Правила деловой переписки в мессенджерах
Как писать и получать быстрые ответы
Молодые специалисты часто сталкиваются с тем, что все рабочие вопросы решаются в режиме онлайн в мессенджерах Telegram и WhatsApp.
Чтобы эта коммуникация проходила продуктивно, развивала добрые отношения с коллегами и мотивировала всех на выполнение общего дела, нужно знать базовые правила деловой переписки в мессенджерах. Суть их сводится к одному: как сделать удобно всем.
Вот несколько базовых правил, которые помогут построить хорошие взаимоотношения с коллегой, клиентом или партнером.
1. Уважайте собеседника
Уважение к собеседнику считывается на раз и два. Для этого есть несколько маркеров:
Приветствие: это может быть доброе утро, добрый день, здравствуйте, привет – все зависит от того, к кому обращаетесь и в каких вы отношениях с собеседником. Обязательно нужно учитывать контекст.
Обращение по имени: здесь и обсуждать нечего. Собеседнику будет приятно услышать свое имя и личное обращение к нему.
Если речь идет о первом контакте, то важно написать, кто вы, откуда узнали номер телефона и по какому вопросу обращаетесь.
Не разбивайте предложения на отдельные сообщения. Пишите кратко, суть вашего обращения должна уместиться в одно сообщение. Помните: одно сообщение – одна мысль. Отправление по одному вопросу нескольких сообщений, каждое из которых содержит одно предложение, будет лишь раздражать вашего собеседника.
2. Проявите заботу
Для этого пойдем от обратного. Вот то, чего лучше не делать в переписке:
- не надо писать письма по ночам. Есть рабочее время с 9 до 18 ч. – в это время решайте все рабочие вопросы и не покушайтесь на святое – на отдых.
- не оставляйте голосовые сообщения. Их мало кто любит. Иногда бывает невозможно прослушать голосовые сообщения в транспорте и в других людных местах, да и впоследствии сложно отыскать важные сообщения, озвученные в голосовых.
- не пишите капслоком. Это выглядит будто вы кричите.
- не звоните без предупреждения. Это невежливо. Это своего рода вторжение в личное пространство без приглашения.
- выбирайте нейтральный тон в общении, без лишних эмоций.
- не увлекайтесь смайликами и мемами. Вы все-таки решаете рабочие вопросы, и если на какой-то важный вопрос вы отправляете в ответ мем или смайлик, это может вызвать негодование у коллеги.
- избегайте сокращений и ошибок в сообщениях. Грамотность никто не отменял. Прежде чем отправить, перечитайте, что вы написали.
И самое главное, не забывайте благодарить. Причем не потому, что это принято, а потому что вы действительно благодарны за проделанную работу.
Важно не то, что вы пишете, а какой посыл вкладываете: можно писать коротко и по делу, не тратить ничье время, относиться с уважением и заботой к каждому, никого не раздражать и не создавать проблем, предупреждать конфликты, тем самым улучшать свою продуктивность и работать с удовольствием.
По материалам книги М. Ильяхова, Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Документ КонсультантПлюс по теме: "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)