Можно ли в отделе кадров хранить копию паспорта
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли в отделе кадров хранить копию паспорта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Типичные ошибки оператора при обработке и обеспечении защиты персональных данных
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)4. Хранение лишних документов кадровой службой оператора. Обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ), все остальные сканы и копии после использования следует уничтожить (в т.ч. в информационных системах) или вернуть работнику после того, как кадровики достигли цели, для которой они были нужны, например оформили личную карточку работника по форме Т-2. Избыточным Роскомнадзор считает хранение копии паспорта, документа с номером СНИЛС, диплома, свидетельства о заключении брака, рождении детей и т.д.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)4. Хранение лишних документов кадровой службой оператора. Обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ), все остальные сканы и копии после использования следует уничтожить (в т.ч. в информационных системах) или вернуть работнику после того, как кадровики достигли цели, для которой они были нужны, например оформили личную карточку работника по форме Т-2. Избыточным Роскомнадзор считает хранение копии паспорта, документа с номером СНИЛС, диплома, свидетельства о заключении брака, рождении детей и т.д.
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Нормативные акты
Приказ ФАДН России от 28.04.2025 N 79
"Об учреждении ведомственных наград Федерального агентства по делам национальностей"
(вместе с "Положением о Почетной грамоте Федерального агентства по делам национальностей", "Положением о Благодарности руководителя Федерального агентства по делам национальностей")
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2025 N 82479)г) копию паспорта гражданина Российской Федерации;
"Об учреждении ведомственных наград Федерального агентства по делам национальностей"
(вместе с "Положением о Почетной грамоте Федерального агентства по делам национальностей", "Положением о Благодарности руководителя Федерального агентства по делам национальностей")
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2025 N 82479)г) копию паспорта гражданина Российской Федерации;
Формы
Форма: Положение о контроле расходов на страхование сотрудников организации
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)3.15. При изменении адреса проживания, контактного телефона, а также паспортных данных сотрудник Организации обязан уведомить об этом сотрудника отдела по работе с персоналом для дальнейшей передачи измененных сведений в страховую компанию. Также сотрудником должны быть представлены копии документов, подтверждающих указанные изменения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)3.15. При изменении адреса проживания, контактного телефона, а также паспортных данных сотрудник Организации обязан уведомить об этом сотрудника отдела по работе с персоналом для дальнейшей передачи измененных сведений в страховую компанию. Также сотрудником должны быть представлены копии документов, подтверждающих указанные изменения.
Форма: Положение о защите персональных данных работников организации (образец заполнения)
("Оформление трудовых отношений: образцы документов, комментарии и разъяснения" (выпуск 1), "Редакция "Российской газеты", 2016)- в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника (фамилии, имени, отчества, адреса, паспортных данных, сведений об образовании, состоянии здоровья (при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором) и т.п.), сообщать об этом работникам отдела кадров Общества в течение пяти рабочих дней с даты этих изменений. В этом случае работник обязан предъявить подлинный экземпляр документа с измененными сведениями, с которого в отделе кадров будет снята копия, хранение которой будет осуществляться в соответствии с настоящим положением.
("Оформление трудовых отношений: образцы документов, комментарии и разъяснения" (выпуск 1), "Редакция "Российской газеты", 2016)- в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника (фамилии, имени, отчества, адреса, паспортных данных, сведений об образовании, состоянии здоровья (при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором) и т.п.), сообщать об этом работникам отдела кадров Общества в течение пяти рабочих дней с даты этих изменений. В этом случае работник обязан предъявить подлинный экземпляр документа с измененными сведениями, с которого в отделе кадров будет снята копия, хранение которой будет осуществляться в соответствии с настоящим положением.
Статья: Страховое свидетельство: порядок оформления
(Маркелова И.А.)
("Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 9)Внимание! Застрахованные лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, в том числе граждане РФ, работающие за пределами территории РФ и осуществляющие уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за себя, застрахованные лица, уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за которых осуществляют другие физические лица, а также неработающие застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства. При регистрации указанные застрахованные лица представляют в территориальный орган анкету застрахованного лица и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 17 Инструкции).
(Маркелова И.А.)
("Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 9)Внимание! Застрахованные лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, в том числе граждане РФ, работающие за пределами территории РФ и осуществляющие уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за себя, застрахованные лица, уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за которых осуществляют другие физические лица, а также неработающие застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства. При регистрации указанные застрахованные лица представляют в территориальный орган анкету застрахованного лица и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 17 Инструкции).
"Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ"
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)Третьим лицам трудовая книжка может быть выдана только по нотариально заверенной доверенности. Без указанной доверенности трудовая книжка выдается родственникам работника только в случае его смерти (прекращение действия трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) при предъявлении свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы предприятия, подшиваются в личное дело работника. В книге учета трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки делается соответствующая отметка, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)Третьим лицам трудовая книжка может быть выдана только по нотариально заверенной доверенности. Без указанной доверенности трудовая книжка выдается родственникам работника только в случае его смерти (прекращение действия трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) при предъявлении свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы предприятия, подшиваются в личное дело работника. В книге учета трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки делается соответствующая отметка, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
Статья: Обработка персональных данных. Полезные документы
(Соличенко Н.)
("Практический бухгалтерский учет", 2013, N 5)2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел (должность).
(Соличенко Н.)
("Практический бухгалтерский учет", 2013, N 5)2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел (должность).
"Трудовое право России. Практикум: Учебное пособие"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(отв. ред. И.К. Дмитриева, А.М. Куренной)
("Юстицинформ", "Правоведение", 2011)3. Начальник отдела кадров организации при заключении трудового договора о работе инженера цеха и мастера хозяйственного участка потребовал следующие документы:
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(отв. ред. И.К. Дмитриева, А.М. Куренной)
("Юстицинформ", "Правоведение", 2011)3. Начальник отдела кадров организации при заключении трудового договора о работе инженера цеха и мастера хозяйственного участка потребовал следующие документы:
Вопрос: ...Можно ли хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) в личном деле работника? Какие риски возникают для автономного учреждения в случае хранения копий?
("Руководитель автономного учреждения", 2018, N 5)Ответ: Порядок ведения личного дела работника действующим законодательством не установлен. В то же время, по мнению Роструда <1>, работодатель вправе хранить в личном деле работника копии его документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) при соблюдении следующих условий:
("Руководитель автономного учреждения", 2018, N 5)Ответ: Порядок ведения личного дела работника действующим законодательством не установлен. В то же время, по мнению Роструда <1>, работодатель вправе хранить в личном деле работника копии его документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) при соблюдении следующих условий:
Статья: Разрабатываем положение о персональных данных
(Куревина Л.В.)
("Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 8)2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел заместитель генерального директора - директор по персоналу.
(Куревина Л.В.)
("Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 8)2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел заместитель генерального директора - директор по персоналу.
Статья: Трудовая книжка: заверяем копию
(Белоконева К.)
("Кадровик.ру", 2014, N 11)На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для Пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.
(Белоконева К.)
("Кадровик.ру", 2014, N 11)На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для Пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.
Статья: Разъяснения Роструда: что нового
(Мошкович М.Г.)
("Главная книга", 2018, N 5)Можно ли хранить копии документов работника
(Мошкович М.Г.)
("Главная книга", 2018, N 5)Можно ли хранить копии документов работника