3. Основы организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме

3. Основы организации бухгалтерского учета

по таблично-перфокарточной форме

3.1. В данном разделе приводятся особенности организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме.

3.2. При организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме по данным машинных носителей разрабатываются табуляграммы, являющиеся регистрами хронологического и систематического (синтетического и аналитического) учета.

3.2.1. На стадии неполной (некомплексной) механизации бухгалтерского учета по соответствующим участкам учета могут сохраняться отдельные учетные регистры, составляемые вручную или на КВМ.

3.2.2. При комплексной механизации бухгалтерского учета на ПВМ могут сохраняться составляемые вручную или на КВМ инвентарные карточки или книги учета основных средств, карточки учета спецодежды в эксплуатации, карточки складского учета, вспомогательные ведомости, расчеты по калькулированию продукции и т.п.

3.3. Машинные носители с обозначением кодов как дебетуемого, так и кредитуемого счетов по всем знакам в соответствии с типовой структурой и примерным перечнем кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета с краткими пояснениями (Приложение 1) <*> именуются машинными носителями с полной бухгалтерской записью.

--------------------------------

<*> Здесь и далее имеются в виду Приложения к настоящим Методическим указаниям.

3.3.1. Машинные носители с полной бухгалтерской записью формируются с показателями, предусматриваемыми единым макетом <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем, для краткости, будут именоваться "машинные носители по единому макету".

Примерная схема единого и специализированных макетов перфорации полной бухгалтерской записи в условиях использования ПВМ приведена в Приложении 2.

В едином макете введены понятия "основной счет" и "корреспондирующий счет", для каждого из которых закреплены определенные колонки перфокарт.

К основному относится как дебетуемый, так и кредитуемый счет, по которому разрабатываются табуляграммы синтетического и аналитического учета.

3.3.2. По хозяйственным операциям, обобщаемым только в стоимостном выражении, машинные носители по единому макету создаются, как правило, непосредственно по данным каждого оправдательного документа. К ним относятся все операции по учету денежных средств и кредитов банка, расчетов, фондов и резервов, отвлеченных средств, целевого финансирования и целевых поступлений, финансовых результатов и т.п.

3.3.3. Машинные носители по единому макету создаются также непосредственно по данным оправдательных документов по операциям поступления, перемещения внутри предприятия и выбытия каждого инвентарного объекта основных средств. В целях совмещения в указанных носителях данных как для учета движения основных средств, так и для определения их износа и начисления амортизации, они формируются по единому макету с дополнительными данными для счета 01 (Приложение 2).

3.3.4. По операциям движения материальных ценностей, готовой продукции, отпуска работ и услуг и расчетам с рабочими и служащими, характеризующимся наличием значительного количества однородной документации и необходимостью группировки и обобщения ее как в стоимостном, так и в натуральном выражении, машинные носители в условиях применения ПВМ создаются следующим образом:

- по данным оправдательной документации создаются машинные носители по специализированным для каждого из указанных участков учета и операций макетам перфорации, в которых содержание хозяйственной операции отражается с указанием не всей корреспонденции счетов, а лишь корреспондирующего счета и объекта его аналитического учета;

- сгруппированные машинные носители являются основанием для составления соответствующих накопительных табуляграмм, данные которых используются для формирования машинных носителей по единому макету.

3.3.5. По хозяйственным операциям, отражаемым как в аналитическом, так и в синтетическом учете в одинаковой оценке, машинные носители по единому макету создаются, как правило, автоматически по итоговым данным накопительных табуляграмм.

В таком порядке, например, формируются машинные носители по единому макету по начисленным и удержанным суммам по расчетам с рабочими и служащими, по начислению амортизации.

3.3.6. Хозяйственные операции, отражаемые в аналитическом и синтетическом учете в различных оценках, обобщаются в накопительных табуляграммах в соответствующих оценках.

Машинные носители по единому макету по таким хозяйственным операциям формируются по данным накопительных табуляграмм и расчетов, определяющих отражаемую в синтетическом учете их фактическую себестоимость.

В таком порядке, например, формируются машинные носители по фактической себестоимости поступления и отпуска материальных ценностей, поступлению, отгрузке и реализации готовой продукции, работ и услуг. Особенности формирования машинных носителей по единому макету отдельных участков учета изложены в разделе 4.

3.3.7. Машинные носители по единому макету по разовым хозяйственным операциям, исправительным записям и в других соответствующих случаях могут формироваться на основании бухгалтерской справки, примерная форма которой приведена в Приложении 3.

Каждая запись в бухгалтерской справке должна быть обоснована документально, а исправленная запись - ссылкой на основание для ее составления и данные об исправляемой записи (номер пачки, дата операции).

3.3.8. В условиях использования ПВМ полная бухгалтерская запись воспроизводится в машинных носителях дважды:

- первый раз - в колонках (полях), отведенных для основного счета, воспроизводится код дебетуемого счета;

- второй раз - в тех же колонках (полях) - код кредитуемого счета.

Соответственно, в первом случае корреспондирующим будет кредитуемый счет, а во втором - дебетуемый.

Примечание. Вторичная запись в машинных носителях может формироваться автоматически.

В результате применения указанного метода образуются машинные носители, в которых по совокупности в колонках (полях), отведенных для основного счета, отражаются как дебетовые, так и кредитовые обороты по всем счетам бухгалтерского учета.

Схема (пример) отражения хозяйственных операций в перфокартах единого макета (в условиях использования ПВМ) приведена в Приложении 4.

3.4. Технологический процесс обработки учетной информации организуется по поточному методу, основанному на последовательности разработки отчетных табуляграмм по соответствующим данным машинных носителей каждого участка учета.

Указанная последовательность определяется исходя из установленных сроков выдачи соответствующих табуляграмм, а также взаимосвязи хозяйственных операций, образующих замкнутую цепь, в которой данные по одним счетам не могут быть получены до выявления результатов по другим счетам. Так, например, для формирования показателей затрат на производство необходимо предварительно получить итоговые данные по начислению и распределению заработной платы, расходу материальных ценностей, начислению амортизации, закрытию счетов по учету расходов по управлению и обслуживанию производства и т.п.

Схема технологического процесса таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета в условиях использования ПВМ приведена в Приложении 6.