Срок хранения дела и № статей по перечню
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения дела и № статей по перечню (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Обзор правовых позиций Федеральной нотариальной палаты по отдельным вопросам, возникшим в нотариальной практике в 2021 году
(Буштец Н.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Для хранения номенклатуры дел нотариуса и описи дел нотариуса необходимо применять срок хранения "постоянно" (статья 157 Перечня), а для актов по результатам проверок профессиональной деятельности нотариусов и справок по результатам совместных проверок нотариального делопроизводства нотариусов применимы сроки 5 лет ЭПК и 10 лет ЭПК в соответствии со статьями 139 и 141 Перечня.
(Буштец Н.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Для хранения номенклатуры дел нотариуса и описи дел нотариуса необходимо применять срок хранения "постоянно" (статья 157 Перечня), а для актов по результатам проверок профессиональной деятельности нотариусов и справок по результатам совместных проверок нотариального делопроизводства нотариусов применимы сроки 5 лет ЭПК и 10 лет ЭПК в соответствии со статьями 139 и 141 Перечня.
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"В графе 4 указываются срок хранения дел, номера статей по перечню.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"В графе 4 указываются срок хранения дел, номера статей по перечню.
Готовое решение: Как оформить журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам, то желательно хранить его пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили вести данный журнал. Для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, пп. "ж" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам, то желательно хранить его пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили вести данный журнал. Для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, пп. "ж" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Крайние даты в описях, в том числе и дел подразделений, необходимо писать словесно-цифровым способом (п. 58 Правил N 77). Сроки хранения дел определяют на основе номенклатуры дел, а в случае ее отсутствия переносят из Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, со всеми пометками и примечаниями. Статью Перечня при этом вписывать не нужно.
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Крайние даты в описях, в том числе и дел подразделений, необходимо писать словесно-цифровым способом (п. 58 Правил N 77). Сроки хранения дел определяют на основе номенклатуры дел, а в случае ее отсутствия переносят из Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, со всеми пометками и примечаниями. Статью Перечня при этом вписывать не нужно.
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. "б" ст. 434 Перечня).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. "б" ст. 434 Перечня).
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)<5> Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в т.ч. авансовых отчетов, установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)<5> Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в т.ч. авансовых отчетов, установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
Вопрос: Нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок хранения таких заявлений?
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
Статья: Акт о выделении документов к уничтожению
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 7)При этом в номенклатурах дел на 2016, 2017, 2018 и 2019 годы у данных документов стоят сроки хранения и ссылки на статьи предыдущего Перечня (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Росархив рекомендовал переработать номенклатуру дел только на 2020 год в соответствии с новым Перечнем 2019 года. Понятно, что номенклатуры дел за последующие годы (начиная с 2021-го) сразу формировались со сроками и статьями нового Перечня 2019 года.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 7)При этом в номенклатурах дел на 2016, 2017, 2018 и 2019 годы у данных документов стоят сроки хранения и ссылки на статьи предыдущего Перечня (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Росархив рекомендовал переработать номенклатуру дел только на 2020 год в соответствии с новым Перечнем 2019 года. Понятно, что номенклатуры дел за последующие годы (начиная с 2021-го) сразу формировались со сроками и статьями нового Перечня 2019 года.
Готовое решение: Как составить приказ об утверждении графика отпусков
(КонсультантПлюс, 2025)Если у вас порядок не определен, рекомендуем совместно регистрировать все приказы, касающиеся ведения графика отпусков, то есть не только по его утверждению, но и в том числе приказы по внесению изменений в график отпусков, по дополнению графика отпусков при приеме новых работников. При этом регистрировать их нужно отдельно от приказов по предоставлению отпусков работников. Это связано, в частности, с особым сроком хранения графика отпусков, который является неотъемлемой частью приказа, которым, соответственно, он утверждается или изменяется (дополняется). Напомним, что срок хранения графика отпусков - три года, а у приказов о предоставлении отпусков срок хранения иной. Такая рекомендация дана с учетом, в частности, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1 Закона об архивном деле, ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
(КонсультантПлюс, 2025)Если у вас порядок не определен, рекомендуем совместно регистрировать все приказы, касающиеся ведения графика отпусков, то есть не только по его утверждению, но и в том числе приказы по внесению изменений в график отпусков, по дополнению графика отпусков при приеме новых работников. При этом регистрировать их нужно отдельно от приказов по предоставлению отпусков работников. Это связано, в частности, с особым сроком хранения графика отпусков, который является неотъемлемой частью приказа, которым, соответственно, он утверждается или изменяется (дополняется). Напомним, что срок хранения графика отпусков - три года, а у приказов о предоставлении отпусков срок хранения иной. Такая рекомендация дана с учетом, в частности, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1 Закона об архивном деле, ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Статья: Судопроизводство по административным делам о признании информационных материалов экстремистскими (в контексте новаций судебного делопроизводства)
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
Статья: Сроки хранения научно-технических и производственных договоров
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 3)Поэтому можно рекомендовать в статьях, которые не содержат уточнения, когда начинает исчисляться срок хранения договора, при составлении номенклатуры дел добавить примечание, которое будет указывать на начало срока хранения договора по аналогии со ст. 11 Перечня УД 2020 г. - это общая статья для всех договоров, не имеющих своих индивидуальных статей, т.е. здесь зафиксировано так называемое общее правило: срок хранения договора начинается после истечения срока действия договора и после прекращения обязательств по нему.
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 3)Поэтому можно рекомендовать в статьях, которые не содержат уточнения, когда начинает исчисляться срок хранения договора, при составлении номенклатуры дел добавить примечание, которое будет указывать на начало срока хранения договора по аналогии со ст. 11 Перечня УД 2020 г. - это общая статья для всех договоров, не имеющих своих индивидуальных статей, т.е. здесь зафиксировано так называемое общее правило: срок хранения договора начинается после истечения срока действия договора и после прекращения обязательств по нему.