Срок хранения персональных данных уволенных работников
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения персональных данных уволенных работников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Пензенского областного суда от 27.04.2023 N 33-1359/2023 (УИД 58RS0018-01-2022-004287-62)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) Об изъятии документов, содержащих персональные данные и сведения, составляющие личную тайну, и их уничтожении.
Обстоятельства: Действия ответчика по предоставлению своему представителю доступа к персональным данным, связанным с осуществлением трудовой деятельности истца, для приобщения судом к материалам дела являются правомерными, не влекут нарушения прав и свобод истца.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Таким образом, в ходе рассмотрения дела судом первой инстанции установлено, что при заключении трудового договора с Г. и до его увольнения (с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ) подтвержден факт обработки персональных данных оператором, которым в данном случае является ответчик, истцом было дано согласие на обработку персональных данных, до него были доведены правовые основания и цели обработки персональных данных, применяемые оператором способы обработки персональных данных, наименование и место нахождения оператора, обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, а также сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения, порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом в части отзыва согласия на обработку персональных данных.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) Об изъятии документов, содержащих персональные данные и сведения, составляющие личную тайну, и их уничтожении.
Обстоятельства: Действия ответчика по предоставлению своему представителю доступа к персональным данным, связанным с осуществлением трудовой деятельности истца, для приобщения судом к материалам дела являются правомерными, не влекут нарушения прав и свобод истца.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Таким образом, в ходе рассмотрения дела судом первой инстанции установлено, что при заключении трудового договора с Г. и до его увольнения (с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ) подтвержден факт обработки персональных данных оператором, которым в данном случае является ответчик, истцом было дано согласие на обработку персональных данных, до него были доведены правовые основания и цели обработки персональных данных, применяемые оператором способы обработки персональных данных, наименование и место нахождения оператора, обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, а также сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения, порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом в части отзыва согласия на обработку персональных данных.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Правила уничтожения персональных данных
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
Нормативные акты
<Разъяснения> Роскомнадзора
"Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве"Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
"Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве"Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.