетным показателям, содержащимся в соответствующих машинных носителях, и формируют итоги контролируемых показателей по каждой пачке документов (см. подраздел 5.5).

Журналы контрольных чисел составляются по итоговым данным контрольных табуляграмм. Контрольные числа формируются в них для последующей проверки отчетных разработок.

2.7.2.1. Для осуществления контроля количества документострок, перенесенных на перфокарты, в контрольных табуляграммах и журналах контрольных чисел, кроме показателей первичных документов, включается дополнительный признак - счет карт.

2.7.2.2. Правильность перфорации данных оправдательных документов в части постоянных для пачки признаков, вынесенных в сопроводительный ярлык, проверяется, кроме того, "просвечиванием" соответствующих колонок перфокарт исходя из того, что все перфокарты в пачке должны иметь одинаковую пробивку по этим признакам.

2.7.2.3. Контроль правильности воспроизведения в машинных носителях данных оправдательных документов осуществляется:

- при одинарной перфорации, т.е. при воспроизведении данных оправдательного документа на одной карте, - сопоставлением итогов контрольных табуляграмм с аналогичными итогами контролируемых показателей, подсчитанных по той же пачке документов на КВМ;

- при двойной перфорации, т.е. при воспроизведении данных оправдательного документа на двух картах разными операторами, - сопоставлением аналогичных итогов двух контрольных табуляграмм, относящихся к одной и той же пачке документов.

Могут быть предусмотрены и другие методы контроля правильности перфорации, обеспечивающие большую его эффективность.

2.7.2.4. По автоматически отперфорированным сальдовым и итоговым перфокартам также составляются контрольные табуляграммы, итоги которых сверяются с соответствующими итогами, подсчитанными по данным табуляграмм, на основе которых создавались сальдовые и итоговые карты.

Во всех случаях перфорация считается правильной при тождестве указанных сопоставляемых итогов.

2.7.2.5. При обнаружении расхождений выявленная ошибка перфорации исправляется в соответствии с данными оправдательного документа, при этом взамен ошибочных перфокарт создаются новые, после чего составляется повторная контрольная табуляграмма по откорректированным данным, которая снова подвергается контролю в соответствии с вышеизложенным.

2.7.2.6. По итогам выверенных контрольных табуляграмм составляются вручную или в автоматическом режиме контрольные журналы (журналы контрольных чисел), которые и используются для контроля правильности показателей табуляграмм систематического учета. Содержание и формы журналов контрольных чисел разрабатываются с учетом возможности накопления контрольных итогов по подлежащим проверке показателям.

2.7.2.7. В условиях применения таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета журналы контрольных чисел подразделяются на два вида - первичные и сводные.

В первичных журналах контрольных чисел показатели хозяйственных операций отражаются в размере пачек документов, при этом:

- по хозяйственным операциям, имеющим натуральные показатели, итоги накапливаются в натуральном и стоимостном выражениях;

- по хозяйственным операциям, имеющим только стоимостное выражение, итоги показываются отдельно по дебетовым и кредитовым оборотам.

В сводном журнале контрольных чисел накопление контрольных итогов оборотов и сальдо производится в размере кодов синтетических счетов раздельно по дебету и кредиту каждого счета.

Примечание. Журналы контрольных чисел могут быть совмещены с журналом регистрации документов (п. 2.2.6).

2.7.2.8. Кроме контроля показателей, формируемых непосредственно с оправдательной документацией, журналы контрольных чисел должны предусматривать возможность контроля и расчетных показателей, формируемых в процессе обработки учетных данных.

2.7.2.9. Табуляграммы, полученные на ПВМ, подвергаются на ВУ контролю, который, в частности, включает проверку:

- правильности сортировки учетных данных;

- правильности проведенных в процессе обработки расчетов;

- соответствия итогов оборотов и сальдо по табуляграмме данным журнала контрольных чисел;

- тождества итога оборотов и сальдо по каждому синтетическому счету в табуляграммах аналитического учета с соответствующими данными в табуляграмме синтетического учета.

2.7.2.10. Обнаруженные в табуляграммах ошибки, не вызывающие изменение данных в других табуляграммах (например, в результате неправильно напечатанных итогов по количественно-суммовым показателям и т.п.), исправляются на ВУ зачеркиванием неправильных данных и надписанием правильных. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, специально на то уполномоченного, с указанием даты.

2.7.2.11. При обнаружении ошибки, являющейся следствием неправильного бухгалтерского оформления хозяйственной операции, бухгалтерия представляет ВУ справку на исправительные бухгалтерские записи, на основании которой ВУ формирует соответствующие машинные носители и выдает табуляграммы с учетом произведенных исправлений.

2.7.3. В условиях использования ЭВМ, наряду с методами контроля обработки информации, применяемыми на КВМ и ПВМ, программное обеспечение машины должно включать логические методы контроля, обеспечивающие автоматическую локализацию ошибок.

Программное обеспечение ЭВМ должно предусматривать также организацию ограниченного доступа к учетной информации.

2.7.4. Техника и порядок осуществления контроля на соответствующих стадиях обработки конкретно определяются типовыми и рабочими проектами механизации и автоматизации бухгалтерского учета, с учетом принятой на ВУ технологии и применяемой вычислительной техники.

2.8. Хранение оправдательной документации и учетных регистров организуется в порядке, установленном Положением о документах и записях, утвержденным Министерством финансов СССР 18 октября 1961 г. N 343, с учетом особенностей машинной обработки учетной информации.

2.8.1. Оправдательные документы брошюруются в бухгалтерии предприятия в хронологическом порядке по участкам учета и возрастающим номерам пачек в пределах отчетного месяца. При этом, если нумерация пачек документов устанавливается не в целом по предприятию, а по цехам или складам, то и пачки документов брошюруются в разрезе тех же подразделений.

2.8.2. Контрольные табуляграммы брошюруются отдельно от документов в том же порядке, что и пачки документов.

2.8.3. Табуляграммы-регистры бухгалтерского учета брошюруются или хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого их вида (номера формы и синтетического счета).

Если периодичность составления табуляграмм менее отчетного месяца, то табуляграммы хранятся в пределах номера табуляграммы по датам.

Табуляграммы, разрабатываемые в разрезе цехов, складов или других структурных подразделений, брошюруются в пределах отчетного года с сохранением этой детализации.

2.8.4. Все виды табуляграмм синтетического и аналитического учета хранятся в бухгалтерии предприятия (или общем архиве) в течение сроков, установленных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР для хранения соответствующих регистров бухгалтерского учета.

2.8.5. Контрольные табуляграммы хранятся в бухгалтерии предприятия или общем архиве в течение сроков, установленных указанным перечнем для хранения оправдательных документов бухгалтерского учета.

2.8.6. Журналы контрольных чисел хранятся на ВУ в течение сроков, установленных для хранения контрольных журналов бухгалтерского учета.

2.8.7. Контрольные экземпляры справочников учетных номенклатур должны храниться у работников функциональных отделов, ответственных за их ведение (или в общем архиве), в течение сроков, установленных для хранения табуляграмм, в которых они используются.