11.5. Порядок выдачи дел из хранилищ

11.5.1. Дела выдаются из хранилищ:

для использования должностными лицами таможенного органа,

во временное пользование для других организаций,

для проведения архивных работ с документами.

11.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

1 месяца для использования должностными лицами таможенного органа,

3 месяца во временное пользование для других организаций,

6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя таможенного органа по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

11.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и должностным лицам таможенного органа (приложение 51):

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 52).

11.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение 53):

выдачи дел должностным лицам таможенного органа,

выдачи дел в читальный зал,

выдачи дел во временное пользование другим организациям.

11.5.5. Исполненные заказы (требования) хранятся до истечения сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел.

11.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем таможенного органа и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта проставляется соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве.

11.5.7. Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 54).

11.5.8. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (приложение 55), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

11.5.9. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов должностными лицами архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности; второй - остается в архиве.

11.5.10. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.