4.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.3.1. Изображение государственного герба

Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

4.3.2. Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код является элементом электронной идентификации документа.

4.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.3.5. Наименование таможенного органа

Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положении и приказе о создании или образовании).

Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения 4, 5, 7 и 11).

Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная, служебная и объяснительная записки, справка и др.).

4.3.6. Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).

4.3.7. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 19.07.2004.

4.3.8. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок присвоения регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам установлен комплексом программных средств "Учет и контроль исполнения документов" (далее - КПС "УКИД-Р") и отражен в пунктах 6.2.1, 6.3.4, а также подразделе 6.4.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

4.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (письмо, докладная или служебная записки и др.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.3.10. Место составления или издания документа указывается в общих бланках и бланках конкретных видов документов (кроме письма) в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном органе". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые географические сокращения.

Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа; например: Архангельская таможня, Белгородская таможня; Абаканский таможенный пост, Бабаевский таможенный пост.

4.3.11. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

4.3.12. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ, например:

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи <*>.

--------------------------------

<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 23), утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в Федеральную таможенную службу (далее - ФТС России) и постоянным корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

4.3.13. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 12.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.

4.3.14. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

4.3.15. Заголовок к тексту включает в себе краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция (кого) ведущего инспектора.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

4.3.16. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль" (приложение 13).

4.3.17. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в форме связного текста, анкеты, таблицы, трафарета или сочетания этих форм.

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

Таблица - форма представления текста, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

"В соответствии с Приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений таможенного органа (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

4.3.18. Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

4.3.19. Документы, направляемые таможенным органом в ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые сторонним организациям <*>, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

--------------------------------

<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия закреплены в законодательных и иных правовых актах Российской Федерации.

Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его замещающим, подписываются документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста, согласно подпункту 3 пункта 11 Общего положения о таможенном посте, утвержденного Приказом ФТС России от 13 августа 2007 г. N 965 (далее - Общее положение о таможенном посте).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание.

При подписании документа несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

4.3.20. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в нижнем левом углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Уральского

таможенного управления

(личная подпись) Г.Н. Дроздецкий

12.08.2004

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания Правления

Российской Государственной страховой

компании "Росгосстрах"

от 07.07.2003 N 12

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Северо-Западного таможенного управления

от 27.07.95 N 5

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником ОДО. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего; например:

Начальник правового отдела

(личная подпись) А.И. Васнев

26.11.2001

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник правового отдела

(личная подпись) А.И. Васнев

26.11.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются:

на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.3.21. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подлинность подписи должностного лица таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 14.

Заверение печатью подписи должностного лица на специальной таможенной документации осуществляется в соответствии с правовыми актами ФТС России.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

4.3.22. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия должна быть заверена лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику.

При заверении соответствия копии документа (в частности, копии письма, остающейся в таможенном органе) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп (приложение 13): "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Следует удостоверять печатью без изображения государственного герба (приложение 13):

заверительную надпись с копии документа, направляемой в другие организации, или выдаче ее на руки частным лицам;

в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям.

Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел управление, таможня, а также таможенный пост могут изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

4.3.23. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлена факсограмма от

26.10.2003 N 03-15/131.

В дело.

(личная подпись)

27.10.2003

или

Издан приказ от 14.04.2003 N 12

"О создании экспертной комиссии".

В дело N 01-46.

(личная подпись)

14.04.2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - руководителем таможенного органа, курирующим структурное подразделение, - исполнитель.

При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (приложение 13).

4.3.25. Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа, который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, очередной порядковый номер, дату поступления (при необходимости - часы и минуты), количество листов документа и наличие приложений (приложение 13).

4.3.26. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в таможенном органе.